Demo aanvragen

Virtueel kantoor

Post scannen: software voor aanbieders van virtuele kantoren

Laat klanten hun post lezen zonder uw gebouw te bezoeken. Poststukken worden alleen geopend en gescand als de klant erom vraagt, en de scan wordt opgeslagen in het dossier van het poststuk.

Onderdeel van virtuelekantoorsoftware. Deze pagina beschrijft de scanstap in detail.

  • Alleen geopend op verzoek
  • Scan bewaard bij het poststuk
  • Elke actie vastgelegd
Plan een demo Bekijk de producttour
Een diagram van het postproces in een virtueel kantoor in vijf stappen: post komt aan op het adres van het virtuele kantoor, wordt in Traizr geregistreerd en de klant krijgt bericht, de klant kiest de volgende stap, de medewerker voert het verzoek uit, en de klant ontvangt en bekijkt zijn post
Waar het scannen in het bredere proces zit. Niets wordt geopend voordat de klant erom vraagt.

Wat software voor het scannen van post doet

Met post scannen leest een klant zijn post zonder uw gebouw te bezoeken. Vraagt een klant om een scan, dan opent een medewerker het poststuk, scant de inhoud en voegt het bestand toe aan het dossier van het poststuk. De klant krijgt bericht en kan de scan online bekijken.

Omdat bij het scannen de post van een klant wordt geopend, is de vastlegging net zo belangrijk als de scan zelf. Traizr bewaart het verzoek van de klant, de medewerker die het poststuk heeft geopend en het tijdstip, zodat elke scan een duidelijk spoor van toestemming heeft.

Een opmerking over de begrippen. Sommige leveranciers bedoelen met "digitale postkamer" het scannen en met OCR verwerken van binnenkomende post. Op deze website volgt een digitale postkamer fysieke leveringen door een gebouw zonder ze te openen. Deze pagina gaat over het openen en scannen van de inhoud van brieven op verzoek van de klant, en dat is een andere taak.

Wat Traizr niet doet

Traizr bewaart de scan als afbeelding bij het poststuk. Het voert geen OCR uit, haalt geen gegevens uit documenten en maakt de tekst in een scan niet doorzoekbaar. Wilt u gegevens automatisch uit binnenkomende post halen, dan is dat een andere productcategorie.

Wat wel doorzoekbaar is, is alles rond de scan: de klant, de afzender, de ontvangstdatum en de instructie. Zo worden poststukken in de praktijk later teruggevonden.

Hoe een scanverzoek werkt

Vijf stappen, van het poststuk dat binnenkomt tot de scan die de klant kan bekijken.

Hoe een scan van een poststuk wordt aangevraagd, uitgevoerd en opgeslagen
  1. Gesloten gefotografeerdDe buitenkant van het poststuk wordt vastgelegd bij de registratie.
  2. De klant vraagt een scan aanDe aanvraag wordt vastgelegd bij het poststuk.
  3. Geopend door een medewerkerWie het poststuk heeft geopend, en wanneer, wordt vastgelegd.
  4. Inhoud gescandDe scan wordt toegevoegd aan het dossier van hetzelfde poststuk, waar de klant deze kan bekijken.
  5. Het origineel volgt zijn opdrachtBewaard voor afhalen, doorgestuurd, versnipperd of gerecycled, zoals de klant kiest.
Er wordt niets geopend tot de klant erom vraagt, en de aanvraag blijft in het dossier staan.

Het vastgelegde verzoek is wat het openen van het poststuk toestaat. Het wordt bij het poststuk zelf bewaard, dus als een klant een scan ooit ter discussie stelt, laat het dossier zien wie erom heeft gevraagd en wanneer.

Eerst fotograferen, alleen op verzoek scannen

De meeste poststukken hoeven helemaal niet te worden geopend.

Elk poststuk wordt bij registratie gesloten gefotografeerd. De foto laat de klant de afzender en het soort poststuk zien, en in veel gevallen is dat genoeg om te beslissen wat ermee moet gebeuren.

Klanten vragen doorgaans maar voor een klein deel van de poststukken een scan aan. Reclamepost wordt gerecycled en routinepost wordt doorgestuurd. Zo blijft het scanwerk beheersbaar en betalen klanten niet voor scans die ze niet nodig hebben.

De foto voorkomt ook de meeste telefoontjes met de vraag "wat is er voor mij binnengekomen?", omdat de klant het antwoord in zijn melding ziet.

Een medewerker van de postkamer scant een document op een flatbedscanner in de postkamer van een virtueel kantoor, met daarachter stellingen met dozen die per reeks postbusnummers zijn gelabeld

Controles die in het scanproces zijn ingebouwd

Scannen betekent de post van klanten openen. Daarom is het proces gebouwd rond toestemming en verantwoording.

  • Alleen geopend op verzoek

    Poststukken blijven gesloten totdat de klant om een scan vraagt. Het verzoek wordt bij het poststuk vastgelegd.

  • De medewerker wordt vastgelegd

    Wie het poststuk heeft geopend, en wanneer, wordt samen met de scan bewaard.

  • Aparte bevoegdheden voor medewerkers

    Medewerkers die post registreren hebben niet automatisch toegang tot gescande inhoud.

  • De scan blijft bij het poststuk

    De scan zit in het dossier van het poststuk en wordt niet per e-mail verstuurd, zodat hij later altijd terug te vinden is.

  • Het origineel wordt apart afgehandeld

    Na het scannen wordt het papier bewaard, doorgestuurd, versnipperd of gerecycled, als een tweede vastgelegde instructie.

