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Bureau virtuel

Logiciel de boîte postale virtuelle pour les opérateurs de bureaux virtuels

Une boîte postale virtuelle agit sur le courrier reçu au lieu de simplement le garder. Chaque client a sa propre boîte, voit ce qui est arrivé et dit ce qu'il faut en faire.

Pour une vue d'ensemble de la gestion d'un bureau virtuel, voir - Logiciel de bureau virtuel

  • Une boîte postale virtuelle par client
  • Le client voit l'envoi avant de choisir une action
  • Historique complet du courrier conservé
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Une file de courrier de boîtes postales virtuelles dans Traizr, listant chaque envoi enregistré dans la boîte du client concerné, avec l'action demandée par le client et l'avancement de cette demande
Chaque envoi dans la boîte pour laquelle il est arrivé, avec l'instruction et son statut.

Ce qu'est une boîte postale virtuelle

Une boîte postale virtuelle donne à un client une boîte à votre adresse professionnelle sans qu'il ait à se déplacer. Le courrier arrive, votre équipe le photographie et l'enregistre dans la boîte du client, et le client le consulte en ligne. Il choisit ensuite si chaque envoi doit être numérisé, réexpédié, détruit ou recyclé.

Le logiciel de boîte postale virtuelle garde ce processus en ordre. Il enregistre chaque envoi dans la bonne boîte, envoie les notifications, suit chaque instruction jusqu'à son exécution et conserve l'historique en un seul endroit consultable.

Traizr est un logiciel pour les opérateurs. Nous ne louons pas de boîtes, ne fournissons pas d'adresses et ne recevons de courrier pour personne. Cette page s'adresse aux centres d'affaires, espaces de coworking, bureaux équipés et sociétés de domiciliation qui fournissent ces services à leurs propres clients.

La différence entre une boîte postale virtuelle et une boîte postale classique

Une boîte postale classique garde le courrier jusqu'à ce que son titulaire vienne le chercher. Une boîte postale virtuelle montre au titulaire son courrier à distance et le laisse décider du sort de chaque envoi. Comme le titulaire ne vient peut-être jamais sur place, le logiciel doit photographier les envois, envoyer les notifications et enregistrer chaque instruction, ce dont un service avec retrait au guichet n'a pas besoin.

Beaucoup d'opérateurs proposent les deux. Si vous gérez une installation avec retrait au guichet, le logiciel de gestion de boîtes postales couvre ce modèle.

Le parcours du courrier dans une boîte postale virtuelle

Chaque envoi suit les mêmes étapes, de son arrivée à la fin de son traitement.

Les étapes que suit chaque envoi de bureau virtuel, de son arrivée à la fin de son traitement
  1. Il arriveUne lettre ou un colis est livré à votre adresse pour l'un de vos clients.
  2. Photographié et enregistréVotre équipe photographie l'envoi encore fermé et l'enregistre sur le compte du client. Rien n'est ouvert.
  3. Le client est notifiéUne notification avec la photographie est envoyée par application, e-mail ou SMS.
  4. Le client choisitIl choisit la numérisation, la réexpédition, la destruction, le recyclage ou le retrait sur place, où qu'il se trouve.
  5. Votre équipe exécute l'instructionL'action est effectuée et enregistrée avec le nom de la personne qui l'a faite et l'heure.
  6. Le dossier est mis à jourL'envoi, l'instruction, l'action et les frais de port éventuels sont conservés sur le compte du client.
Chaque envoi suit les mêmes six étapes, qu'il s'agisse d'une lettre ou d'un colis.

Grâce à la photographie, les clients reconnaissent la plupart des envois immédiatement, et beaucoup de décisions sont prises sans que rien ne soit ouvert.

Créer et numéroter les boîtes

Les boîtes sont des dossiers dans Traizr, elles sont donc rapides à créer et simples à gérer.

Une nouvelle boîte se crée en une minute environ, par tout membre de l'équipe qui a la permission voulue. Il n'y a ni installation ni licence par boîte, donc accueillir un nouveau client ne demande aucune aide technique.

