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Oficina virtual

Software de buzón virtual para operadores de oficinas virtuales

Un buzón que actúa sobre el correo recibido en lugar de solo guardarlo. Cada cliente tiene su propio buzón virtual, ve lo que ha llegado y decide qué debe hacerse con cada pieza.

Para una visión general de cómo gestionar una oficina virtual, consulte - Software de oficina virtual

  • Un buzón virtual por cliente
  • El cliente ve la pieza antes de decidir
  • Historial de correo completo conservado
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Una cola de buzón virtual en Traizr, con las piezas recibidas registradas en el buzón de cada cliente, la acción que el cliente ha solicitado y el estado de esa solicitud
Cada pieza en el buzón para el que llegó, con la instrucción y su estado.

Qué es un buzón virtual

Un buzón virtual da a un cliente un buzón en su dirección comercial sin que tenga que visitar el edificio. El correo llega, su equipo lo fotografía y lo registra en el buzón del cliente, y el cliente lo ve en línea. Después decide si cada pieza debe escanearse, reenviarse, triturarse o reciclarse.

El software de buzón virtual mantiene ese proceso organizado. Registra cada pieza en el buzón correcto, envía las notificaciones, sigue cada instrucción hasta completarla y guarda el historial en un solo lugar donde se puede buscar.

Traizr es software para operadores. No alquilamos buzones, no proporcionamos direcciones ni recibimos correo en nombre de nadie. Esta página es para centros de negocios, espacios de coworking, oficinas con servicios y operadores de buzones que prestan esos servicios a sus propios clientes.

En qué se diferencia un buzón virtual de un apartado de correos

Un apartado de correos guarda el correo hasta que el titular lo recoge. Un buzón virtual muestra al titular su correo a distancia y le permite decidir qué se hace con cada pieza. Como puede que el titular nunca visite la dirección, el software tiene que fotografiar las piezas, enviar notificaciones y registrar cada instrucción, algo que un servicio basado en la recogida no necesita.

Muchos operadores ofrecen ambos. Si gestiona una instalación basada en la recogida, la gestión de apartados de correos cubre ese modelo.

Cómo se mueve el correo por un buzón virtual

Cada pieza sigue los mismos pasos desde que llega hasta que se completa.

Los pasos por los que pasa cada pieza de correo de oficina virtual, desde que llega hasta que se completa
  1. LlegaUna carta o un paquete se entrega en su dirección para uno de sus clientes.
  2. Se fotografía y registraEl personal fotografía la pieza cerrada y la registra en la cuenta del cliente. No se abre nada.
  3. Se avisa al clienteSe envía una notificación con la fotografía por la app, correo electrónico o SMS.
  4. El cliente eligeElige escanear, reenviar, triturar, reciclar o recoger en persona, desde donde esté.
  5. El personal cumple la instrucciónLa acción se realiza y se registra con el nombre del empleado y la hora.
  6. Se actualiza el registroLa pieza, la instrucción, la acción y el franqueo quedan guardados en la cuenta del cliente.
Cada pieza sigue los mismos seis pasos, ya sea una carta o un paquete.

La fotografía permite a los clientes reconocer la mayoría de las piezas de inmediato, así que muchas decisiones se toman sin abrir nada.

Crear y numerar buzones

Los buzones son registros en Traizr, por eso se crean rápido y son fáciles de gestionar.

Un buzón nuevo se crea en alrededor de un minuto y puede añadirlo cualquier miembro del personal con el permiso adecuado. No hay instalación ni licencia por buzón, así que dar de alta a un cliente nuevo no necesita ayuda técnica.

Los números de buzón son un campo en la ficha del cliente, así que puede mantener su esquema de numeración actual. Los clientes conservan los números de buzón que ya figuran en su papelería y que han registrado ante terceros.

Un cliente puede tener más de un buzón, por ejemplo para nombres comerciales distintos o una segunda dirección. Los buzones quedan vinculados a la misma ficha de cliente, de modo que los datos de uso y facturación se mantienen juntos.

Un miembro del personal de la sala de correo escanea un documento en un escáner plano, detrás hay estanterías con cajas etiquetadas por rangos de números de buzón y un paquete espera sobre el mostrador

Qué ve el cliente

Los clientes acceden a su propio buzón desde la app o el navegador. Ven cada pieza fotografiada al llegar, las instrucciones que han dado y el historial de todo lo gestionado para ellos. No pueden ver el correo de ningún otro cliente.

Las notificaciones se envían por app, correo electrónico o SMS cuando llegan piezas nuevas, así que los clientes no necesitan llamar a su equipo para preguntar si ha llegado algo.

Las cinco acciones son escanear, reenviar, triturar, reciclar y recoger en persona. Cada una se registra con la acción realizada, el miembro del personal que la completó y la hora. El escaneo de correo y el reenvío de correo se tratan en detalle en sus propias páginas.

La pantalla "Mi correo" de la app de Traizr, con las piezas propias de un cliente de buzón virtual, cada una con su fotografía, la fecha de llegada, su referencia y su estado: pendiente de instrucción, escaneo solicitado o escaneo recibido
La vista propia del cliente. Cada pieza muestra una fotografía, la fecha de llegada y el estado de su solicitud.

Cerrar un buzón

Las cuentas se pueden cerrar sin perder el registro de lo que se gestionó.

Cuando un cliente se marcha, su buzón se cierra. A menudo sigue llegando correo durante un tiempo, de bancos, aseguradoras y otras organizaciones que todavía tienen la dirección antigua.

