Demo aanvragen

Digitale postkamer

Digitale postkamer: wat het is en hoe u die opzet in uw gebouw

Een digitale postkamer registreert elke levering in uw gebouw. Poststukken worden bij aankomst op een telefoon geregistreerd, ontvangers krijgen automatisch bericht, en het afhalen wordt vastgelegd.

  • Bij aankomst geregistreerd
  • Ontvangers krijgen automatisch bericht
  • Afhalen vastgelegd
Plan een demo Bekijk de producttour
Een digitale postkamer in bedrijf: leveringen worden bij aankomst geregistreerd en gekoppeld aan de mensen voor wie ze bestemd zijn, in plaats van op een plank te liggen waar iemand ze moet onthouden

Wat een digitale postkamer eigenlijk is

Een digitale postkamer is een postkamer waarin elke levering wordt geregistreerd. Elk poststuk wordt bij aankomst geregistreerd, gekoppeld aan een ontvanger en gevolgd tot het is afgehaald. De post zelf blijft fysiek; de registratie ervan wordt digitaal.

Die registratie beantwoordt de vragen die een papieren postboek niet kan beantwoorden: waar een poststuk is, van wie het is, wanneer het is aangekomen en of het is afgehaald. Er wordt niets geopend en er wordt niets omgezet in een bestand.

Eén punt dat vaak voor verwarring zorgt. Sommige aanbieders bedoelen met "digitale postkamer" het scannen van brieven naar bestanden met OCR. Dat is een andere dienst. Op deze pagina betekent een digitale postkamer het volgen van fysieke leveringen door een gebouw, waarbij niets wordt geopend. Wilt u dat de inhoud van post wordt vastgelegd, kijk dan bij post scannen.

Waarom papieren postboeken tekortschieten

Een postboek legt vast dat er iets is aangekomen, maar het stuurt geen bericht naar de ontvanger, bewijst geen afhaling en is niet doorzoekbaar. Op drukke dagen worden regels overgeslagen, stapelen pakketten zich op, en een vraag beantwoorden betekent terugbladeren door handgeschreven pagina's.

Software sluit die gaten door het versturen van meldingen en het bewijs van afhalen onderdeel te maken van dezelfde registratiestap. Zo houdt de registratie zichzelf bij terwijl het werk wordt gedaan.

Zo is een digitale postkamer opgebouwd

Vijf momenten, bij elk poststuk. Gaat het eerste snel, dan volgt de rest vanzelf; gaat het traag, dan gebeurt geen van alle.

De vijf momenten waarop een bezorging in een gebouw wordt vastgelegd
  1. Het komt aanEen koerier bezorgt bij de receptie, het laadperron of de postkamer.
  2. Geregistreerd op een telefoonHet poststuk wordt in enkele seconden geregistreerd tijdens het uitladen. Er is geen aparte apparatuur nodig.
  3. Gekoppeld aan een ontvangerHet wordt gekoppeld aan een persoon, een bureau of een afdeling.
  4. De ontvanger krijgt berichtEr wordt automatisch een melding verstuurd, zodat mensen komen afhalen zonder dat iemand erachteraan moet.
  5. Afgehaald, met bewijsEen handtekening of foto bij de overdracht maakt het dossier compleet.
Er wordt niets geopend. Het dossier gaat over de route van het poststuk, niet over de inhoud.

Ontvangst

Poststukken worden bij aankomst op een telefoon geregistreerd. Dat duurt enkele seconden per poststuk, en dat is belangrijk, want een traag proces wordt op drukke ochtenden overgeslagen.

Koppelen en melden

Elk poststuk wordt gekoppeld aan een ontvanger, die automatisch bericht krijgt. Ontvangers halen hun pakketten zelf op zonder dat iemand erachteraan moet, en zo blijven de planken leeg.

Afhalen en bewijs

Bij de overdracht wordt een handtekening of foto vastgelegd. De registratie van het poststuk toont daarna de volledige route, van aankomst tot afhalen.

