Gestion du courrier entrant : enregistrer chaque livraison dans votre bâtiment

La gestion du courrier entrant est une salle du courrier où chaque livraison est enregistrée. Chaque envoi est enregistré à son arrivée, associé à un destinataire et suivi jusqu'à son retrait, avec une signature ou une photographie à la remise. Le courrier lui-même reste physique ; c'est son enregistrement qui devient numérique.

Non. Certains prestataires emploient "courrier numérique" pour parler de lettres numérisées en fichiers. Sur cette page, l'expression désigne le suivi des livraisons physiques dans un bâtiment, sans que rien ne soit ouvert. Si vous avez besoin d'un courrier ouvert et numérisé à la demande, consultez le logiciel de numérisation du courrier.

Non. La gestion du courrier entrant numérise l'enregistrement, pas le courrier. Les enveloppes et les colis restent physiques. Ce qui devient numérique, c'est la réponse aux questions : où se trouve un envoi, à qui il appartient et quand il est arrivé.

Quelques jours plutôt que des mois. Il n'y a pas de matériel à installer, et le déroulement reprend ce que l'équipe fait déjà. Le plus long est en général de préparer une liste de destinataires à jour.

Un téléphone ou une tablette. Les envois sont enregistrés avec l'appareil photo, il n'y a donc ni douchette ni terminal à acheter. Certains sites ajoutent une imprimante d'étiquettes, mais elle n'est pas indispensable.

Oui, parce que l'enregistrement est rapide. Un envoi est enregistré en quelques secondes sur un téléphone : l'enregistrement se fait en traitant le courrier, pas en plus du travail. Un processus lent serait abandonné les jours chargés, c'est pourquoi la vitesse à l'arrivée compte le plus.

Surveillez deux chiffres : combien de temps les envois attendent avant d'être retirés, et combien de questions le personnel reçoit sur du courrier introuvable. Les deux devraient baisser dès le premier mois. Si les temps d'attente ne baissent pas, vérifiez que les notifications atteignent bien les destinataires.

Non. Le facteur décisif est le nombre de personnes qui manipulent le courrier, pas le volume. Dès que la personne qui a réceptionné une livraison n'est pas celle qui répond aux questions à son sujet, un enregistrement partagé devient nécessaire. Beaucoup d'organisations de cinquante personnes ou moins gèrent leur courrier entrant de cette façon.

Oui. Tous les sites remontent dans un seul tableau de bord, et les envois qui circulent entre bâtiments sont suivis pendant le trajet. Si un envoi change régulièrement de mains plusieurs fois avant d'atteindre son destinataire, chacune de ces remises internes peut aussi être enregistrée.

Oui. Les lettres recommandées, les documents juridiques, les boîtes d'échantillons et les transferts internes suivent les mêmes étapes : enregistrés, associés, notifiés et remis avec preuve.

Non. Ce qui compte, c'est que chaque envoi soit enregistré à son arrivée, que ce soit à l'accueil, au quai de déchargement ou dans un local courrier séparé. Les petits sites font l'enregistrement au comptoir de l'accueil, avec le même déroulement et le même enregistrement pour chaque envoi.

Le courrier des clients qui ne sont pas sur place est traité par un logiciel de bureau virtuel : le client voit ce qui est arrivé et choisit ce qu'il faut en faire. La plupart des centres d'affaires gèrent les deux à partir de la même livraison du matin.