Logiciel de numérisation du courrier pour les opérateurs de bureaux virtuels

Un logiciel de numérisation du courrier gère les demandes de numérisation dans un bureau virtuel ou un service de boîte postale. Quand un client demande la numérisation d'un envoi, un membre du personnel l'ouvre, numérise le contenu et joint le fichier au dossier de l'envoi, où le client peut le consulter.

Non. Les envois sont photographiés fermés au moment où ils sont enregistrés. Un envoi n'est ouvert que lorsque le client demande une numérisation, et la demande est enregistrée sur l'envoi.

La photographie montre au client l'expéditeur et le type d'envoi, ce qui suffit souvent pour décider de la suite. La plupart des envois sont ainsi traités sans être ouverts.

Le membre du personnel qui a réalisé la numérisation, avec la date et l'heure. C'est conservé dans le dossier de l'envoi, à côté de la demande du client.

Il est joint au dossier de l'envoi, à côté de la photographie, de la demande et des détails d'exécution. Il reste disponible aussi longtemps que le dossier est conservé, et le client peut le consulter dans son compte.

Non. Traizr conserve la numérisation sous forme d'image jointe à l'envoi. Il n'extrait ni texte ni données du document. On recherche les envois par client, expéditeur, date et instruction.

Le client choisit : le conserver pour un retrait sur place, le réexpédier, le broyer ou le recycler. C'est une instruction distincte de la numérisation, et elle est enregistrée de la même façon.

Ouvrir le courrier à la demande de la personne à qui il est adressé est une pratique courante des bureaux virtuels, et la demande enregistrée constitue l'autorisation. Le courrier est protégé par le secret des correspondances, et c'est précisément pour cela que cette instruction documentée du client compte : rien n'est ouvert sans elle. Les règles varient selon les pays, alors vérifiez votre situation avec vos propres conseils et inscrivez-la dans votre contrat client.

Vous pouvez proposer la numérisation comme instruction permanente. Si vous le faites, indiquez-le explicitement dans le contrat client, car cela signifie ouvrir chaque envoi qui arrive, y compris le courrier personnel.

Cela dépend du niveau de service que vous proposez. Traizr enregistre le temps entre la demande et la mise à disposition du document, par envoi et en cumulé, pour que vous puissiez mesurer et piloter votre délai.

Non. La plupart des exploitants utilisent le scanner de documents ou l'imprimante multifonction qu'ils ont déjà. Le rôle de Traizr est de rattacher le fichier au bon client et au bon envoi.

Pas sur ce site. Certains prestataires emploient « courrier numérique » au sens de numérisation et OCR du courrier entrant, mais ici une salle du courrier numérique suit les livraisons physiques dans un bâtiment sans les ouvrir. Cette page traite de l'ouverture et de la numérisation du contenu à la demande du client.

Oui. Ouvrir et numériser est une permission distincte de l'enregistrement du courrier, donc le personnel qui enregistre les envois n'a pas automatiquement accès aux contenus numérisés.