Software für virtuelle Büros: Adress- und Postbearbeitung für Betreiber

Software für virtuelle Büros verwaltet die Post, die Sie für Kunden bearbeiten, die Ihre Geschäftsadresse nutzen. Eingehende Sendungen werden fotografiert und erfasst, der Kunde wird benachrichtigt und wählt, ob die Sendung gescannt, weitergeleitet, geschreddert oder recycelt werden soll. Jede Anweisung und jede Aktion bleibt im Kundenkonto festgehalten.

Ja. Der Umschlag wird beim Erfassen fotografiert, sodass der Kunde Absender und Art der Sendung sieht, bevor er entscheidet, was als Nächstes geschieht. Das erspart oft einen Anruf oder eine E-Mail.

Kunden können Scannen, Weiterleiten, Schreddern, Recyceln oder die Abholung vor Ort beauftragen. Jeder Auftrag wird mit der ausgeführten Aktion, dem Mitarbeiter, der sie erledigt hat, und dem Zeitpunkt der Erledigung festgehalten.

Traizr hält die Angaben fest, die für die Abrechnung eines virtuellen Büros üblicherweise gebraucht werden, darunter eingegangene Sendungen, Scans, Weiterleitungen und Portokosten. Auswertungen sind je Kunde und Zeitraum möglich. Traizr stellt selbst keine Rechnungen, liefert aber die Nutzungsdaten, aus denen sie erstellt werden.

Die Software setzt keine Grenze. Kunden sind Einträge in Traizr, keine getrennten Installationen. Auch mehrere Adressen lassen sich auf derselben Plattform betreiben, und getrennte Organisationen können bei Bedarf als eigene Mandanten geführt werden.

Ja. Business Center bearbeiten oft Post für Mieter im Haus und für Virtual-Office-Kunden zugleich. Dieselbe Traizr-Plattform und dieselbe App decken beide Abläufe ab; der Empfängereintrag bestimmt, was nach dem Erfassen einer Sendung geschieht.

Geschlossene Konten werden bei neuem Posteingang markiert, statt normal bearbeitet zu werden. Ihr Team sieht sofort, dass der Empfänger nicht mehr aktiv ist und die Sendung gesondert behandelt werden muss.

Die Software gibt keine feste Grenze vor. Sendungsverläufe und angehängte Scans können so lange verfügbar bleiben, wie Ihre Organisation sie braucht, im Rahmen Ihrer eigenen Aufbewahrungsregeln.

Nein. Kunden können Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS ebenso erhalten wie über die App. Die App ist für Push-Benachrichtigungen und die Abholung vor Ort nützlich, aber nicht für jeden Kunden erforderlich.

Ja. Die Adresse steht im Kundeneintrag; wird sie geändert, bleiben frühere Sendungen, Scans und Anweisungen erhalten. Für Organisationen mit mehreren Adressen beschreibt die Geschäftsadressen-Verwaltung den größeren Rahmen.

Der Zugriff ist rollenbasiert. Kunden sehen nur ihr eigenes Konto, und die Berechtigungen des Teams lassen sich nach Rolle einschränken. Wer eingehende Post erfasst, braucht deshalb nicht zwingend Zugriff auf gescannte Inhalte oder die Auswertungen.

Die Sendung bleibt als "wartet auf Anweisung" sichtbar, und Erinnerungen können weiter versendet werden. Traizr schließt keine Sendung automatisch, auf die niemand reagiert hat. Wie lange nicht abgerufene Post aufbewahrt wird, regelt Ihre eigene Richtlinie; der Betreiber-Leitfaden behandelt diese Seite des Ablaufs.

Ja. Beide Abläufe nutzen dieselbe Plattform und dieselbe App. Jede Sendung wird dem Empfänger zugeordnet, und Traizr folgt dann dem passenden Ablauf für einen Mieter im Haus oder einen Virtual-Office-Kunden.

Traizr unterstützt Anbindungen an eine Reihe von Verzeichnis-, Immobilien- und Unternehmenssystemen, damit Empfängerdaten nicht an mehreren Stellen von Hand gepflegt werden müssen.