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Virtuelles Büro

Geschäftsadressen verwalten: Software für Anbieter virtueller Geschäftsadressen und Firmenadressen

Halten Sie fest, welcher Kunde an welcher Ihrer Adressen registriert ist, ordnen Sie eingehende Post dem richtigen Kunden zu, und regeln Sie, was passiert, wenn Kunden einziehen, umziehen oder kündigen.

Teil der Software für virtuelle Büros. Diese Seite behandelt den Adresseintrag im Detail.

  • Alle Adressen auf einer Plattform
  • Bestehende Suite-Nummern bleiben
  • Post ehemaliger Kunden wird markiert
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Kundenkonten in Traizr, jede Zeile zeigt, an welcher Adresse der Kunde registriert ist, wohin seine Post weitergeleitet wird und wie viele Sendungen auf ihn warten
Jeder Kunde, die Adresse, an der er registriert ist, und die Sendungen, die auf ihn warten.

Was es heißt, Geschäftsadressen zu verwalten

Geschäftsadressen zu verwalten heißt festzuhalten, welcher Kunde an welcher Adresse und unter welcher Suite-Nummer registriert ist, damit eingehende Post dem richtigen Kunden zugeordnet wird und der Postverlauf jedes Kunden an einem Ort bleibt. Traizr stellt das für Anbieter bereit, die eine Adresse betreiben oder viele.

Dasselbe Produkt wird auch als Software für virtuelle Geschäftsadressen, als Verwaltung von Firmenadressen oder als Unternehmensadressen-Software bezeichnet. Diese Seite behandelt alle diese Begriffe.

Traizr stellt keine Geschäftsadresse zur Verfügung. Traizr ist die Software für die Anbieter, die das tun. Wir vermieten keine Postfächer, nehmen keine Post an und sind kein Adressdienstleister. Wenn Ihr Unternehmen eine ladungsfähige Anschrift oder eine Adresse für das Impressum sucht, brauchen Sie ein Business Center oder einen Anbieter virtueller Geschäftsadressen. Wenn Sie ein solcher Anbieter sind, ist Traizr die Software für Ihren Betrieb.

So funktioniert der Kundeneintrag

In Traizr ist der Kunde der Eintrag, und die Adresse ist ein Feld darin. Jeder Kundeneintrag enthält Adresse, Suite-Nummer, Weiterleitungsadresse, Kontaktdaten und den vollständigen Postverlauf.

Weil die Adresse ein Feld ist, kann ein Kunde zwischen Ihren Adressen umziehen, ohne dass Verlauf verloren geht. Jede Sendung, jeder Scan und jeder Auftrag aus der Zeit vor dem Umzug bleibt im Eintrag erhalten.

Ein Kunde an Ihrer Adresse, von Anfang bis Ende

Die fünf Phasen einer Kundenbeziehung, und was in jeder Phase festgehalten wird.

Ein Kunde an einer Geschäftsadresse, von der Aufnahme bis zum Auszug
  1. Kunde aufgenommenDas Konto wird angelegt, sobald Ihre eigenen Prüfungen abgeschlossen sind.
  2. An Adresse registriertDer Kunde wird mit Adresse und Suite-Nummer erfasst.
  3. Post dem Kunden zugeordnetEingehende Sendungen auf seinen Namen werden seinem Konto zugeordnet, an jeder Ihrer Adressen.
  4. Kunde zieht ausDas Konto wird geschlossen und das Datum der Schließung festgehalten.
  5. Post kommt weiter anSendungen für das geschlossene Konto werden markiert und nach Ihrer Regelung behandelt.
Post trifft meist auch nach dem Auszug noch ein, deshalb braucht der letzte Schritt einen klaren Ablauf.

Mehr als eine Adresse betreiben

Mehrere Adressen laufen auf einer Plattform, jede mit ihrer eigenen Kundenliste.

Anbieter wachsen oft von einer Adresse auf mehrere: ein zweites Gebäude, eine Übernahme oder eine Adresse in der Innenstadt zusätzlich zur bestehenden. Traizr betreibt sie alle auf einer Plattform, sodass es keine eigene Tabelle und keinen eigenen Ablauf pro Gebäude gibt.

