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Digitale Poststelle

Digitale Poststelle: Was sie ist und wie man sie betreibt

Eine digitale Poststelle erfasst jede Lieferung in Ihr Gebäude. Sendungen werden bei Ankunft per Handy erfasst, Empfänger automatisch benachrichtigt, und die Abholung wird dokumentiert.

  • Bei Ankunft erfasst
  • Empfänger automatisch benachrichtigt
  • Abholung dokumentiert
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Eine digitale Poststelle im Betrieb: Lieferungen werden bei Ankunft erfasst und den Personen zugeordnet, für die sie bestimmt sind, statt auf einem Regal zu liegen und erinnert werden zu müssen

Was eine digitale Poststelle wirklich ist

Eine digitale Poststelle ist eine Poststelle, in der jede Lieferung erfasst wird. Jede Sendung wird bei Ankunft erfasst, einem Empfänger zugeordnet und bis zur Abholung verfolgt. Die Post selbst bleibt physisch; digital wird der Eintrag darüber.

Dieser Eintrag beantwortet die Fragen, die ein Postbuch auf Papier nicht beantworten kann: wo eine Sendung ist, wem sie gehört, wann sie angekommen ist und ob sie abgeholt wurde. Nichts wird geöffnet und nichts wird in eine Datei umgewandelt.

Ein Punkt, der oft für Verwirrung sorgt. Manche Anbieter meinen mit "digitaler Poststelle" das Einscannen von Briefen in Dateien per OCR. Das ist eine andere Dienstleistung. Auf dieser Seite bedeutet digitale Poststelle, physische Lieferungen durch ein Gebäude zu verfolgen, wobei nichts geöffnet wird. Wenn Sie den Inhalt von Post digital erfassen lassen möchten, sehen Sie sich Postscan-Software an.

Warum Postbücher auf Papier nicht ausreichen

Ein Postbuch hält fest, dass etwas angekommen ist, aber es benachrichtigt keinen Empfänger, belegt keine Abholung und lässt sich nicht durchsuchen. An vollen Tagen werden Einträge vergessen, Pakete stapeln sich, und eine Nachfrage zu beantworten heißt, handschriftliche Seiten rückwärts durchzublättern.

Software schließt diese Lücken, indem Benachrichtigung und Abholnachweis Teil desselben Erfassungsschritts werden. Der Eintrag pflegt sich selbst, während die Arbeit erledigt wird.

So ist eine digitale Poststelle aufgebaut

Fünf Punkte, bei jeder Sendung. Ist der erste schnell erledigt, folgen die anderen von selbst; ist er langsam, passiert keiner davon.

Die fünf Punkte, an denen eine Lieferung ins Gebäude einen Eintrag hinterlässt
  1. Sendung trifft einEin Kurier liefert an den Empfang, die Laderampe oder die Poststelle.
  2. Per Handy erfasstDie Sendung wird beim Entladen in Sekunden erfasst. Spezielle Hardware ist nicht nötig.
  3. Empfänger zugeordnetSie wird einer Person, einem Arbeitsplatz oder einer Abteilung zugeordnet.
  4. Empfänger wird benachrichtigtDie Benachrichtigung geht automatisch raus, sodass Sendungen ohne Nachfragen abgeholt werden.
  5. Abgeholt, mit NachweisEine Unterschrift oder ein Foto bei der Übergabe schließt den Eintrag ab.
Nichts wird geöffnet. Der Eintrag dokumentiert den Weg der Sendung, nicht ihren Inhalt.

Annahme

Sendungen werden bei Ankunft per Handy erfasst. Das dauert Sekunden pro Sendung, und das ist wichtig, denn ein langsamer Ablauf wird an vollen Vormittagen übersprungen.

Zuordnen und Benachrichtigen

Jede Sendung wird einem Empfänger zugeordnet, der automatisch benachrichtigt wird. Empfänger holen ihre Pakete selbst ab, statt daran erinnert werden zu müssen. Das hält die Regale frei.

Abholung und Nachweis

Bei der Übergabe wird eine Unterschrift oder ein Foto erfasst. Der Eintrag der Sendung zeigt dann ihren vollständigen Weg, von der Ankunft bis zur Abholung.

