Demo aanvragen

Virtueel kantoor

Virtuelepostbussoftware voor aanbieders van virtuele kantoren

Een postbus die iets doet met binnengekomen post, in plaats van die alleen te bewaren. Elke klant krijgt een eigen virtuele postbus, ziet wat er is binnengekomen en geeft aan wat ermee moet gebeuren.

Een overzicht van het runnen van een virtueel kantoor vindt u op - Virtuelekantoorsoftware

  • Een eigen virtuele postbus per klant
  • Klanten zien het poststuk voordat ze kiezen
  • Volledige postgeschiedenis blijft bewaard
Demo boeken Bekijk de producttour
Een overzicht van virtuele postbussen in Traizr, met elk binnengekomen poststuk in de postbus van de juiste klant, de actie die de klant heeft gevraagd en hoe ver die aanvraag is
Elk poststuk bij de postbus waarvoor het is binnengekomen, met de opdracht en de status.

Wat een virtuele postbus is

Een virtuele postbus geeft een klant een postbus op uw zakelijke adres, zonder dat de klant het gebouw hoeft te bezoeken. Post komt binnen, uw team fotografeert die en registreert die in de virtuele postbus van de klant, en de klant bekijkt die online. Daarna kiest de klant per poststuk of het gescand, doorgestuurd, versnipperd of gerecycled moet worden.

Virtuelepostbussoftware houdt dat proces geordend. De software registreert elk poststuk in de juiste postbus, verstuurt de meldingen, volgt elke opdracht tot die is afgerond en bewaart de geschiedenis op een doorzoekbare plek.

Traizr is software voor aanbieders. Wij verhuren geen postbussen, leveren geen adressen en nemen voor niemand post in ontvangst. Deze pagina is voor bedrijvencentra, coworkingruimtes, kantoordienstverleners en postbusaanbieders die deze diensten aan hun eigen klanten leveren.

Het verschil tussen een virtuele postbus en een fysieke postbus

Een fysieke postbus bewaart post tot de houder die komt afhalen. Een virtuele postbus laat de houder zijn post op afstand zien en laat hem beslissen wat er met elk poststuk gebeurt. Omdat de houder misschien nooit langskomt, moet de software poststukken fotograferen, meldingen versturen en elke opdracht vastleggen. Een dienst waar post wordt afgehaald heeft dat allemaal niet nodig.

Veel aanbieders bieden beide aan. Beheert u een faciliteit waar klanten hun post komen afhalen, dan dekt postbus beheer software dat model af.

Hoe post door een virtuele postbus loopt

Elk poststuk doorloopt dezelfde stappen, van aankomst tot afronding.

De stappen die elk poststuk in een virtueel kantoor doorloopt, van aankomst tot afronding
  1. Het komt aanEen brief of pakket wordt bezorgd op uw adres voor een van uw klanten.
  2. Gefotografeerd en geregistreerdUw medewerkers fotograferen het gesloten poststuk en registreren het op het account van de klant. Er wordt niets geopend.
  3. De klant krijgt berichtEr wordt een melding met de foto verstuurd via de app, e-mail of sms.
  4. De klant kiestDe klant kiest scannen, doorsturen, versnipperen, recyclen of persoonlijk afhalen, vanaf elke plek.
  5. Medewerkers voeren de opdracht uitDe actie wordt uitgevoerd en vastgelegd met de naam van de medewerker en het tijdstip.
  6. Het dossier wordt bijgewerktHet poststuk, de opdracht, de actie en eventuele portokosten worden opgeslagen op het account van de klant.
Elk poststuk doorloopt dezelfde zes stappen, of het nu een brief of een pakket is.

Door de foto herkennen klanten de meeste poststukken meteen, dus veel keuzes worden gemaakt zonder dat er iets wordt geopend.

Virtuele postbussen aanmaken en nummeren

Postbussen zijn records in Traizr, dus ze zijn snel aangemaakt en eenvoudig te beheren.

Een nieuwe virtuele postbus is in ongeveer een minuut aangemaakt en kan worden toegevoegd door elke medewerker met de juiste rechten. Er is geen installatie en geen licentie per postbus, dus het aanmelden van een nieuwe klant vraagt geen technische hulp.

Postbusnummers zijn een veld in het klantdossier, dus u kunt uw bestaande nummerschema houden. Klanten behouden de postbusnummers die al op hun briefpapier staan en bij derden bekend zijn.

