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Virtual Office

Software für virtuelle Postfächer: Konten, Nummerierung und Posteingang für Betreiber

Ein Postfach, das mit eingehender Post arbeitet, statt sie nur aufzubewahren. Jeder Kunde erhält ein eigenes virtuelles Postfach, sieht, was eingegangen ist, und legt fest, was damit geschehen soll.

Einen Überblick über den Betrieb eines virtuellen Büros gibt die Seite - Virtual-Office-Software

  • Ein eigenes Postfach je Kunde
  • Kunden sehen die Sendung, bevor sie entscheiden
  • Vollständiger Postverlauf bleibt erhalten
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Eine Postfach-Übersicht in Traizr, mit jeder eingegangenen Sendung im Postfach des jeweiligen Kunden, der vom Kunden angeforderten Aktion und dem Stand dieser Anforderung
Jede Sendung bei dem Postfach, für das sie eingegangen ist, mit Anweisung und Status.

Was ein virtuelles Postfach ist

Ein virtuelles Postfach gibt einem Kunden ein Postfach an Ihrer Geschäftsadresse, ohne dass er das Gebäude betreten muss. Post trifft ein, Ihr Team fotografiert sie und erfasst sie im Postfach des Kunden, und der Kunde sieht sie online. Dann entscheidet er, ob die einzelne Sendung gescannt, weitergeleitet, geschreddert oder recycelt werden soll.

Software für virtuelle Postfächer hält diesen Ablauf geordnet. Sie erfasst jede Sendung im richtigen Postfach, versendet die Benachrichtigungen, verfolgt jede Anweisung bis zur Erledigung und bewahrt den Verlauf an einem durchsuchbaren Ort auf.

Traizr ist Software für Betreiber. Wir vermieten keine Postfächer, stellen keine Adressen bereit und nehmen für niemanden Post entgegen. Diese Seite richtet sich an Business Center, Coworking Spaces, Bürodienstleister und Postfachanbieter, die diese Leistungen für ihre eigenen Kunden erbringen.

Wie sich ein virtuelles Postfach von einem klassischen Postfach unterscheidet

Ein klassisches Postfach bewahrt Post auf, bis der Inhaber sie abholt. Ein virtuelles Postfach zeigt dem Inhaber seine Post aus der Ferne und lässt ihn entscheiden, was mit jeder Sendung geschehen soll. Weil der Inhaber vielleicht nie vor Ort ist, muss die Software Sendungen fotografieren, Benachrichtigungen versenden und jede Anweisung festhalten. Ein Service mit Abholung braucht das alles nicht.

Viele Betreiber bieten beides an. Wenn Sie eine Anlage mit Abholung betreiben, deckt die Postfach-Verwaltungssoftware dieses Modell ab.

Wie Post durch ein virtuelles Postfach läuft

Jede Sendung durchläuft dieselben Schritte, vom Eingang bis zur Erledigung.

Die Schritte, die jede Virtual-Office-Sendung durchläuft, vom Eingang bis zur Erledigung
  1. Sendung trifft einEin Brief oder Paket wird an Ihre Adresse für einen Ihrer Kunden zugestellt.
  2. Fotografiert und erfasstIhr Team fotografiert die ungeöffnete Sendung und erfasst sie im Kundenkonto. Nichts wird geöffnet.
  3. Kunde wird benachrichtigtEine Benachrichtigung mit dem Foto geht per App, E-Mail oder SMS an den Kunden.
  4. Kunde entscheidetEr wählt Scannen, Weiterleiten, Schreddern, Recyceln oder Abholung vor Ort, von überall aus.
  5. Team führt Anweisung ausDie Aktion wird ausgeführt und mit dem Namen des Mitarbeiters und der Uhrzeit festgehalten.
  6. Eintrag wird aktualisiertSendung, Anweisung, Aktion und eventuelles Porto werden im Kundenkonto gespeichert.
Jede Sendung durchläuft dieselben sechs Schritte, egal ob Brief oder Paket.

Durch das Foto erkennen Kunden die meisten Sendungen sofort, viele Entscheidungen fallen also, ohne dass etwas geöffnet wird.

Postfächer anlegen und nummerieren

Postfächer sind Datensätze in Traizr, deshalb sind sie schnell angelegt und einfach zu verwalten.

Ein neues Postfach ist in etwa einer Minute angelegt und kann von jedem Teammitglied mit der passenden Berechtigung erstellt werden. Es gibt keine Installation und keine Lizenz pro Postfach, für die Aufnahme eines neuen Kunden ist also keine technische Hilfe nötig.

Postfachnummern sind ein Feld im Kundendatensatz, Sie können Ihr bestehendes Nummernschema also behalten. Kunden behalten die Postfachnummern, die bereits auf ihren Geschäftspapieren stehen und bei Dritten hinterlegt sind.