Een receptiemedewerker registreert een binnenkomend pakket op een telefoon aan de balie van de postkamer, met op het scherm erachter de lijst met binnengekomen post en op de balie gesloten pakketten, pakjes en brieven die nog geregistreerd moeten worden

Invoeren zonder het werk te verstoren

Begin met binnenkomende pakketten, want die geven de meeste wrijving, en laat het team eerst vertrouwd raken met registreren voordat er iets bij komt. Omdat de werkwijze aansluit op wat mensen al doen, draait het bij de meeste teams binnen een dag gewoon mee.

Het onderdeel dat voorbereiding vraagt, is de ontvangerslijst. Koppelen werkt alleen als de namen in het systeem overeenkomen met de namen op de pakketten. Controleer dus voor de start of de personeels- of bewonerslijst actueel is. Wordt die lijst in een ander systeem bijgehouden, dan kan een koppeling (Engels) met dat systeem de lijst automatisch actueel houden.

Aangetekende post, interne overdrachten, uitgaande poststukken en klanten van een virtueel kantoor kunnen later worden toegevoegd, zodra het basisproces staat. In de praktijk werkt deze volgorde het best: eerst pakketten, dan brievenpost, dan de rest. Het postkamerproces (Engels) beschrijft de volgorde stap voor stap.

Wat er verandert zodra elk poststuk een registratie heeft

  • "Waar is mijn pakket?" in seconden beantwoord

    Elk poststuk is vanaf elk apparaat op te zoeken, met de actuele status.

  • Niet-afgehaalde poststukken krijgen een herinnering

    Automatische herinneringen gaan naar iedereen die nog niet heeft afgehaald, zodat niets blijft liggen.

  • Bewijs van afhalen

    Bij de overdracht wordt een handtekening of foto vastgelegd en bij het poststuk opgeslagen.

  • Inzicht in volumes

    Zie hoeveel er binnenkomt, wanneer de pieken vallen en waar het naartoe gaat, zodat de bezetting aansluit op de werkelijkheid.

  • Meerdere gebouwen, één dashboard

    Alle locaties rapporteren samen, of apart wanneer u het detail nodig hebt.

  • Geen aparte apparatuur

    Het team werkt met een telefoon of tablet. Er is niets te kopen, op te hangen of te onderhouden.

Bekijk alle functies van Traizr

Hoe u meet of het werkt

Twee cijfers vertellen het grootste deel van het verhaal, en beide horen in de eerste maand te bewegen.

Hoe lang poststukken wachten tot ze worden afgehaald. De wachttijd beslaat het hele proces en is daarmee de beste losse maatstaf. Daalt hij niet, dan komt dat meestal doordat meldingen de ontvangers niet bereiken.

Hoeveel vragen het team krijgt over zoekgeraakte post. Elke vraag onderbreekt iemands werk, dus dit cijfer vertaalt zich direct in bespaarde tijd.

Ook het volume per dag en per uur is het bekijken waard, want het laat zien of de bezetting past bij de momenten waarop post echt binnenkomt. In onze analyse van 224.604 geregistreerde pakketten (Engels) is dat patroon duidelijk te zien, en rapportage en analyse (Engels) laat zien wat er per locatie beschikbaar is.

Waar een digitale postkamer ophoudt

Drie aangrenzende taken die op deze lijken en het niet zijn.

Poststukken die meer dan één keer van hand wisselen. Een pakket dat aan het laadperron wordt geregistreerd en daarna naar een afdeling, een verdieping of een ander gebouw wordt gebracht, gaat door meerdere overdrachten, en elke overdracht moet worden vastgelegd. Traizr legt zulke ketens vast met de interne volgfunctie voor poststukken.

Post voor mensen die niet in het gebouw zijn. Kan de ontvanger niet komen afhalen, dan ziet hij wat er is aangekomen en kiest hij wat ermee moet gebeuren. Dat is virtuelekantoorsoftware, en bedrijvencentra doen beide meestal vanuit dezelfde bezorgronde.

Het openen en scannen van de inhoud. Een digitale postkamer opent niets. De inhoud van een envelop vastleggen is post scannen, en dat gebeurt alleen op verzoek van de persoon van wie de post is.

Veelgestelde vragen

Alles wat u wilt weten voordat u contact opneemt.

Wat is een digitale postkamer?

Een digitale postkamer is een postkamer waarin elke levering wordt geregistreerd. Elk poststuk wordt bij aankomst geregistreerd, gekoppeld aan een ontvanger en gevolgd tot het is afgehaald, met een handtekening of foto bij de overdracht. De post zelf blijft fysiek; de registratie ervan wordt digitaal.