Jede Adresse hat ihre eigene Kundenliste, und das Reporting kann eine Adresse oder alle zusammen abdecken. Mitarbeiter, die an mehreren Standorten arbeiten, nutzen einen Login und eine App. Die Suite- und Einheitsnummerierung bleibt, wie sie ist, denn Ihre Kunden drucken diese Nummern auf ihre Geschäftspapiere und hinterlegen sie bei Dritten.

Ein Kunde kann an mehr als einer Adresse registriert sein, zum Beispiel mit mehreren Firmennamen oder mit einer Firmenadresse in zwei Städten. Er wird als ein Kunde mit mehreren Registrierungen geführt, sodass Nutzung und Abrechnung zusammenbleiben.

Sollen einzelne Standorte als vollständig getrennte Organisationen arbeiten statt als Niederlassungen desselben Unternehmens, ist das ein Fall für unsere mandantenfähige Poststellen-Software (englisch).

Illustration in fünf Schritten zum Betrieb mehrerer Geschäftsadressen auf einer Plattform: jede Adresse behält ihre eigene Kundenliste, Mitarbeiter arbeiten standortübergreifend mit einem Login und einer App, das Reporting deckt eine Adresse oder alle zusammen über jeden Zeitraum ab, ein Kunde kann an mehr als einer Adresse registriert sein, wobei Nutzung und Abrechnung zusammenbleiben, und an jeder Adresse läuft derselbe Postprozess

Post nach dem Auszug eines Kunden

Post trifft meist auch nach der Schließung eines Kontos noch ein. Traizr sorgt dafür, dass sie auffällt und richtig behandelt wird.

  • Bei Ankunft markiert

    Post für ein geschlossenes Konto wird für gesonderte Behandlung markiert, statt wie üblich verarbeitet zu werden.

  • Schließungsdatum festgehalten

    Der Eintrag zeigt, wann das Konto geschlossen wurde.

  • Verlauf bleibt erhalten

    Sendungen, Scans und Aufträge bleiben nach der Schließung durchsuchbar.

  • Lagernde Sendungen sichtbar

    Sie sehen, was Sie aufbewahren, für wen und wie lange.

  • Entsorgung dokumentiert

    Wird eine Sendung vernichtet, zeigt der Eintrag, wer das freigegeben hat und wann.

  • Ihre Regelung gilt

    Wie lange Post aufbewahrt wird, entscheiden Sie. Traizr macht die Regelung sichtbar und einheitlich.

So legen Betreiber diese Regeln fest

Ladungsfähige Anschrift, Impressum, und wer Ihre Kunden sind

Viele Kunden mieten eine virtuelle Geschäftsadresse, weil ihr Unternehmen eine Anschrift braucht: als ladungsfähige Geschäftsadresse, für die Gewerbeanmeldung, für den Handelsregistereintrag oder als Impressumsadresse der eigenen Website. Ob Sie Ihre Adresse für diese Zwecke anbieten, ist eine unternehmerische Entscheidung, und die Pflichten, die damit verbunden sind, unterscheiden sich je nach Fall. Manche Anbieter führen das als Premium-Leistung, andere bewusst nicht.

Traizr hält fest, mit welchen Kunden Sie eine solche Nutzung vereinbart haben, damit Ihr Team es schnell nachschlagen kann. Die Software trifft die Entscheidung nicht, meldet nichts für Sie an und berät nicht zu den Regeln.

Dasselbe gilt für Kundenprüfungen. Welche Identitäts- oder Unternehmensprüfungen Sie vor der Annahme eines Kunden durchführen, legen Sie selbst fest und führen sie selbst durch. Traizr hält das Kundenkonto und die dafür bearbeitete Post fest; es ist kein Prüfdienst.

Nichts auf dieser Seite ist Rechtsberatung. Die Regeln zu Adressdienstleistungen, ladungsfähigen Anschriften, Impressumsangaben und Kundenprüfungen unterscheiden sich je nach Land und ändern sich. Klären Sie Ihre eigene Situation mit Ihren eigenen Beratern, und lesen Sie im Betreiber-Leitfaden nach, welche Entscheidungen Anbieter bei diesen Regelungen treffen.

Häufig gestellte Fragen

Alles, was Sie wissen sollten, bevor Sie uns kontaktieren.

Stellt Traizr eine Geschäftsadresse zur Verfügung?