Ein Kunde kann mehrere Postfächer führen, zum Beispiel für getrennte Firmennamen oder eine zweite Adresse. Die Postfächer bleiben mit demselben Kundendatensatz verknüpft, sodass Nutzungs- und Abrechnungsdaten zusammenbleiben.

Ein Mitarbeiter der Poststelle scannt ein Dokument an einem Flachbettscanner, dahinter Regale mit Boxen, die nach Postfachnummern-Bereichen beschriftet sind, davor ein wartendes Paket auf der Arbeitsfläche

Was der Kunde sieht

Kunden melden sich über die App oder den Browser in ihrem eigenen Postfach an. Sie sehen jede Sendung, fotografiert beim Eingang, die Anweisungen, die sie erteilt haben, und den Verlauf von allem, was für sie bearbeitet wurde. Die Post anderer Kunden können sie nicht sehen.

Benachrichtigungen gehen per App, E-Mail oder SMS an den Kunden, sobald neue Sendungen eintreffen. Kunden müssen also nicht bei Ihrem Team anrufen, um zu fragen, ob etwas angekommen ist.

Die fünf Aktionen sind Scannen, Weiterleiten, Schreddern, Recyceln und persönliche Abholung. Jede wird mit der ausgeführten Aktion, dem Teammitglied, das sie erledigt hat, und der Uhrzeit festgehalten. Postscan und Postweiterleitung haben eigene Seiten mit allen Einzelheiten.

Der Bildschirm "Meine Post" in der Traizr-App, mit den eigenen Sendungen eines Postfach-Kunden, jeweils mit Foto, Eingangsdatum, Referenz und Status: wartet auf Anweisung, Scan angefordert oder Scan erhalten
Die eigene Ansicht des Kunden. Jede Sendung zeigt ein Foto, das Eingangsdatum und den Stand ihrer Anforderung.

Ein Postfach schließen

Konten lassen sich schließen, ohne dass der Nachweis über die bearbeitete Post verloren geht.

Wenn ein Kunde geht, wird sein Postfach geschlossen. Oft trifft danach noch eine Weile Post ein, von Banken, Versicherungen und anderen Stellen, die noch die alte Adresse führen.

Neue Sendungen für ein geschlossenes Postfach werden markiert. Ihr Team sieht sofort, dass das Konto nicht mehr aktiv ist und die Sendung gesondert behandelt werden muss, statt sie normal zu verarbeiten.

Der Verlauf bleibt erhalten. Sendungen, Scans und Anweisungen bleiben nach der Schließung durchsuchbar, eine Frage eines ehemaligen Kunden lässt sich also weiterhin aus den Einträgen beantworten.

Wie lange Sie Post für einen ausgeschiedenen Kunden aufbewahren und was danach damit geschieht, ist eine Frage Ihrer eigenen Regelung, nicht der Software. Der Betreiber-Leitfaden behandelt die Aufbewahrung und die anderen Regeln, die Sie früh festlegen sollten.

Was jedes Postfach enthält

Alles im Standard enthalten. Keine Funktionsstufen und keine Lizenz pro Postfach.

  • Ein eigener Posteingang

    Jeder Kunde sieht seine eigene Post am Smartphone oder im Browser, und sonst nichts.

  • Ein Foto jeder Sendung

    Sendungen werden beim Erfassen ungeöffnet fotografiert.

  • Fünf Aktionen

    Scannen, Weiterleiten, Schreddern, Recyceln oder persönliche Abholung, jeweils festgehalten mit dem Ausführenden und der Uhrzeit.

  • Mehrere Postfächer je Kunde

    Getrennte Firmennamen oder Adressen, geführt unter einem Kundendatensatz.

  • Abholung vor Ort

    Kunden können Sendungen abholen, die Übergabe wird per QR-Code festgehalten.

  • Geschlossene Konten markiert

    Post für ein geschlossenes Postfach wird markiert, und der vollständige Verlauf bleibt erhalten.

Alle Funktionen von Traizr

Virtuelles Postfach oder klassisches Postfach?

Viele Betreiber bieten beides an. Die Tabelle zeigt die praktischen Unterschiede.

Klassisches PostfachVirtuelles Postfach
Bewahrt Post auf, bis sie abgeholt wirdArbeitet mit der Post, auf Anweisung des Kunden
Der Kunde kommt zur AdresseDer Kunde muss nie vor Ort sein
Begrenzt durch ÖffnungszeitenAnweisungen jederzeit und von überall
Die Kapazität ist die Größe des FachsDie Kapazität ist die Bearbeitungszeit Ihres Teams
Nur der Eingang muss erfasst werdenAnweisung, Aktion, Mitarbeiter und Porto werden alle erfasst
Der Erlös ist die Miete für das FachDer Erlös ist die Miete plus die berechnete Bearbeitung

Häufig gestellte Fragen

Alles, was Sie wissen sollten, bevor Sie Kontakt aufnehmen.

