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Virtuelles Büro

Postscan-Software für Betreiber virtueller Büros: Briefinhalte im Kundenauftrag digitalisieren

Ihre Kunden lesen ihre Post, ohne Ihr Gebäude zu besuchen. Eine Sendung wird nur geöffnet und gescannt, wenn der Kunde es anfordert, und der Scan wird im Eintrag der Sendung gespeichert.

Teil der Software für virtuelle Büros. Diese Seite beschreibt den Scan-Schritt im Detail.

  • Geöffnet nur auf Anfrage
  • Scan im Eintrag der Sendung
  • Jede Aktion festgehalten
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Diagramm des Postablaufs im virtuellen Büro in fünf Schritten: Post kommt an der Adresse des virtuellen Büros an, wird in Traizr erfasst und der Kunde benachrichtigt, der Kunde wählt den nächsten Schritt, der Mitarbeiter führt die Anfrage aus, und der Kunde erhält und liest seine Post
Wo das Scannen im Gesamtablauf sitzt. Nichts wird geöffnet, bevor der Kunde es anfordert.

Was Postscan-Software macht

Mit Postscan liest ein Kunde seine Post, ohne Ihr Gebäude zu besuchen. Fordert ein Kunde einen Scan an, öffnet ein Mitarbeiter die Sendung, scannt den Inhalt und hängt die Datei an den Eintrag der Sendung an. Der Kunde wird benachrichtigt und kann den Scan online einsehen.

Weil beim Scannen die Post eines Kunden geöffnet wird, zählt die Dokumentation genauso viel wie der Scan selbst. Traizr speichert die Anfrage des Kunden, den Mitarbeiter, der die Sendung geöffnet hat, und den Zeitpunkt. So hat jeder Scan einen klaren Nachweis der Berechtigung.

Ein Hinweis zu den Begriffen. Manche Anbieter meinen mit „digitale Poststelle“ das Scannen und die OCR-Erfassung eingehender Post. Auf dieser Website erfasst eine digitale Poststelle physische Sendungen auf ihrem Weg durch ein Gebäude, ohne sie zu öffnen. Diese Seite behandelt das Öffnen und Scannen von Briefinhalten im Auftrag des Kunden, und das ist eine andere Aufgabe.

Was Traizr nicht macht

Traizr speichert den Scan als Bild am Eintrag der Sendung. Es führt keine OCR aus, liest keine Daten aus Dokumenten aus und macht den Text in einem Scan nicht durchsuchbar. Wer Daten automatisch aus eingehender Post auslesen will, braucht eine andere Produktkategorie.

Durchsuchbar ist alles rund um den Scan: der Kunde, der Absender, das Eingangsdatum und die Anweisung. So werden Sendungen in der Praxis später gefunden.

So läuft eine Scan-Anfrage ab

Fünf Schritte, von der ankommenden Sendung bis zum Scan, den der Kunde einsehen kann.

Wie ein Postscan angefordert, ausgeführt und gespeichert wird
  1. Ungeöffnet fotografiertDie Außenseite der Sendung wird beim Erfassen aufgenommen.
  2. Kunde fordert Scan anDie Anfrage wird bei der Sendung festgehalten.
  3. Öffnung durch MitarbeiterWer die Sendung wann geöffnet hat, wird festgehalten.
  4. Inhalt gescanntDer Scan wird demselben Eintrag angehängt, wo der Kunde ihn einsehen kann.
  5. Original folgt eigener AnweisungZur Abholung bereitgelegt, weitergeleitet, geschreddert oder recycelt, ganz wie der Kunde es wünscht.
Nichts wird geöffnet, bevor der Kunde es verlangt, und die Anfrage bleibt im Eintrag.

Die festgehaltene Anfrage ist die Berechtigung, die Sendung zu öffnen. Sie wird bei der Sendung selbst gespeichert. Stellt ein Kunde einen Scan später infrage, zeigt der Eintrag, wer ihn wann angefordert hat.