Is een digitale postkamer hetzelfde als post scannen?

Nee. Sommige aanbieders bedoelen met "digitale postkamer" het scannen van brieven naar bestanden. Op deze pagina betekent het begrip het volgen van fysieke leveringen door een gebouw, waarbij niets wordt geopend. Wilt u dat post op verzoek wordt geopend en gescand, kijk dan bij post scannen.

Moeten we papierloos werken om een digitale postkamer te hebben?

Nee. Een digitale postkamer digitaliseert de registratie, niet de post. Enveloppen en pakketten blijven fysiek. Digitaal wordt het antwoord op de vragen waar een poststuk is, van wie het is en wanneer het is aangekomen.

Hoe lang duurt het opzetten?

Dagen in plaats van maanden. Er hoeft geen apparatuur te worden geïnstalleerd, en de werkwijze volgt wat het team al doet. Het meeste werk zit meestal in het voorbereiden van een actuele ontvangerslijst.

Welke apparatuur hebben we nodig?

Een telefoon of tablet. Poststukken worden met de camera geregistreerd, dus er hoeft geen scanner of terminal te worden gekocht. Sommige locaties voegen een labelprinter toe, maar nodig is die niet.

Gaat het postkamerteam het echt gebruiken?

Ja, omdat registreren snel gaat. Een poststuk is in enkele seconden op een telefoon geregistreerd, dus de registratie ontstaat tijdens het verwerken van de post en niet als extra werk. Een traag proces zou op drukke dagen worden overgeslagen; daarom weegt de snelheid bij de ontvangst het zwaarst.

Hoe meten we of het werkt?

Houd twee cijfers in de gaten: hoe lang poststukken wachten tot ze worden afgehaald, en hoeveel vragen het team krijgt over zoekgeraakte post. Beide horen in de eerste maand te dalen. Dalen de wachttijden niet, controleer dan of de meldingen de ontvangers bereiken.

Is een digitale postkamer alleen de moeite waard voor grote organisaties?

Nee. Doorslaggevend is hoeveel mensen de post verwerken, niet de hoeveelheid. Zodra de persoon die een levering heeft aangenomen niet dezelfde is als de persoon die er vragen over beantwoordt, is een gedeelde registratie nodig. Veel organisaties met vijftig mensen of minder werken met een digitale postkamer.

Kan hij meerdere gebouwen dekken?

Ja. Alle locaties rapporteren in één dashboard, en poststukken die tussen gebouwen reizen worden onderweg gevolgd. Wisselt een poststuk geregeld meerdere keren van hand voordat het de ontvanger bereikt, dan kan ook elke interne overdracht worden geregistreerd.

Werkt het ook voor post die geen pakket is?

Ja. Aangetekende brieven, juridische documenten, dozen met monsters en interne overdrachten doorlopen dezelfde stappen: geregistreerd, gekoppeld, gemeld en met bewijs overgedragen.

Heeft een digitale postkamer een aparte ruimte nodig?

Nee. Waar het om gaat is dat elk poststuk bij aankomst wordt geregistreerd, of dat nu bij de receptie, aan het laadperron of in een aparte postkamer gebeurt. Kleinere locaties registreren gewoon aan de receptiebalie, met dezelfde werkwijze en dezelfde registratie per poststuk.

Verwerkt een digitale postkamer ook post voor mensen die niet in het gebouw zijn?

Post voor klanten die niet op locatie zijn, loopt via virtuelekantoorsoftware: de klant ziet wat er is aangekomen en kiest wat ermee moet gebeuren. De meeste bedrijvencentra verwerken beide vanuit dezelfde ochtendbezorging.

Gerelateerde Traizr-softwarepagina's

Zelfde platform, ander vertrekpunt. Kies de pagina die het dichtst ligt bij wat u wilt oplossen.

Klaar om uw gebouw te vereenvoudigen ?

We registreren een poststuk, sturen de ontvanger een melding en leggen een afhaling vast, van begin tot eind. Ongeveer 20 minuten. Traizr doet dit al sinds 2013.

Plan een demo Bekijk de producttour