Las piezas nuevas para un buzón cerrado se marcan. El personal ve de inmediato que la cuenta ya no está activa y que la pieza necesita un tratamiento aparte, en lugar de procesarse con normalidad.

El historial se conserva. Las piezas, los escaneos y las instrucciones siguen siendo consultables después del cierre, así que una pregunta de un antiguo cliente todavía puede responderse a partir del registro.

Cuánto tiempo conserva el correo de un cliente que se ha ido, y qué hace con él después, es una decisión de política propia, no del software. La guía de gestión trata la conservación y las demás políticas que conviene fijar pronto.

Qué incluye cada buzón

Todo incluido de serie. Sin niveles de funciones y sin licencia por buzón.

  • Una bandeja de entrada propia

    Cada cliente ve su propio correo desde el móvil o el navegador, y nada más.

  • Una fotografía de cada pieza

    Las piezas se fotografían cerradas al registrarlas.

  • Cinco acciones

    Escanear, reenviar, triturar, reciclar o recoger en persona, cada una registrada con quién la completó y cuándo.

  • Varios buzones por cliente

    Nombres comerciales o direcciones distintos, bajo una misma ficha de cliente.

  • Recogida en persona

    Los clientes pueden recoger piezas, con la entrega registrada mediante código QR.

  • Cuentas cerradas marcadas

    El correo que llega a un buzón cerrado se marca, y el historial completo se conserva.

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¿Buzón virtual o apartado de correos?

Muchos operadores ofrecen ambos. La tabla muestra las diferencias prácticas.

Apartado de correosBuzón virtual
Guarda el correo hasta que se recogeActúa sobre el correo, siguiendo la instrucción del cliente
El cliente visita la direcciónPuede que el cliente nunca la visite
Limitado por el horario de aperturaInstrucciones en cualquier momento y desde cualquier lugar
La capacidad es el tamaño del casilleroLa capacidad es el tiempo de gestión de su equipo
Solo hay que registrar la llegadaSe registran la instrucción, la acción, el miembro del personal y el franqueo
El ingreso es el alquiler del casilleroEl ingreso es el alquiler más la gestión que usted cobra

Preguntas frecuentes

Todo lo que necesita saber antes de ponerse en contacto.

¿Qué es el software de buzón virtual?

El software de buzón virtual gestiona un servicio de buzones. Cada cliente tiene un buzón virtual en la dirección del operador. El correo entrante se fotografía y se registra en el buzón correcto, se avisa al cliente, y su instrucción de escanear, reenviar, triturar, reciclar o recoger en persona cada pieza queda registrada y se completa.

¿Traizr me proporciona un buzón virtual?

No. Traizr es software para los operadores que gestionan servicios de buzones. No alquilamos buzones, no proporcionamos direcciones ni recibimos correo. Si busca una dirección postal, necesita un operador de oficinas virtuales o de buzones. Si usted es operador, Traizr es el software con el que gestionar el servicio.

¿En qué se diferencia un buzón virtual de un apartado de correos?

Un apartado de correos guarda el correo hasta que el titular lo recoge. Un buzón virtual muestra al titular su correo a distancia y le permite decidir qué se hace con cada pieza. Muchos operadores ofrecen ambos. Si gestiona una instalación basada en la recogida, consulte la gestión de apartados de correos.

¿Cómo se numeran los buzones?

La numeración la decide usted. El número de buzón es un campo en la ficha del cliente, así que un esquema existente puede mantenerse exactamente igual, y los clientes conservan los números que ya figuran en su papelería.

¿Puede un cliente tener más de un buzón?

Sí. Un cliente con varios nombres comerciales, o registrado en más de una de sus direcciones, puede tener varios buzones bajo una misma ficha de cliente. Su uso y su historial se mantienen juntos para la facturación y los informes.

¿Qué ve exactamente el cliente?

Solo su propio buzón: las piezas pendientes, una fotografía de cada una, las instrucciones que ha dado y su historial completo. Ningún cliente puede ver el correo de otro.

¿Qué ocurre cuando un cliente cierra su buzón?

La cuenta se cierra, y el correo que llega después se marca para un tratamiento aparte en lugar de procesarse con normalidad. Cuánto tiempo conserva ese correo lo fija su propia política, y la guía de gestión explica cómo lo enfocan los operadores.

¿Se conserva el historial después de cerrar un buzón?

Sí. Cerrar un buzón impide que se procesen piezas nuevas en él, pero el historial completo de piezas, escaneos e instrucciones se conserva, de modo que las preguntas posteriores de antiguos clientes se pueden seguir respondiendo.

¿Se puede trasladar a un cliente a otra dirección?

Sí. La dirección es un campo en la ficha del cliente, así que un cliente puede cambiar entre sus direcciones sin perder su historial de correo. Para operadores con varias direcciones, la gestión de direcciones de empresa cubre la configuración más amplia.

¿Cuánto se tarda en crear un buzón?

Alrededor de un minuto. Cualquier miembro del personal con el permiso adecuado puede crearlo, y no hay nada que instalar ni licencias por buzón.

¿Hay un límite en el número de buzones que podemos gestionar?

No. Los buzones son registros, no instalaciones, así que el límite práctico es la capacidad de su propio equipo para gestionar el correo.

¿Pueden los clientes recoger su correo en persona?

Sí. Los clientes cercanos pueden recoger las piezas en lugar de que se les reenvíen. La recogida queda registrada en la entrega mediante un código QR en la app.

Las demás páginas sobre la oficina virtual

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Le mostraremos cómo se crea un buzón, cómo se registra una pieza en él y cómo se completa una instrucción. Unos 20 minutos.

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