  • De doorlooptijd wordt gemeten

    De tijd van verzoek tot scan wordt vastgelegd, zodat u uw serviceniveau kunt zien en bijsturen.

Bekijk beveiliging en compliance Naar het Trust Centre (Engels)

Wat er met het origineel gebeurt

Een scanverzoek en de afhandeling van het papieren origineel zijn aparte instructies. Na het scannen kan het origineel worden bewaard om af te halen, worden doorgestuurd naar de klant, worden versnipperd of worden gerecycled, en de klant kiest welke.

Elke optie wordt bij het poststuk vastgelegd, zodat het dossier beide vragen beantwoordt: wat er in het document stond en waar het papier is gebleven. Originelen blijven belangrijk voor ondertekende contracten, certificaten en alles wat fysiek moet worden getoond.

Wordt het origineel doorgestuurd, dan beschrijft de pagina over het doorsturen van post hoe de bestemming, de vervoerder en de portokosten worden vastgelegd. Wordt het vernietigd, dan laat de vastgelegde instructie zien dat de klant erom heeft gevraagd.

Veelgestelde vragen

Alles wat u wilt weten voordat u contact opneemt.

Wat is post scannen?

Post scannen beheert scanverzoeken in een virtueel kantoor of postbusservice. Vraagt een klant om een scan, dan opent een medewerker het poststuk, scant de inhoud en voegt het bestand toe aan het dossier van het poststuk, waar de klant het kan bekijken.

Opent Traizr post automatisch?

Nee. Poststukken worden bij registratie gesloten gefotografeerd. Een poststuk wordt alleen geopend als de klant om een scan vraagt, en dat verzoek wordt bij het poststuk vastgelegd.

Waarom wordt eerst de buitenkant gefotografeerd?

De foto laat de klant de afzender en het soort poststuk zien, en vaak is dat al genoeg om te beslissen wat ermee moet gebeuren. Zo worden de meeste poststukken afgehandeld zonder dat ze worden geopend.

Wie wordt vastgelegd als degene die een poststuk heeft geopend?

De medewerker die de scan heeft uitgevoerd, met datum en tijd. Dit wordt in het dossier van het poststuk bewaard, samen met het verzoek van de klant.

Waar komt de scan terecht?

De scan wordt toegevoegd aan het dossier van het poststuk, naast de foto, het verzoek en de gegevens over de afhandeling. Hij blijft beschikbaar zolang het dossier wordt bewaard, en de klant kan hem in zijn account bekijken.

Doet Traizr aan OCR of haalt het gegevens uit scans?

Nee. Traizr bewaart de scan als afbeelding bij het poststuk. Het haalt geen tekst of gegevens uit het document. Zoeken gebeurt op klant, afzender, datum en instructie.

Wat gebeurt er na het scannen met het origineel?

De klant kiest: bewaren om af te halen, doorsturen, versnipperen of recyclen. Dat is een aparte instructie, los van de scan, en die wordt op dezelfde manier vastgelegd.

Mag u de post van klanten openen en scannen?

Post openen in opdracht van de geadresseerde is gangbare praktijk bij virtuele kantoren, en het vastgelegde verzoek is de toestemming daarvoor. Juist omdat het briefgeheim de post van uw klanten beschermt, telt die gedocumenteerde opdracht van de klant. De regels verschillen per land, dus bespreek uw eigen situatie met uw eigen adviseurs en leg de afspraak vast in de klantovereenkomst.

Kan een klant een doorlopende scaninstructie instellen?

U kunt scannen als standaardinstructie aanbieden. Doet u dat, maak het dan uitdrukkelijk duidelijk in de klantovereenkomst, want het betekent dat elk binnenkomend poststuk wordt geopend, ook persoonlijke post.

Hoe snel moet een scan klaar zijn?

Dat hangt af van het serviceniveau dat u aanbiedt. Traizr legt de tijd vast tussen het verzoek en het moment dat de scan beschikbaar is, per poststuk en in totaal, zodat u uw doorlooptijd kunt meten en bijsturen.

Heeft u een speciale scanner nodig?

Nee. De meeste aanbieders gebruiken de documentscanner of het multifunctionele apparaat dat ze al hebben. De taak van Traizr is het bestand aan de juiste klant en het juiste poststuk te koppelen.

Is dit hetzelfde als een digitale postkamer?

Op deze website niet. Sommige leveranciers bedoelen met "digitale postkamer" het scannen en met OCR verwerken van binnenkomende post, maar hier volgt een digitale postkamer fysieke leveringen door een gebouw zonder ze te openen. Deze pagina gaat over het openen en scannen van de inhoud op verzoek van de klant.

Kunt u voorkomen dat medewerkers scans zien?

Ja. Openen en scannen is een aparte bevoegdheid, los van het registreren van post. Medewerkers die post registreren hebben daardoor niet automatisch toegang tot gescande inhoud.

Niets op deze pagina is juridisch advies. De regels voor het openen van post en voor adresdiensten verschillen per land. Bespreek uw eigen situatie met uw eigen adviseurs.

De overige pagina's van het virtueel kantoor cluster

Begin met het overzicht, of ga direct naar het onderdeel dat u nodig heeft.

Klaar om uw gebouw te vereenvoudigen ?

We laten u zien hoe een scan wordt aangevraagd, uitgevoerd en opgeslagen in het dossier van het poststuk. Ongeveer 20 minuten.

Plan een demo Lees het overzicht