Een klant kan meerdere virtuele postbussen hebben, bijvoorbeeld voor aparte handelsnamen of een tweede adres. De postbussen blijven gekoppeld aan hetzelfde klantdossier, zodat gebruiks- en factuurgegevens bij elkaar blijven.

Een postkamermedewerker scant een document op een flatbedscanner, met daarachter stellingen met dozen die per reeks postbusnummers zijn gelabeld en een pakket dat op de balie wacht

Wat de klant ziet

Klanten loggen via de app of de browser in op hun eigen virtuele postbus. Ze zien elk poststuk, gefotografeerd bij aankomst, de opdrachten die ze hebben gegeven en de geschiedenis van alles wat voor hen is afgehandeld. De post van andere klanten kunnen ze niet zien.

Meldingen gaan via de app, e-mail of sms zodra er nieuwe post binnenkomt, dus klanten hoeven uw team niet te bellen om te vragen of er iets is aangekomen.

De vijf acties zijn scannen, doorsturen, versnipperen, recyclen en persoonlijk afhalen. Elke actie wordt vastgelegd met wat er is gedaan, de medewerker die het heeft afgerond en het tijdstip. Post scannen en post doorsturen hebben elk een eigen pagina met alle details.

Het scherm "Mijn post" in de Traizr-app, met de eigen poststukken van een klant met een virtuele postbus, elk met een foto, de datum van ontvangst, een referentie en de status: wacht op opdracht, scan aangevraagd of scan ontvangen
De eigen weergave van de klant. Elk poststuk toont een foto, de datum van aankomst en de stand van de aanvraag.

Een virtuele postbus afsluiten

Accounts kunnen worden afgesloten zonder dat het overzicht van de afgehandelde post verloren gaat.

Wanneer een klant vertrekt, wordt zijn virtuele postbus afgesloten. Vaak komt er daarna nog een tijd post binnen, van banken, verzekeraars en andere organisaties die het oude adres nog gebruiken.

Nieuwe poststukken voor een afgesloten postbus krijgen een markering. Uw team ziet meteen dat het account niet meer actief is en dat het poststuk apart moet worden behandeld, in plaats van dat het normaal wordt verwerkt.

De geschiedenis blijft bewaard. Poststukken, scans en opdrachten blijven na het afsluiten doorzoekbaar, dus een vraag van een oud-klant kan nog steeds op basis van het dossier worden beantwoord.

Hoe lang u post voor een vertrokken klant bewaart, en wat u er daarna mee doet, is een kwestie van uw eigen beleid, niet van de software. De beheergids behandelt het bewaren van post en de andere beleidskeuzes die u het best vroeg vastlegt.

Wat elke virtuele postbus omvat

Standaard inbegrepen. Geen functieniveaus en geen licentie per postbus.

  • Een eigen inbox

    Elke klant ziet zijn eigen post op een telefoon of in de browser, en verder niets.

  • Een foto van elk poststuk

    Poststukken worden ongeopend gefotografeerd bij het registreren.

  • Vijf acties

    Scannen, doorsturen, versnipperen, recyclen of persoonlijk afhalen, elk vastgelegd met wie het heeft afgerond en wanneer.

  • Meerdere postbussen per klant

    Aparte handelsnamen of adressen, ondergebracht in een klantdossier.

  • Persoonlijk afhalen

    Klanten kunnen poststukken afhalen, en de overdracht wordt vastgelegd met een QR-code.

  • Afgesloten accounts gemarkeerd

    Post voor een afgesloten postbus krijgt een markering, en de volledige geschiedenis blijft bewaard.

Bekijk alle functies van Traizr

Virtuele postbus of fysieke postbus?

Veel aanbieders bieden beide aan. De tabel toont de praktische verschillen.

Fysieke postbusVirtuele postbus
Bewaart post tot die wordt afgehaaldDoet iets met de post, op opdracht van de klant
De klant komt naar het adresDe klant hoeft nooit langs te komen
Beperkt door openingstijdenOpdrachten op elk moment, vanaf elke plek
De capaciteit is de grootte van het vakjeDe capaciteit is de verwerkingstijd van uw team
Alleen de aankomst hoeft te worden geregistreerdOpdracht, actie, medewerker en porto worden allemaal geregistreerd
De omzet is de huur van het vakjeDe omzet is de huur plus de verwerking die u in rekening brengt

Veelgestelde vragen

Alles wat u wilt weten voordat u contact opneemt.