Eine Person am Empfang erfasst ein eingehendes Paket per Handy am Tresen der Poststelle, auf dem Bildschirm dahinter ist die Liste der Eingangspost geöffnet, davor warten verschlossene Pakete, Päckchen und Briefe auf die Erfassung

Einführung ohne Unterbrechung des Betriebs

Beginnen Sie mit eingehenden Paketen, weil sie die meiste Reibung verursachen, und lassen Sie das Team mit dem Erfassen vertraut werden, bevor etwas dazukommt. Weil der Ablauf dem entspricht, was die Leute ohnehin tun, sind die meisten Teams nach einem Tag eingespielt.

Vorbereitung braucht die Empfängerliste. Die Zuordnung funktioniert nur, wenn die Namen im System zu den Namen auf den Paketen passen. Prüfen Sie also vor dem Start, ob das Mitarbeiter- oder Bewohnerverzeichnis aktuell ist. Wird das Verzeichnis in einem anderen System gepflegt, kann eine Anbindung (englisch) die Liste automatisch synchron halten.

Einschreiben, interne Weiterleitungen, ausgehende Sendungen und Virtual-Office-Kunden lassen sich später ergänzen, sobald der Grundablauf sitzt. Bewährt hat sich diese Reihenfolge: erst Pakete, dann Briefpost, dann alles Übrige. Der Ablauf in der Poststelle (englisch) beschreibt die Schritte ausführlicher.

Was sich ändert, sobald jede Sendung einen Eintrag hat

  • "Wo ist mein Paket?" in Sekunden beantwortet

    Jede Sendung lässt sich von jedem Gerät aus nachschlagen, mit ihrem aktuellen Status.

  • Nicht abgeholte Sendungen werden nachgefasst

    Automatische Erinnerungen gehen an alle, die noch nicht abgeholt haben, damit nichts liegen bleibt.

  • Nachweis der Abholung

    Bei der Übergabe wird eine Unterschrift oder ein Foto erfasst und zur Sendung gespeichert.

  • Auswertung der Mengen

    Sehen Sie, wie viel ankommt, wann die Spitzen liegen und wohin es geht, damit die Personalplanung zur Wirklichkeit passt.

  • Mehrere Gebäude, ein Dashboard

    Alle Standorte berichten gemeinsam, oder einzeln, wenn Sie das Detail brauchen.

  • Keine spezielle Hardware

    Das Team arbeitet mit Handy oder Tablet. Es gibt nichts zu kaufen, zu montieren oder zu warten.

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Woran Sie erkennen, ob sie funktioniert

Zwei Zahlen erzählen den größten Teil der Geschichte, und beide sollten sich im ersten Monat bewegen.

Wie lange Sendungen bis zur Abholung warten. Die Wartezeit umfasst den ganzen Ablauf und ist deshalb die beste einzelne Kennzahl. Sinkt sie nicht, liegt es meist daran, dass Benachrichtigungen die Empfänger nicht erreichen.

Wie viele Nachfragen zu vermisster Post das Team erhält. Jede Nachfrage unterbricht jemanden bei der Arbeit, diese Zahl übersetzt sich also direkt in gesparte Zeit.

Auch die Menge nach Tag und Uhrzeit ist einen Blick wert, denn sie zeigt, ob die Personalplanung zu den Zeiten passt, zu denen Post tatsächlich ankommt. In unserer Auswertung von 224.604 erfassten Paketen (englisch) zeigt sich dieses Muster deutlich, und Auswertungen und Berichte (englisch) zeigen, was je Standort verfügbar ist.

Wo eine digitale Poststelle endet

Drei benachbarte Aufgaben, die dieser ähnlich sehen und es nicht sind.

Sendungen, die mehr als einmal die Hände wechseln. Ein Paket, das an der Laderampe erfasst und dann auf eine Station, eine Etage oder in ein anderes Gebäude gebracht wird, durchläuft mehrere Übergaben, von denen jede dokumentiert werden muss. Traizr bildet solche Ketten über die interne Sendungsverfolgung ab.

Post für Personen, die nicht im Gebäude sind. Kann der Empfänger nicht abholen, sieht er, was angekommen ist, und entscheidet, was damit geschehen soll. Das ist Software für virtuelle Büros, und Business Center bearbeiten beides üblicherweise aus derselben Zustellrunde.

Öffnen und Scannen des Inhalts. Eine digitale Poststelle öffnet nichts. Den Inhalt eines Umschlags zu erfassen ist Postscan, und das geschieht nur auf Wunsch der Person, der die Post gehört.

Häufig gestellte Fragen

Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie Kontakt aufnehmen.

Was ist eine digitale Poststelle?

