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Ufficio virtuale

Software di scansione della posta per operatori di uffici virtuali

I suoi clienti leggono la loro posta senza venire nel suo edificio. Un articolo viene aperto e scansionato solo quando il cliente lo chiede, e la scansione viene salvata nel registro dell'articolo.

Parte del software per uffici virtuali. Questa pagina descrive in dettaglio la fase di scansione.

  • Aperto solo su richiesta
  • Scansione salvata sull'articolo
  • Ogni azione registrata
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Diagramma del processo postale dell'ufficio virtuale in cinque passaggi: la posta arriva all'indirizzo dell'ufficio virtuale, viene registrata in Traizr e il cliente riceve una notifica, il cliente sceglie il passo successivo, l'addetto esegue la richiesta e il cliente riceve e legge la sua posta
Dove si colloca la scansione nel processo complessivo. Nulla viene aperto finché il cliente non lo richiede.

Che cosa fa un software di scansione della posta

La scansione della posta permette a un cliente di leggere la propria corrispondenza senza venire nel suo edificio. Quando un cliente richiede una scansione, un membro del personale apre l'articolo, scansiona il contenuto e allega il file al registro dell'articolo. Il cliente riceve una notifica e può consultare la scansione online.

Poiché scansionare significa aprire la posta di un cliente, la documentazione conta quanto la scansione stessa. Traizr salva la richiesta del cliente, il membro del personale che ha aperto l'articolo e l'ora in cui è stato fatto, così ogni scansione ha una chiara traccia di autorizzazione.

Una nota sui termini. Alcuni fornitori usano "mailroom digitale" per indicare la scansione e l'OCR della posta in arrivo. Su questo sito, una mailroom digitale traccia le consegne fisiche all'interno di un edificio senza aprirle. Questa pagina riguarda l'apertura e la scansione del contenuto su richiesta del cliente, ed è un lavoro diverso.

Che cosa Traizr non fa

Traizr salva la scansione come immagine allegata all'articolo. Non esegue OCR, non estrae dati dai documenti e non rende ricercabile il testo dentro una scansione. Se le serve l'estrazione automatica di dati dalla posta in arrivo, quella è un'altra categoria di prodotto.

Ricercabile è tutto ciò che sta attorno alla scansione: il cliente, il mittente, la data di arrivo e l'istruzione. In pratica è così che gli articoli vengono ritrovati in seguito.

Come funziona una richiesta di scansione

Cinque passaggi, dall'arrivo dell'articolo alla scansione disponibile per il cliente.

Come una scansione della posta viene richiesta, eseguita e archiviata
  1. Fotografato chiusoL'esterno dell'articolo viene fotografato al momento della registrazione.
  2. Il cliente richiede una scansioneLa richiesta viene registrata sull'articolo.
  3. Aperto da un membro del personale identificatoChi ha aperto l'articolo, e quando, viene registrato.
  4. Contenuto scansionatoLa scansione viene allegata al registro dello stesso articolo, dove il cliente può vederla.
  5. L'originale segue la sua istruzioneTenuto per il ritiro, inoltrato, distrutto o riciclato, come sceglie il cliente.
Nulla viene aperto finché il cliente non lo chiede, e la richiesta resta nel registro.

La richiesta registrata è ciò che autorizza l'apertura dell'articolo. Viene salvata sull'articolo stesso: se un cliente dovesse mai contestare una scansione, il registro mostra chi l'ha chiesta e quando.

Prima la fotografia, la scansione solo su richiesta

La maggior parte degli articoli non deve essere aperta affatto.

Ogni articolo viene fotografato chiuso al momento della registrazione. La fotografia mostra al cliente il mittente e il tipo di articolo, e in molti casi questo basta per decidere che cosa farne.

Di solito i clienti richiedono la scansione solo per una minoranza degli articoli. La posta pubblicitaria viene riciclata e le pratiche di routine vengono inoltrate, così il carico di scansione resta gestibile e i clienti non pagano scansioni di cui non hanno bisogno.

La fotografia elimina anche la maggior parte delle telefonate del tipo "che cosa è arrivato per me?", perché il cliente vede la risposta nella notifica.

Un membro del personale della sala posta scansiona un documento su uno scanner piano nella sala posta di un ufficio virtuale, con alle spalle scaffali con contenitori etichettati per intervalli di numeri di casella

Controlli integrati nel flusso di scansione

Scansionare significa aprire la posta dei clienti, quindi il flusso di lavoro è costruito attorno a permessi e responsabilità.

  • Aperto solo su richiesta

    Gli articoli restano chiusi finché il cliente non chiede una scansione. La richiesta viene annotata sull'articolo.

  • Il membro del personale viene registrato

    Chi ha aperto l'articolo, e quando, viene salvato insieme alla scansione.

  • Permessi separati per il personale

    Il personale che registra la posta non ha automaticamente accesso ai contenuti scansionati.