Erst fotografieren, nur auf Anfrage scannen

Die meisten Sendungen müssen gar nicht geöffnet werden.

Jede Sendung wird beim Erfassen ungeöffnet fotografiert. Das Foto zeigt dem Kunden den Absender und die Art der Sendung, und oft reicht das schon für die Entscheidung, was damit geschehen soll.

Kunden fordern in der Regel nur für einen kleinen Teil der Sendungen einen Scan an. Werbepost wird recycelt und Routinepost weitergeleitet. So bleibt der Scan-Aufwand überschaubar, und Kunden zahlen nicht für Scans, die sie nicht brauchen.

Das Foto erspart außerdem die meisten Anrufe nach dem Muster „Was ist für mich angekommen?“, weil der Kunde die Antwort in seiner Benachrichtigung sieht.

Ein Mitarbeiter der Poststelle scannt ein Dokument an einem Flachbettscanner in der Poststelle eines virtuellen Büros, dahinter Regale mit Boxen, die nach Postfachnummern-Bereichen beschriftet sind

Kontrollen, die in den Scan-Ablauf eingebaut sind

Scannen heißt, die Post von Kunden zu öffnen. Deshalb ist der Ablauf um Berechtigung und Nachvollziehbarkeit herum gebaut.

  • Geöffnet nur auf Anfrage

    Sendungen bleiben verschlossen, bis der Kunde einen Scan anfordert. Die Anfrage wird bei der Sendung festgehalten.

  • Der Mitarbeiter wird festgehalten

    Wer die Sendung wann geöffnet hat, wird zusammen mit dem Scan gespeichert.

  • Getrennte Berechtigungen

    Mitarbeiter, die Post erfassen, haben nicht automatisch Zugriff auf gescannte Inhalte.

  • Der Scan bleibt bei der Sendung

    Er hängt am Eintrag der Sendung und wird nicht per E-Mail verschickt, so ist er später immer auffindbar.

  • Das Original wird getrennt behandelt

    Nach dem Scan wird das Papier bereitgelegt, weitergeleitet, geschreddert oder recycelt, als zweite festgehaltene Anweisung.

  • Die Bearbeitungszeit wird gemessen

    Die Zeit von der Anfrage bis zum Scan wird festgehalten, so sehen und steuern Sie Ihr Servicelevel.

Sicherheit und Compliance ansehen Zum Trust Centre (englisch)

Was mit dem Original geschieht

Die Scan-Anfrage und der Umgang mit dem Papieroriginal sind getrennte Anweisungen. Nach dem Scan kann das Original zur Abholung bereitgelegt, an den Kunden weitergeleitet, geschreddert oder recycelt werden, und der Kunde wählt aus.

Jede Option wird bei der Sendung festgehalten. Der Eintrag beantwortet damit beide Fragen: was im Dokument stand und wohin das Papier gegangen ist. Originale bleiben wichtig für unterschriebene Verträge, Urkunden und alles, was physisch vorgelegt werden muss.

Wird das Original weiterverschickt, beschreibt die Seite zur Postweiterleitung, wie Ziel, Versanddienst und Porto festgehalten werden. Wird es vernichtet, zeigt die festgehaltene Anweisung, dass der Kunde darum gebeten hat.

Häufige Fragen

Alles Wichtige, bevor Sie sich bei uns melden.

Was ist Postscan-Software?

Postscan-Software verwaltet Scan-Anfragen in einem virtuellen Büro oder Postfachservice. Fordert ein Kunde einen Scan an, öffnet ein Mitarbeiter die Sendung, scannt den Inhalt und hängt die Datei an den Eintrag der Sendung an, wo der Kunde sie einsehen kann.

Öffnet Traizr Post automatisch?

Nein. Sendungen werden beim Erfassen verschlossen fotografiert. Eine Sendung wird nur geöffnet, wenn der Kunde einen Scan anfordert, und die Anfrage wird bei der Sendung festgehalten.

Warum wird zuerst die Außenseite fotografiert?

