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Oficina virtual

Software de escaneo de correo para operadores de oficinas virtuales

Sus clientes leen su correo sin acudir a su edificio. Una pieza solo se abre y se escanea cuando el cliente lo pide, y el escaneo se guarda en el registro de la pieza.

Parte del software de oficina virtual. Esta página explica en detalle el paso del escaneo.

  • Se abre solo a petición
  • Escaneo guardado en la pieza
  • Cada acción queda registrada
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Diagrama del proceso de correo de la oficina virtual en cinco pasos: el correo llega a la dirección de la oficina virtual, se registra en Traizr y se avisa al cliente, el cliente elige el siguiente paso, el gestor ejecuta la petición, y el cliente recibe y consulta su correo
Dónde encaja el escaneo en el proceso completo. Nada se abre hasta que el cliente lo pide.

Qué hace un software de escaneo de correo

El escaneo de correo permite a un cliente leer su correspondencia sin acudir a su edificio. Cuando un cliente solicita un escaneo, un miembro del personal abre la pieza, escanea el contenido y adjunta el archivo al registro de la pieza. El cliente recibe un aviso y puede ver el escaneo en línea.

Como escanear supone abrir el correo de un cliente, el registro importa tanto como el propio escaneo. Traizr guarda la solicitud del cliente, el miembro del personal que abrió la pieza y la hora en que se hizo, de modo que cada escaneo tiene un rastro claro de autorización.

Una nota sobre la terminología. Algunos proveedores usan "sala de correo digital" para referirse al escaneo y la OCR del correo entrante. En este sitio, una sala de correo digital sigue las entregas físicas dentro de un edificio sin abrirlas. Esta página trata de abrir y escanear el contenido a petición del cliente, que es un trabajo distinto.

Qué no hace Traizr

Traizr guarda el escaneo como una imagen adjunta a la pieza. No ejecuta OCR, no extrae datos de los documentos y no hace consultable el texto dentro de un escaneo. Si necesita capturar datos del correo entrante, eso es otra categoría de producto.

Lo que sí se puede buscar es todo lo que rodea al escaneo: el cliente, el remitente, la fecha de llegada y la instrucción. En la práctica, así es como se encuentran las piezas más adelante.

Cómo funciona una solicitud de escaneo

Cinco pasos, desde que llega la pieza hasta que el escaneo está disponible para el cliente.

Cómo se solicita, se realiza y se guarda el escaneo de una carta
  1. Fotografiada cerradaEl exterior de la pieza se captura en el momento de registrarla.
  2. El cliente pide el escaneoLa solicitud queda registrada en la pieza.
  3. Abierta por un empleado identificadoQueda registrado quién abrió la pieza y cuándo.
  4. Contenido escaneadoEl escaneo se adjunta al registro de la misma pieza, donde el cliente puede verlo.
  5. El original sigue su instrucciónSe guarda para recogerlo, se reenvía, se tritura o se recicla, según elija el cliente.
Nada se abre hasta que el cliente lo pide, y la solicitud queda en el registro.

La solicitud registrada es lo que autoriza abrir la pieza. Se guarda en la propia pieza, así que si un cliente cuestiona un escaneo más adelante, el registro muestra quién lo pidió y cuándo.

Primero la fotografía, escaneo solo a petición

La mayoría de las piezas nunca llegan a abrirse.

Cada pieza se fotografía cerrada cuando se registra. La fotografía muestra al cliente el remitente y el tipo de pieza, y en muchos casos eso basta para que decida qué debe hacerse con ella.

Los clientes suelen pedir escaneos solo para una minoría de las piezas. La publicidad se recicla y el papeleo rutinario se reenvía, así que la carga de escaneo se mantiene manejable y los clientes no pagan por escaneos que no necesitan.

La fotografía también elimina la mayoría de las llamadas de "¿qué ha llegado para mí?", porque el cliente ve la respuesta en su aviso.

Un miembro del personal de la sala de correo escanea un documento en un escáner plano en la sala de correo de una oficina virtual, con estanterías detrás con cajas etiquetadas por rangos de números de buzón

Controles integrados en el flujo de escaneo

Escanear significa abrir el correo de sus clientes, así que el flujo de trabajo se apoya en el permiso y en dejar constancia de cada acción.

  • Se abre solo a petición

    Las piezas permanecen cerradas hasta que el cliente pide un escaneo. La solicitud queda registrada en la pieza.

  • Queda registrado quién la abrió

    Quién abrió la pieza, y cuándo, se guarda junto con el escaneo.

  • Permisos de personal separados

    El personal que registra el correo no tiene acceso automático al contenido escaneado.

  • El escaneo se queda en la pieza

    Se adjunta al registro de la pieza, no se envía por correo electrónico, así que siempre se puede encontrar después.