Nein. Traizr ist Software für die Anbieter, die das tun. Wir vermieten keine Adressen, nehmen keine Post entgegen und sind kein Adressdienstleister. Wenn Sie eine Adresse für Ihr Unternehmen suchen, brauchen Sie ein Business Center, ein Büro mit Service oder einen Postfach-Anbieter. Wenn Sie einer davon sind, ist Traizr die Software, mit der Sie den Service betreiben.

Was bedeutet es, Geschäftsadressen zu verwalten?

Es bedeutet festzuhalten, welcher Kunde an welcher Adresse und unter welcher Suite-Nummer registriert ist, damit eingehende Post dem richtigen Kunden zugeordnet wird und der Postverlauf jedes Kunden an einem Ort bleibt. Traizr stellt das für Anbieter bereit, die eine Adresse betreiben oder viele.

Ist das dasselbe wie Software für virtuelle Geschäftsadressen?

Ja. Software für virtuelle Geschäftsadressen, Verwaltung von Firmenadressen und Unternehmensadressen-Software beschreiben dieselbe Aufgabe, und diese Seite behandelt sie alle.

Können wir mehrere Adressen auf einer Plattform betreiben?

Ja. Jede Adresse hat ihre eigene Kundenliste, und das Reporting kann eine Adresse oder alle zusammen abdecken. Mitarbeiter nutzen an jedem Standort denselben Login.

Wie werden Suite- und Einheitsnummern gehandhabt?

Als Feld im Kundeneintrag, sodass Ihr bestehendes Nummernschema erhalten bleibt. Suite-Nummern stehen oft auf den Geschäftspapieren der Kunden und in Unterlagen bei Dritten, deshalb ändert die Software sie nicht.

Was passiert mit Post für einen Kunden, der ausgezogen ist?

Sie wird markiert statt wie üblich verarbeitet, damit Ihr Team sieht, dass das Konto geschlossen ist und die Sendung gesondert behandelt werden muss.

Wie lange sollten wir Post für einen ehemaligen Kunden aufbewahren?

Das ist eine Frage Ihrer eigenen Regelung, keine Software-Frage. Traizr zeigt, was Sie aufbewahren und wie lange schon; die Aufbewahrungsdauer legen Sie selbst fest, und der Betreiber-Leitfaden beschreibt, wie Anbieter solche Regeln festlegen.

Kann ein Kunde zwischen unseren Adressen umziehen?

Ja, ohne dass sein Verlauf verloren geht. Die Adresse ist ein Feld im Kundeneintrag, deshalb bleibt alles, was vor dem Umzug bearbeitet wurde, beim Kunden.

Kann ein Kunde an mehr als einer Adresse registriert sein?

Ja. Ein Kunde mit mehreren Firmennamen oder Standorten wird als ein Kunde mit mehreren Registrierungen geführt, sodass Nutzung und Abrechnung zusammenbleiben.

Können wir mit Traizr eine ladungsfähige Geschäftsadresse anbieten?

Ob Sie Ihre Anschrift als ladungsfähige Geschäftsadresse, für die Gewerbeanmeldung, den Handelsregistereintrag oder das Impressum Ihrer Kunden anbieten, ist Ihre unternehmerische Entscheidung, und die Pflichten dazu unterscheiden sich je nach Fall. Traizr hält fest, mit welchen Kunden Sie eine solche Nutzung vereinbart haben.

Führt Traizr Identitätsprüfungen unserer Kunden durch?

Nein. Welche Prüfungen Sie vor der Annahme eines Kunden durchführen, legen Sie selbst fest und führen sie selbst durch. Traizr hält das Kundenkonto und die dafür bearbeitete Post fest.

Woran erkennen wir, welche Kunden tatsächlich Arbeit verursachen?

Die Nutzungsberichte zeigen empfangene, gescannte und weitergeleitete Sendungen je Kunde, mit Porto, über jeden beliebigen Zeitraum.

Ist irgendetwas davon Rechtsberatung?

Nein. Die Regeln zu Adressdienstleistungen, ladungsfähigen Anschriften, Impressumsangaben und Kundenprüfungen unterscheiden sich je nach Land und ändern sich. Klären Sie Ihre eigene Situation mit Ihren eigenen Beratern.

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