Wat is virtuelepostbussoftware?

Virtuelepostbussoftware draait een postbusservice. Elke klant heeft een virtuele postbus op het adres van de aanbieder. Binnenkomende post wordt gefotografeerd en geregistreerd in de juiste postbus, de klant krijgt een melding, en zijn opdracht om het poststuk te scannen, door te sturen, te versnipperen, te recyclen of persoonlijk af te halen wordt vastgelegd en uitgevoerd.

Krijg ik via Traizr een virtuele postbus?

Nee. Traizr is software voor de aanbieders die postbusservices runnen. Wij verhuren geen postbussen, leveren geen adressen en nemen geen post in ontvangst. Zoekt u een postadres, dan heeft u een aanbieder van virtuele kantoren of postbussen nodig. Bent u zelf aanbieder, dan is Traizr de software waarmee u de dienst draait.

Wat is het verschil tussen een virtuele postbus en een fysieke postbus?

Een fysieke postbus bewaart post tot de houder die komt afhalen. Een virtuele postbus laat de houder zijn post op afstand zien en laat hem beslissen wat er met elk poststuk gebeurt. Veel aanbieders bieden beide aan. Beheert u een faciliteit waar klanten hun post komen afhalen, dan dekt postbus beheer software dat model af.

Hoe worden virtuele postbussen genummerd?

U bepaalt zelf de nummering. Het postbusnummer is een veld in het klantdossier, dus een bestaand nummerschema kan precies zo blijven als het is, en klanten houden de nummers die al op hun briefpapier staan.

Kan een klant meer dan een virtuele postbus hebben?

Ja. Een klant met meerdere handelsnamen, of geregistreerd op meer dan een van uw adressen, kan meerdere postbussen hebben onder een klantdossier. Gebruik en geschiedenis blijven bij elkaar voor facturatie en rapportage.

Wat ziet de klant precies?

Alleen zijn eigen virtuele postbus: de poststukken die wachten, een foto van elk poststuk, de opdrachten die hij heeft gegeven en zijn volledige geschiedenis. Klanten kunnen de post van andere klanten niet zien.

Wat gebeurt er als een klant zijn virtuele postbus afsluit?

Het account wordt afgesloten, en post die daarna nog binnenkomt krijgt een markering voor aparte behandeling in plaats van de normale verwerking. Hoe lang u die post bewaart, bepaalt uw eigen beleid, en de beheergids laat zien hoe aanbieders daarmee omgaan.

Blijft de geschiedenis bewaard nadat een virtuele postbus is afgesloten?

Ja. Na het afsluiten worden er geen nieuwe poststukken meer op de postbus verwerkt, maar de volledige geschiedenis van poststukken, scans en opdrachten blijft bewaard. Latere vragen van oud-klanten kunnen zo nog steeds worden beantwoord.

Kan een klant naar een ander adres verhuizen?

Ja. Het adres is een veld in het klantdossier, dus een klant kan tussen uw adressen wisselen zonder zijn postgeschiedenis te verliezen. Voor aanbieders met meerdere adressen beschrijft zakelijk adresbeheer de bredere inrichting.

Hoe lang duurt het om een virtuele postbus aan te maken?

Ongeveer een minuut. Elke medewerker met de juiste rechten kan er een aanmaken, en er is geen installatie of licentie per postbus nodig.

Zit er een limiet op het aantal virtuele postbussen?

Nee. Postbussen zijn records, geen installaties. De praktische grens is de capaciteit van uw eigen team om de post te verwerken.

Kunnen klanten hun post persoonlijk afhalen?

Ja. Klanten uit de buurt kunnen poststukken afhalen in plaats van ze te laten doorsturen. De overdracht wordt vastgelegd met een QR-code in de app.

De andere pagina's over het virtuele kantoor

Begin bij het overzicht, of ga direct naar het onderdeel dat u nodig heeft.

Klaar om uw postservice te Vereenvoudigen ?

We laten u zien hoe een virtuele postbus wordt aangemaakt, hoe een poststuk erop wordt geregistreerd en hoe een opdracht wordt uitgevoerd. Ongeveer 20 minuten.

Demo boeken Lees het overzicht