Was ist Software für virtuelle Postfächer?

Software für virtuelle Postfächer betreibt einen Postfachservice. Jeder Kunde hat ein Postfach an der Adresse des Betreibers. Eingehende Post wird fotografiert und dem richtigen Postfach zugeordnet, der Kunde wird benachrichtigt, und seine Anweisung, die Sendung zu scannen, weiterzuleiten, zu schreddern, zu recyceln oder persönlich abzuholen, wird festgehalten und ausgeführt.

Stellt Traizr mir ein virtuelles Postfach bereit?

Nein. Traizr ist Software für die Betreiber von Postfachservices. Wir vermieten keine Postfächer, stellen keine Adressen bereit und nehmen keine Post entgegen. Wenn Sie eine Postadresse suchen, brauchen Sie einen Virtual-Office- oder Postfachanbieter. Wenn Sie selbst Betreiber sind, ist Traizr die Software, mit der Sie den Service betreiben.

Worin unterscheidet sich ein virtuelles Postfach von einem klassischen Postfach?

Ein klassisches Postfach bewahrt Post auf, bis der Inhaber sie abholt. Ein virtuelles Postfach zeigt dem Inhaber seine Post aus der Ferne und lässt ihn entscheiden, was mit jeder Sendung geschehen soll. Viele Betreiber bieten beides an. Wenn Sie eine Anlage mit Abholung betreiben, deckt die Postfach-Verwaltungssoftware dieses Modell ab.

Wie werden Postfächer nummeriert?

Die Nummerierung legen Sie selbst fest. Die Postfachnummer ist ein Feld im Kundendatensatz, ein bestehendes Schema kann also genau so bleiben, wie es ist, und Kunden behalten die Nummern, die bereits auf ihren Geschäftspapieren stehen.

Kann ein Kunde mehrere Postfächer haben?

Ja. Ein Kunde mit mehreren Firmennamen oder mit Registrierungen an mehreren Ihrer Adressen kann mehrere Postfächer unter einem Kundendatensatz führen. Nutzung und Verlauf bleiben für Abrechnung und Auswertung zusammen.

Was sieht der Kunde genau?

Nur sein eigenes Postfach: die wartenden Sendungen, ein Foto jeder Sendung, die Anweisungen, die er erteilt hat, und seinen vollständigen Verlauf. Kunden können die Post anderer Kunden nicht sehen.

Was passiert, wenn ein Kunde sein Postfach schließt?

Das Konto wird geschlossen, und Post, die danach noch eintrifft, wird für gesonderte Bearbeitung markiert, statt normal verarbeitet zu werden. Wie lange Sie diese Post aufbewahren, richtet sich nach Ihrer eigenen Regelung, und der Betreiber-Leitfaden zeigt, wie Betreiber damit umgehen.

Bleibt der Verlauf erhalten, nachdem ein Postfach geschlossen wurde?

Ja. Nach der Schließung werden keine neuen Sendungen mehr für das Postfach verarbeitet, aber der vollständige Verlauf aus Sendungen, Scans und Anweisungen bleibt gespeichert. Spätere Fragen ehemaliger Kunden lassen sich so weiterhin beantworten.

Kann ein Kunde zu einer anderen Adresse wechseln?

Ja. Die Adresse ist ein Feld im Kundendatensatz, ein Kunde kann also zwischen Ihren Adressen wechseln, ohne seinen Postverlauf zu verlieren. Für Betreiber mit mehreren Adressen beschreibt die Geschäftsadressen-Verwaltung die weitere Einrichtung.

Wie lange dauert es, ein Postfach anzulegen?

Etwa eine Minute. Jedes Teammitglied mit der passenden Berechtigung kann ein Postfach anlegen, und es muss nichts installiert oder pro Postfach lizenziert werden.

Gibt es eine Grenze für die Zahl der Postfächer?

Nein. Postfächer sind Datensätze und keine Installationen. Die praktische Grenze ist die Kapazität Ihres eigenen Teams, die Post zu bearbeiten.

Können Kunden ihre Post persönlich abholen?

Ja. Kunden vor Ort können Sendungen abholen, statt sie weiterleiten zu lassen. Die Übergabe wird mit einem QR-Code in der App festgehalten.

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Wir zeigen Ihnen, wie ein Postfach angelegt wird, wie eine Sendung darauf erfasst wird und wie eine Anweisung ausgeführt wird. Etwa 20 Minuten.

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