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Virtuelles Büro

Postweiterleitungs-Software für Betreiber virtueller Büros und Postfachservices

Leiten Sie Sendungen an die Adresse weiter, die der Kunde gewählt hat, und erfassen Sie Versanddienstleister und Porto in seinem Konto.

Teil der Software für virtuelle Büros. Diese Seite behandelt die Weiterleitung im Detail.

  • Adresse im Kundendatensatz hinterlegt
  • Porto je Sendung erfasst
  • Vollständige Weiterleitungshistorie
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Kundenkonten eines virtuellen Büros in Traizr, jede Zeile zeigt den Kunden, seine Postadresse und die Adresse, an die seine Post standardmäßig weitergeleitet wird
Die Standard-Weiterleitungsadresse ist im Kundendatensatz hinterlegt.

Was Postweiterleitungs-Software macht

Bei der Postweiterleitung wird eine Sendung, die an Ihrer Adresse angekommen ist, an den Kunden weitergeschickt. Postweiterleitungs-Software hält diesen Ablauf genau: Die Zieladresse kommt aus dem Kundendatensatz, die Sendung wird als weitergeleitet markiert, und Versanddienstleister und Portokosten werden im Konto des Kunden erfasst.

Ohne Software gehen erfahrungsgemäß drei Dinge schief: Es wird eine veraltete Adresse verwendet, das Porto wird nicht erfasst, und die Sendung verschwindet nach dem Versand vollständig aus Ihren Unterlagen. Traizr schließt alle drei Lücken, sodass jede Weiterleitung nachvollziehbar und abrechenbar ist.

Traizr erfasst die Weiterleitung; es kauft kein Porto. Sie behalten die Vereinbarungen mit Versanddienstleistern, die Sie bereits haben. Es gibt keinen Tarifvergleich, keinen Etikettenkauf und kein Versandkonto, das für Sie geführt wird. Was die Software hinzufügt: Die Sendung verschwindet nicht aus Ihrem System, sobald sie das Gebäude verlässt.

Wo die Verantwortung endet

Sobald eine Sendung an den Versanddienstleister übergeben ist, liegt die Zustellung in dessen Verantwortung. Traizr bewahrt den Nachweis, dass die Sendung verschickt wurde, wann, an welche Adresse und zu welchen Kosten. Genau das brauchen Sie, wenn ein Kunde später nachfragt.

Die Weiterleitung schickt eine Sendung über einen externen Versanddienstleister an den Kunden hinaus. Der Transport von Post zwischen Ihren eigenen Gebäuden und Poststellen ist eine andere Aufgabe; sie behandelt die Seite mehrstufige interne Postverteilung (englisch).

So läuft eine Weiterleitung ab

Fünf Schritte, vom Auftrag des Kunden bis zu den erfassten Kosten.

Wie eine Sendung an einen Kunden weitergeleitet wird
  1. Weiterleitung angefordertDer Kunde bittet um den Versand, einmalig oder als dauerhafte Einstellung.
  2. Zieladresse bestätigtDie Adresse stammt aus dem Kundeneintrag, den der Kunde selbst aktuell hält.
  3. Für den Versand vorbereitetDie Sendung wird verpackt und adressiert und bleibt mit ihrem Eintrag verknüpft.
  4. An Versanddienst übergebenVersanddienst und Portokosten werden bei der Sendung festgehalten.
  5. Kosten dem Kunden zugeordnetDas Porto erscheint im Nutzungsbericht des Kunden, bereit für die Abrechnung.
Der Eintrag zeigt, was wohin geschickt wurde, wann und zu welchen Kosten.

Weiterleitungsadressen aktuell halten

Weiterleitungsadressen ändern sich. Kunden ziehen um, schließen Büros oder sind länger im Ausland, und eine Weiterleitung an eine alte Adresse ist teuer zu korrigieren.

Traizr hält eine Weiterleitungsadresse im Kundendatensatz, und der Kunde kann sie selbst aktualisieren. Wer eine Weiterleitung vorbereitet, verwendet immer die aktuelle Adresse und nicht eine aus einer alten E-Mail oder einem Anmeldeformular.

Jeder Kunde hat eine Standardadresse, und für eine einzelne Sendung kann ein abweichendes Ziel angegeben werden, zum Beispiel wenn ein Kunde auf Reisen ist oder ein Dokument direkt an seinen Steuerberater gehen soll. Die verwendete Adresse wird auf jeder Sendung gespeichert, sodass der Eintrag zeigt, wohin genau diese Sendung ging.

Eine Empfangsmitarbeiterin übergibt ein etikettiertes Paket über den Tresen an einen Kurier, dahinter Regale mit Kartons für ausgehende Sendungen und Scans

Warum Porto je Sendung erfasst wird

Porto ist je Kunde unterschiedlich und summiert sich. Die Erfassung je Sendung macht die Weiterleitung abrechenbar.

  • Beim Versand erfasst

    Versanddienstleister und Kosten werden eingetragen, wenn die Sendung rausgeht.

  • Dem Kunden zugeordnet

    Jeder Betrag steht im Konto des Kunden, für den er angefallen ist.

  • Summiert über jeden Zeitraum

    Summen je Kunde für jeden Zeitraum, fertig für die Monatsrechnung.