Les numéros de boîte sont un champ du dossier client, vous pouvez donc garder votre système de numérotation actuel. Les clients gardent les numéros déjà imprimés sur leurs documents commerciaux et communiqués à des tiers.

Un client peut détenir plusieurs boîtes, par exemple pour des noms commerciaux distincts ou une seconde adresse. Les boîtes restent liées au même dossier client, les données d'utilisation et de facturation restent donc regroupées.

Un membre du service courrier numérise un document sur un scanner à plat, derrière lui des étagères avec des bacs étiquetés par plages de numéros de boîtes, et un colis en attente sur le comptoir

Ce que voit le client

Le client se connecte à sa propre boîte depuis l'application ou un navigateur. Il voit chaque envoi photographié à l'arrivée, les instructions qu'il a données et l'historique de tout ce qui a été traité pour lui. Il ne peut pas voir le courrier d'un autre client.

Les notifications partent par application, e-mail ou SMS dès qu'un nouvel envoi arrive. Les clients n'ont donc pas besoin d'appeler votre équipe pour savoir si quelque chose est arrivé.

Les cinq actions sont la numérisation, la réexpédition, la destruction, le recyclage et le retrait sur place. Chacune est enregistrée avec l'action effectuée, le membre de l'équipe qui l'a réalisée et l'heure. La numérisation du courrier et la réexpédition du courrier ont chacune leur propre page détaillée.

L'écran Mon courrier de l'application Traizr, avec les envois d'un client de boîte postale virtuelle, chacun avec sa photographie, sa date de réception, sa référence et son statut : en attente d'instruction, numérisation demandée ou numérisation reçue
La vue du client. Chaque envoi montre une photographie, sa date d'arrivée et l'avancement de sa demande.

Fermer une boîte

Un compte peut être fermé sans perdre la trace de ce qui a été traité.

Quand un client part, sa boîte est fermée. Le courrier continue souvent d'arriver pendant un certain temps, envoyé par des banques, des assureurs et d'autres organismes qui ont encore l'ancienne adresse.

Les nouveaux envois destinés à une boîte fermée sont signalés. L'équipe voit tout de suite que le compte n'est plus actif et que l'envoi doit être traité à part, au lieu de passer dans le circuit normal.

L'historique est conservé. Les envois, les numérisations et les instructions restent consultables après la fermeture, une question d'un ancien client trouve donc encore sa réponse dans le dossier.

La durée pendant laquelle vous gardez le courrier d'un client parti, et ce que vous en faites ensuite, relève de votre règle interne, pas du logiciel. Le guide de gestion traite de la conservation et des autres règles à fixer tôt.

Ce que chaque boîte comprend

Tout est inclus en standard. Pas de niveaux de fonctionnalités ni de licence par boîte.

  • Une boîte de réception client

    Chaque client voit son propre courrier depuis un téléphone ou un navigateur, et rien d'autre.

  • Une photographie de chaque envoi

    Les envois sont photographiés fermés au moment de leur enregistrement.

  • Cinq actions

    Numériser, réexpédier, détruire, recycler ou retirer sur place, chacune enregistrée avec la personne qui l'a faite et l'heure.

  • Plusieurs boîtes par client

    Des noms commerciaux ou des adresses distincts, tenus sous un même dossier client.

  • Retrait sur place

    Les clients peuvent venir chercher leurs envois, la remise est enregistrée avec un code QR.

  • Comptes fermés signalés

    Le courrier qui arrive pour une boîte fermée est signalé, et l'historique complet est conservé.

Voir toutes les fonctionnalités de Traizr

Boîte postale virtuelle ou boîte postale classique ?

Beaucoup d'opérateurs proposent les deux. Le tableau montre les différences pratiques.

Boîte postale classiqueBoîte postale virtuelle
Garde le courrier jusqu'à son retraitAgit sur le courrier, sur instruction du client
Le client se déplace jusqu'à l'adresseLe client peut ne jamais venir
Limitée par les horaires d'ouvertureInstructions données à toute heure, de n'importe où
La capacité est la taille du casierLa capacité est le temps de traitement de votre équipe
Seule l'arrivée doit être enregistréeInstruction, action, membre de l'équipe et frais de port sont tous enregistrés
Le revenu est la location du casierLe revenu est la location plus le traitement que vous facturez

Questions fréquentes

Tout ce qu'il faut savoir avant de nous contacter.