  • El original se gestiona por separado

    Después de escanear, el papel se guarda, se reenvía, se destruye o se recicla, como una segunda instrucción registrada.

  • El tiempo de respuesta se mide

    El tiempo desde la solicitud hasta el escaneo queda registrado, para que pueda ver y gestionar su nivel de servicio.

Ver seguridad y cumplimiento Ver el Trust Centre (en inglés)

Qué pasa con el original

La solicitud de escaneo y el destino del original en papel son instrucciones separadas. Después de escanear, el original puede guardarse para recogerlo en persona, reenviarse al cliente, destruirse o reciclarse, y el cliente elige cuál.

Cada opción queda registrada en la pieza, así que el registro responde a las dos preguntas: qué decía el documento y adónde fue el papel. Los originales siguen importando para contratos firmados, certificados y todo lo que deba presentarse físicamente.

Cuando el original se envía a otro sitio, la página de reenvío de correo explica cómo se registran el destino, el transportista y el franqueo. Cuando se destruye, la instrucción registrada demuestra que el cliente lo pidió.

Preguntas frecuentes

Todo lo que necesita saber antes de ponerse en contacto.

¿Qué es un software de escaneo de correo?

Un software de escaneo de correo gestiona las peticiones de escaneo en una oficina virtual o un servicio de buzones. Cuando un cliente pide que se escanee una pieza, el personal la abre, escanea el contenido y adjunta el archivo al registro de la pieza, donde el cliente puede verlo.

¿Traizr abre el correo automáticamente?

No. Las piezas se fotografían cerradas cuando se registran. Una pieza solo se abre cuando el cliente solicita un escaneo, y la solicitud queda registrada en la pieza.

¿Por qué se fotografía primero el exterior?

La fotografía muestra al cliente el remitente y el tipo de pieza, y muchas veces eso basta para que decida qué debe hacerse con ella. Así, la mayoría de las piezas se resuelven sin llegar a abrirse.

¿Quién queda registrado como la persona que abrió una pieza?

El miembro del personal que completó el escaneo, con la fecha y la hora. Esto se guarda en el registro de la pieza junto con la solicitud del cliente.

¿Dónde queda guardado el escaneo?

Se adjunta al registro de la pieza, junto con la fotografía, la solicitud y los detalles de la ejecución. Sigue disponible mientras se conserve el registro, y el cliente puede verlo en su cuenta.

¿Traizr hace OCR o extrae datos de los escaneos?

No. Traizr guarda el escaneo como una imagen adjunta a la pieza. No extrae texto ni datos del documento. Las piezas se buscan por cliente, remitente, fecha e instrucción.

¿Qué pasa con el original después de escanearlo?

El cliente elige: guardarlo para recogerlo en persona, reenviarlo, destruirlo o reciclarlo. Es una instrucción separada del escaneo y se registra de la misma manera.

¿Es legal abrir y escanear el correo de un cliente?

Abrir el correo por encargo de su destinatario es práctica habitual en las oficinas virtuales, y la solicitud registrada es lo que autoriza la apertura. Precisamente porque el secreto de las comunicaciones protege la correspondencia, esa instrucción documentada del cliente es lo que cuenta. Las normas varían según el país, así que consulte su situación con sus propios asesores y refléjela en el contrato con el cliente.

¿Puede un cliente pedir que todo se escanee por defecto?

Puede ofrecer el escaneo como instrucción permanente. Si lo hace, déjelo explícito en el contrato con el cliente, porque supone abrir cada pieza que llega, incluido el correo personal.

¿En cuánto tiempo debería completarse un escaneo?

Depende del nivel de servicio que usted ofrezca. Traizr registra el tiempo entre la solicitud y el momento en que el escaneo está disponible, por pieza y en conjunto, para que pueda medir y gestionar sus plazos.

¿Hace falta un escáner especial?

No. La mayoría de los operadores usan el escáner de documentos o el equipo multifunción que ya tienen. El trabajo de Traizr es adjuntar el archivo al cliente correcto y a la pieza correcta.

¿Es lo mismo que una sala de correo digital?

En este sitio, no. Algunos proveedores usan "sala de correo digital" para referirse al escaneo y la OCR del correo entrante, pero aquí una sala de correo digital sigue las entregas físicas dentro de un edificio sin abrirlas. Esta página trata de abrir y escanear el contenido a petición del cliente.

¿Se puede impedir que el personal vea los escaneos?

Sí. Abrir y escanear es un permiso separado del registro de piezas, así que el personal que registra el correo no tiene acceso automático al contenido escaneado.

Nada en esta página es asesoramiento jurídico. Las normas sobre la apertura de correo y los servicios de dirección varían según el país, así que consulte su propia situación con sus propios asesores.

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Le mostraremos cómo se solicita un escaneo, cómo se completa y cómo se guarda en el registro de la pieza. Unos 20 minutos.

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