Eine digitale Poststelle ist eine Poststelle, in der jede Lieferung erfasst wird. Jede Sendung wird bei Ankunft erfasst, einem Empfänger zugeordnet und bis zur Abholung verfolgt, mit Unterschrift oder Foto bei der Übergabe. Die Post selbst bleibt physisch; digital wird der Eintrag darüber.

Ist eine digitale Poststelle dasselbe wie Postscan?

Nein. Manche Anbieter meinen mit "digitaler Poststelle" das Einscannen von Briefen in Dateien. Auf dieser Seite bedeutet der Begriff, physische Lieferungen durch ein Gebäude zu verfolgen, wobei nichts geöffnet wird. Wenn Post auf Wunsch geöffnet und gescannt werden soll, sehen Sie sich Postscan-Software an.

Müssen wir papierlos arbeiten, um eine digitale Poststelle zu haben?

Nein. Eine digitale Poststelle digitalisiert den Eintrag, nicht die Post. Briefe und Pakete bleiben physisch. Digital wird die Antwort auf die Fragen, wo eine Sendung ist, wem sie gehört und wann sie angekommen ist.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Tage, nicht Monate. Es muss keine Hardware installiert werden, und der Ablauf entspricht dem, was das Team ohnehin tut. Am längsten dauert meist die Vorbereitung einer aktuellen Empfängerliste.

Welche Hardware brauchen wir?

Ein Handy oder Tablet. Sendungen werden mit der Kamera erfasst, es gibt also keinen Scanner und kein Terminal zu kaufen. Manche Standorte ergänzen einen Etikettendrucker, nötig ist er nicht.

Wird das Team in der Poststelle das wirklich nutzen?

Ja, weil das Erfassen schnell geht. Eine Sendung ist in Sekunden per Handy erfasst, der Eintrag entsteht also beim Bearbeiten der Post und nicht als zusätzliche Arbeit. Ein langsamer Ablauf würde an vollen Tagen übersprungen, deshalb zählt die Geschwindigkeit bei der Annahme am meisten.

Woran messen wir, ob es funktioniert?

Beobachten Sie zwei Zahlen: wie lange Sendungen bis zur Abholung warten und wie viele Nachfragen zu vermisster Post das Team erhält. Beide sollten im ersten Monat sinken. Sinken die Wartezeiten nicht, prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen die Empfänger erreichen.

Lohnt sich eine digitale Poststelle nur für große Organisationen?

Nein. Entscheidend ist, wie viele Personen die Post bearbeiten, nicht die Menge. Sobald die Person, die eine Lieferung angenommen hat, nicht dieselbe ist, die Fragen dazu beantwortet, braucht es einen gemeinsamen Eintrag. Viele Organisationen mit fünfzig Beschäftigten oder weniger betreiben eine digitale Poststelle.

Kann sie mehrere Gebäude abdecken?

Ja. Alle Standorte berichten in ein Dashboard, und Sendungen, die zwischen Gebäuden unterwegs sind, werden dabei verfolgt. Wechselt eine Sendung regelmäßig mehrmals die Hände, bevor sie den Empfänger erreicht, lässt sich auch jede dieser internen Übergaben erfassen.

Funktioniert das auch für Post, die kein Paket ist?

Ja. Einschreiben, juristische Dokumente, Musterkartons und interne Weiterleitungen durchlaufen dieselben Schritte: erfasst, zugeordnet, benachrichtigt und mit Nachweis übergeben.

Braucht eine digitale Poststelle einen eigenen Raum?

Nein. Entscheidend ist, dass jede Sendung bei der Annahme erfasst wird, egal ob am Empfang, an der Laderampe oder in einer eigenen Poststelle. Kleinere Standorte erledigen die Erfassung nebenbei am Empfangstresen, mit demselben Ablauf und demselben Eintrag je Sendung.

Übernimmt eine digitale Poststelle auch Post für Personen, die nicht im Gebäude sind?

Post für Kunden, die nicht vor Ort sind, wird über Software für virtuelle Büros bearbeitet: Der Kunde sieht, was angekommen ist, und entscheidet, was damit geschehen soll. Die meisten Business Center bearbeiten beides aus derselben Zustellrunde.

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Wir erfassen eine Sendung, benachrichtigen den Empfänger und dokumentieren eine Abholung, einmal von Anfang bis Ende. Etwa 20 Minuten. Traizr macht das seit 2013.

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