Qu'est-ce qu'un logiciel de boîte postale virtuelle ?

Un logiciel de boîte postale virtuelle fait tourner un service de boîtes postales virtuelles. Chaque client a une boîte à l'adresse de l'opérateur. Le courrier entrant est photographié et enregistré dans la bonne boîte, le client est notifié, et son instruction de numériser, réexpédier, détruire, recycler ou retirer l'envoi sur place est enregistrée puis exécutée.

Traizr me fournit-il une boîte postale virtuelle ?

Non. Traizr est un logiciel destiné aux opérateurs qui gèrent des services de boîtes postales virtuelles. Nous ne louons pas de boîtes, ne fournissons pas d'adresses et ne recevons pas de courrier. Si vous cherchez une adresse postale, il vous faut un opérateur de bureaux virtuels ou de domiciliation. Si vous êtes vous-même opérateur, Traizr est le logiciel avec lequel vous gérez le service.

Quelle est la différence entre une boîte postale virtuelle et une boîte postale classique ?

Une boîte postale classique garde le courrier jusqu'à ce que son titulaire vienne le chercher. Une boîte postale virtuelle montre au titulaire son courrier à distance et le laisse décider du sort de chaque envoi. Beaucoup d'opérateurs proposent les deux. Si vous gérez une installation avec retrait au guichet, le logiciel de gestion de boîtes postales couvre ce modèle.

Comment les boîtes sont-elles numérotées ?

C'est vous qui choisissez la numérotation. Le numéro de boîte est un champ du dossier client, un système de numérotation existant peut donc rester exactement tel quel, et les clients gardent les numéros déjà imprimés sur leurs documents commerciaux.

Un client peut-il avoir plusieurs boîtes ?

Oui. Un client qui a plusieurs noms commerciaux, ou qui est domicilié à plusieurs de vos adresses, peut détenir plusieurs boîtes sous un même dossier client. Son utilisation et son historique restent regroupés pour la facturation et les rapports.

Que voit exactement le client ?

Uniquement sa propre boîte : les envois en attente, une photographie de chacun, les instructions qu'il a données et son historique complet. Un client ne peut pas voir le courrier d'un autre client.

Que se passe-t-il quand un client ferme sa boîte ?

Le compte est fermé, et le courrier qui arrive ensuite est signalé pour un traitement à part au lieu d'être traité normalement. La durée pendant laquelle vous conservez ce courrier dépend de votre propre règle interne, et le guide de gestion montre comment les opérateurs s'y prennent.

L'historique est-il conservé après la fermeture d'une boîte ?

Oui. Après la fermeture, plus aucun nouvel envoi n'est traité dans la boîte, mais l'historique complet des envois, des numérisations et des instructions est conservé. Une question posée plus tard par un ancien client trouve donc encore sa réponse.

Un client peut-il être rattaché à une autre adresse ?

Oui. L'adresse est un champ du dossier client, un client peut donc passer d'une de vos adresses à une autre sans perdre son historique de courrier. Pour les opérateurs qui ont plusieurs adresses, la gestion des adresses professionnelles décrit l'organisation d'ensemble.

Combien de temps faut-il pour créer une boîte ?

Environ une minute. Tout membre de l'équipe qui a la permission voulue peut en créer une, et il n'y a rien à installer ni de licence par boîte.

Y a-t-il une limite au nombre de boîtes que nous pouvons gérer ?

Non. Les boîtes sont des dossiers, pas des installations. La limite pratique est la capacité de votre propre équipe à traiter le courrier.

Les clients peuvent-ils retirer leur courrier sur place ?

Oui. Les clients proches peuvent venir chercher leurs envois au lieu de les faire réexpédier. La remise est enregistrée au moment de l'échange avec un code QR dans l'application.

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Nous vous montrons comment une boîte est créée, comment un envoi y est enregistré et comment une instruction est exécutée. Environ 20 minutes.

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