  • Vielnutzer werden sichtbar

    Die Auswertung zeigt, welche Kunden die meisten Weiterleitungskosten verursachen.

  • Auslandskosten enthalten

    Weiterleitungen ins Ausland werden genauso erfasst, gerade dort sind die Kosten am höchsten.

  • Sammelversand bleibt aufgeschlüsselt

    Wöchentliche oder monatliche Sammelweiterleitungen erfassen jede enthaltene Sendung.

Kosten des manuellen Ablaufs berechnen (englisch)

Auswertung und Abrechnung

Traizr wertet weitergeleitete Sendungen und Porto je Kunde über jeden Zeitraum aus, und die Daten lassen sich exportieren. Damit haben Sie die Zahlen, auf denen die Abrechnung eines Weiterleitungsservice beruht, ohne dass sie am Monatsende jemand zusammensuchen muss.

Wie Sie abrechnen, ist eine geschäftliche Entscheidung: Kosten weiterberechnen, eine Bearbeitungsgebühr aufschlagen oder ein Kontingent in einen Monatstarif aufnehmen. Die Auswertung unterstützt jede dieser Varianten.

Traizr erstellt keine Rechnungen. Es erfasst und exportiert die Zahlen, auf denen Ihre Rechnungen beruhen. Hinweise zur Preisgestaltung eines Virtual-Office-Angebots finden Sie im Leitfaden für den Betrieb.

Häufig gestellte Fragen

Alles, was Sie wissen sollten, bevor Sie uns kontaktieren.

Was ist Postweiterleitungs-Software?

Postweiterleitungs-Software organisiert das Weiterschicken der Post an Ihre Kunden. Sie prüft die Zieladresse gegen den Kundendatensatz, erfasst die Sendung als weitergeleitet und hält Versanddienstleister und Portokosten im Konto des Kunden fest.

Kauft Traizr Porto oder druckt Versandetiketten?

Nein. Sie nutzen Ihre bestehenden Versanddienstleister und Portovereinbarungen. Traizr erfasst, was verschickt wurde, wohin, von wem und zu welchen Kosten.

Wo endet unsere Verantwortung?

Bei der Übergabe an den Versanddienstleister. Traizr erfasst, dass die Sendung verschickt wurde, das Datum, die Zieladresse und die Kosten. Ab diesem Punkt liegt die Zustellung in der Verantwortung des Versanddienstleisters.

Wie bleibt die Weiterleitungsadresse aktuell?

Sie ist im Kundendatensatz hinterlegt, und Kunden können sie selbst aktualisieren. Wer eine Weiterleitung vorbereitet, verwendet immer die aktuelle Adresse und nicht eine aus einer alten E-Mail oder einem Anmeldeformular.

Kann ein Kunde einmalig an eine andere Adresse weiterleiten lassen?

Ja. Jeder Kunde hat eine Standard-Weiterleitungsadresse, und für eine einzelne Sendung kann ein abweichendes Ziel angegeben werden. Die verwendete Adresse wird auf der Sendung gespeichert.

Warum ist die Portoerfassung so wichtig?

Porto ist je Kunde unterschiedlich und summiert sich. Wird es je Sendung erfasst, können Sie die Kosten dem Kunden zuordnen, der sie verursacht hat, und in seine Abrechnung aufnehmen, statt sie als Gemeinkosten zu tragen.

Können wir ins Ausland weiterleiten?

Ja, mit den Versanddienstleistern, mit denen Sie ohnehin arbeiten. Zieladresse, Versanddienstleister und Kosten werden genauso erfasst wie bei Weiterleitungen im Inland.

Können Sendungen gesammelt statt einzeln weitergeleitet werden?

Ja. Viele Betreiber fassen Weiterleitungen wöchentlich oder monatlich zusammen, was für den Kunden meist günstiger ist. Jede Sendung im Sammelversand wird trotzdem einzeln erfasst, sodass der Kunde sieht, was verschickt wurde, und Sie sehen, was es gekostet hat.

Was ist, wenn sich die Weiterleitungsadresse als falsch herausstellt?

Der Eintrag zeigt genau, welche Adresse verwendet wurde und wann der Kunde sie zuletzt aktualisiert hat. Das beantwortet die Frage in der Regel. Zustellprobleme nach der Übergabe klären Sie mit dem Versanddienstleister.

Funktioniert die Weiterleitung zusammen mit dem Scannen?

Ja. Ein Kunde kann eine Sendung erst scannen und danach das Original weiterleiten lassen. Beide Aufträge werden auf derselben Sendung erfasst. Siehe Postscan-Software.

Funktioniert die Weiterleitung auch für Pakete?

Ja. Briefe und Pakete werden gleich behandelt: Die Zieladresse kommt aus dem Kundendatensatz, und Versanddienstleister und Kosten werden je Sendung erfasst. Gerade bei Paketen lohnt sich das, weil die Versandkosten deutlich höher sind als bei Briefen.

Können wir Kunden die Weiterleitung automatisch in Rechnung stellen?

Traizr wertet weitergeleitete Sendungen und Porto je Kunde über jeden Zeitraum aus, und die Daten lassen sich für die Abrechnung exportieren. Traizr erstellt selbst keine Rechnungen. Der Leitfaden für den Betrieb behandelt Preismodelle.

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