Das Foto zeigt dem Kunden den Absender und die Art der Sendung, und oft reicht das schon für die Entscheidung, was geschehen soll. So werden die meisten Sendungen erledigt, ohne geöffnet zu werden.

Wer wird als Person festgehalten, die eine Sendung geöffnet hat?

Der Mitarbeiter, der den Scan ausgeführt hat, mit Datum und Uhrzeit. Das wird im Eintrag der Sendung zusammen mit der Anfrage des Kunden gespeichert.

Wo landet der Scan?

Er hängt am Eintrag der Sendung, neben dem Foto, der Anfrage und den Angaben zur Erledigung. Er bleibt verfügbar, solange der Eintrag aufbewahrt wird, und der Kunde kann ihn in seinem Konto einsehen.

Macht Traizr OCR oder liest es Daten aus Scans aus?

Nein. Traizr speichert den Scan als Bild am Eintrag der Sendung. Es liest keinen Text und keine Daten aus dem Dokument aus. Gesucht wird nach Kunde, Absender, Datum und Anweisung.

Was geschieht nach dem Scan mit dem Original?

Der Kunde wählt: zur Abholung bereitlegen, weiterleiten, schreddern oder recyceln. Das ist eine eigene Anweisung, getrennt vom Scan, und sie wird genauso festgehalten.

Ist es zulässig, die Post von Kunden zu öffnen und zu scannen?

Post im Auftrag des Empfängers zu öffnen ist bei virtuellen Büros gängige Praxis, und die festgehaltene Anfrage ist die Einwilligung dafür. Gerade weil das Briefgeheimnis geschützt ist, zählt diese dokumentierte Einwilligung. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land, klären Sie Ihre Lage also mit Ihren eigenen Beratern und halten Sie sie in der Kundenvereinbarung fest.

Kann ein Kunde einen Dauerauftrag zum Scannen einrichten?

Sie können Scannen als Dauerauftrag anbieten. Wenn Sie das tun, machen Sie es in der Kundenvereinbarung ausdrücklich klar, denn es bedeutet, jede ankommende Sendung zu öffnen, auch private Post.

Wie schnell sollte ein Scan erledigt sein?

Das hängt vom Servicelevel ab, das Sie anbieten. Traizr hält die Zeit zwischen der Anfrage und dem verfügbaren Scan fest, je Sendung und insgesamt, damit Sie Ihre Bearbeitungszeit messen und steuern können.

Braucht man einen besonderen Scanner?

Nein. Die meisten Betreiber nutzen den Dokumentenscanner oder das Multifunktionsgerät, das sie schon haben. Traizrs Aufgabe ist es, die Datei dem richtigen Kunden und der richtigen Sendung zuzuordnen.

Ist das dasselbe wie eine digitale Poststelle?

Auf dieser Website nicht. Manche Anbieter meinen mit „digitale Poststelle“ das Scannen und die OCR-Erfassung eingehender Post. Hier erfasst eine digitale Poststelle physische Sendungen auf ihrem Weg durch ein Gebäude, ohne sie zu öffnen. Diese Seite behandelt das Öffnen und Scannen von Inhalten im Auftrag des Kunden.

Lässt sich verhindern, dass Mitarbeiter Scans sehen?

Ja. Öffnen und Scannen ist eine eigene Berechtigung, getrennt vom Erfassen der Post. Mitarbeiter, die Post erfassen, haben dadurch nicht automatisch Zugriff auf gescannte Inhalte.

Nichts auf dieser Seite ist Rechtsberatung. Die Regeln zum Öffnen von Post und zu Adressdienstleistungen unterscheiden sich je nach Land. Klären Sie Ihre eigene Lage mit Ihren eigenen Beratern.

Die weiteren Seiten des Virtual-Office-Clusters

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Wir zeigen Ihnen, wie ein Scan angefordert, ausgeführt und im Eintrag der Sendung gespeichert wird. Etwa 20 Minuten.

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