  • La scansione resta sull'articolo

    È allegata al registro dell'articolo, non inviata per email, così si ritrova sempre in seguito.

  • L'originale viene gestito a parte

    Dopo la scansione la carta viene tenuta, inoltrata, distrutta o riciclata, come seconda istruzione registrata.

  • I tempi di risposta vengono misurati

    Il tempo dalla richiesta alla scansione viene registrato, così può vedere e gestire il suo livello di servizio.

Vedi sicurezza e conformità Veda il Trust Centre (in inglese)

Che cosa succede all'originale

La richiesta di scansione e la gestione dell'originale cartaceo sono istruzioni separate. Dopo la scansione l'originale può essere tenuto per il ritiro, inoltrato al cliente, distrutto o riciclato, e sceglie il cliente.

Ogni opzione viene annotata sull'articolo, così il registro risponde a entrambe le domande: che cosa diceva il documento e dove è finita la carta. Gli originali restano importanti per contratti firmati, certificati e tutto ciò che va presentato in forma fisica.

Quando l'originale viene spedito, la pagina sull'inoltro della posta descrive come vengono registrati destinazione, corriere e spese di spedizione. Quando viene distrutto, l'istruzione registrata mostra che è stato il cliente a chiederlo.

Domande frequenti

Tutto quello che serve sapere prima di contattarci.

Che cos'è un software di scansione della posta?

Un software di scansione della posta gestisce le richieste di scansione in un ufficio virtuale o in un servizio di caselle postali. Quando un cliente chiede la scansione di un articolo, un membro del personale lo apre, scansiona il contenuto e allega il file al registro dell'articolo, dove il cliente può consultarlo.

Traizr apre la posta automaticamente?

No. Gli articoli vengono fotografati chiusi al momento della registrazione. Un articolo viene aperto solo quando il cliente richiede una scansione, e la richiesta viene annotata sull'articolo.

Perché prima si fotografa l'esterno?

La fotografia mostra al cliente il mittente e il tipo di articolo, e spesso questo basta per decidere che cosa deve succedere. Così la maggior parte degli articoli viene gestita senza essere aperta.

Chi risulta come la persona che ha aperto un articolo?

Il membro del personale che ha completato la scansione, con data e ora. Il dato viene salvato nel registro dell'articolo insieme alla richiesta del cliente.

Dove finisce la scansione?

Viene allegata al registro dell'articolo, accanto alla fotografia, alla richiesta e ai dettagli del completamento. Resta disponibile finché il registro viene conservato, e il cliente può consultarla nel proprio account.

Traizr esegue OCR o estrae dati dalle scansioni?

No. Traizr salva la scansione come immagine allegata all'articolo. Non estrae testo né dati dal documento. Gli articoli si cercano per cliente, mittente, data e istruzione.

Che cosa succede all'originale dopo la scansione?

Sceglie il cliente: tenerlo per il ritiro, inoltrarlo, distruggerlo o riciclarlo. È un'istruzione separata dalla scansione e viene registrata allo stesso modo.

È lecito aprire e scansionare la posta dei clienti?

Aprire la posta su richiesta del destinatario è prassi normale per gli uffici virtuali, e l'istruzione documentata del cliente è ciò che autorizza l'apertura. Proprio perché la segretezza della corrispondenza è un principio tutelato, quel consenso documentato conta. Le regole variano da paese a paese: verifichi la sua posizione con i suoi consulenti e la riporti nel contratto con il cliente.

Un cliente può chiedere la scansione di tutta la posta come istruzione permanente?

Può offrire la scansione come istruzione permanente. Se lo fa, lo scriva in modo esplicito nel contratto con il cliente, perché significa aprire ogni articolo in arrivo, compresa la posta personale.

In quanto tempo va completata una scansione?

Dipende dal livello di servizio che offre. Traizr registra il tempo tra la richiesta e la scansione disponibile, per singolo articolo e in aggregato, così può misurare e gestire i suoi tempi di risposta.

Serve uno scanner particolare?

No. La maggior parte degli operatori usa lo scanner per documenti o la stampante multifunzione che ha già. Il compito di Traizr è collegare il file al cliente giusto e all'articolo giusto.

È la stessa cosa di una mailroom digitale?

Su questo sito no. Alcuni fornitori usano "mailroom digitale" per indicare la scansione e l'OCR della posta in arrivo, ma qui una mailroom digitale traccia le consegne fisiche all'interno di un edificio senza aprirle. Questa pagina riguarda l'apertura e la scansione del contenuto su richiesta del cliente.

Si può impedire al personale di vedere le scansioni?

Sì. Aprire e scansionare è un permesso separato dalla registrazione degli articoli, quindi il personale che registra la posta non ha automaticamente accesso ai contenuti scansionati.

Nulla in questa pagina è una consulenza legale. Le regole sull'apertura della posta e sui servizi di domiciliazione variano da paese a paese: verifichi la sua posizione con i suoi consulenti.

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