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Ufficio virtuale

Caselle postali virtuali: il software per chi gestisce uffici virtuali

Una casella postale che agisce sulla posta in arrivo invece di limitarsi a conservarla. Ogni cliente ha la propria casella postale virtuale, vede che cosa è arrivato e indica che cosa deve succedere a ogni articolo.

Per una panoramica sulla gestione di un ufficio virtuale, veda la pagina - Software per uffici virtuali

  • Una casella postale virtuale per ogni cliente
  • Il cliente vede l'articolo prima di decidere
  • Cronologia completa della posta conservata
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Una coda di posta in Traizr, con ogni articolo ricevuto registrato sulla casella postale virtuale del cliente, l'azione richiesta dal cliente e a che punto è la richiesta
Ogni articolo sulla casella per cui è arrivato, con l'istruzione e il suo stato.

Che cos'è una casella postale virtuale

Una casella postale virtuale dà a un cliente una casella presso il suo indirizzo aziendale, senza che debba venire in sede. La posta arriva, il suo team la fotografa e la registra sulla casella del cliente, e il cliente la vede online. Poi decide se ogni articolo va scansionato, inoltrato, distrutto o riciclato.

Il software per caselle postali virtuali tiene ordinato questo processo. Registra ogni articolo sulla casella giusta, invia le notifiche, segue ogni istruzione fino al completamento e conserva la cronologia in un unico posto in cui cercare.

Traizr è un software per gli operatori. Non affittiamo caselle postali, non forniamo indirizzi e non riceviamo posta per conto di nessuno. Questa pagina si rivolge a business centre, spazi di coworking, uffici serviti e operatori di caselle postali che offrono questi servizi ai propri clienti.

In cosa una casella postale virtuale è diversa da una casella postale fisica

Una casella postale fisica conserva la posta finché il titolare non la ritira. Una casella postale virtuale mostra al titolare la sua posta a distanza e gli lascia decidere che cosa fare di ogni articolo. Poiché il titolare può non venire mai in sede, il software deve fotografare gli articoli, inviare le notifiche e registrare ogni istruzione. Un servizio basato sul ritiro allo sportello non ha bisogno di tutto questo.

Molti operatori offrono entrambe. Se gestisce un centro con ritiro allo sportello, la gestione delle caselle postali aziendali copre quel modello.

Come si muove la posta in una casella postale virtuale

Ogni articolo segue gli stessi passaggi, dall'arrivo al completamento.

I passaggi che ogni articolo di posta di un ufficio virtuale attraversa, dall'arrivo al completamento
  1. ArrivaUna lettera o un pacco viene consegnato al suo indirizzo per uno dei suoi clienti.
  2. Fotografato e registratoIl personale fotografa l'articolo chiuso e lo registra sull'account del cliente. Nulla viene aperto.
  3. Il cliente viene avvisatoUna notifica con la fotografia viene inviata tramite app, email o SMS.
  4. Il cliente sceglieSceglie tra scansione, inoltro, distruzione, riciclo o ritiro di persona, ovunque si trovi.
  5. Il personale esegue l'istruzioneL'azione viene eseguita e registrata con il nome del membro del personale e l'orario.
  6. Il registro viene aggiornatoL'articolo, l'istruzione, l'azione ed eventuali spese di spedizione vengono salvati sull'account del cliente.
Ogni articolo segue gli stessi sei passaggi, che sia una lettera o un pacco.

Con la fotografia i clienti riconoscono subito la maggior parte degli articoli, quindi molte decisioni vengono prese senza aprire nulla.

Creare e numerare le caselle postali

Le caselle postali virtuali sono record in Traizr, quindi crearle è rapido e gestirle è semplice.

Una nuova casella si crea in circa un minuto e può essere aggiunta da qualsiasi membro del personale con il permesso giusto. Non c'è nulla da installare e nessuna licenza per casella, quindi per attivare un nuovo cliente non serve aiuto tecnico.

Il numero di casella è un campo del record cliente, quindi può mantenere il suo schema di numerazione attuale. I clienti conservano i numeri già stampati sulla loro carta intestata e comunicati a terzi.

Un cliente può avere più di una casella, per esempio per ragioni sociali diverse o per un secondo indirizzo. Le caselle restano collegate allo stesso record cliente, così i dati di utilizzo e di fatturazione rimangono insieme.

Un membro del personale della sala posta scansiona un documento su uno scanner piano, con alle spalle scaffali con contenitori etichettati per intervalli di numeri di casella e un pacco in attesa sul bancone

Che cosa vede il cliente

I clienti accedono alla propria casella dall'app o dal browser. Vedono ogni articolo fotografato all'arrivo, le istruzioni che hanno dato e la cronologia di tutto ciò che è stato gestito per loro. Non possono vedere la posta di nessun altro cliente.

Quando arrivano nuovi articoli, le notifiche partono via app, email o SMS, così i clienti non devono telefonare al suo team per chiedere se è arrivato qualcosa.

Le cinque azioni sono scansione, inoltro, distruzione, riciclo e ritiro di persona. Ognuna viene registrata con l'azione eseguita, il membro del personale che l'ha completata e l'orario. La scansione della posta e l'inoltro della posta hanno pagine dedicate con tutti i dettagli.

La schermata La mia posta nell'app Traizr, con gli articoli di un cliente di casella postale virtuale, ognuno con la fotografia, la data di arrivo, il riferimento e lo stato: in attesa di istruzione, scansione richiesta o scansione ricevuta
La vista del cliente. Ogni articolo mostra una fotografia, la data di arrivo e a che punto è la sua richiesta.

Chiudere una casella postale

Gli account si possono chiudere senza perdere la traccia di ciò che è stato gestito.

Quando un cliente se ne va, la sua casella viene chiusa. Spesso la posta continua ad arrivare ancora per un po', da banche, assicurazioni e altri enti che hanno ancora il vecchio indirizzo.

I nuovi articoli per una casella chiusa vengono segnalati. Il personale vede subito che l'account non è più attivo e che l'articolo va trattato a parte, invece di essere lavorato come al solito.

La cronologia viene conservata. Articoli, scansioni e istruzioni restano consultabili dopo la chiusura, così una domanda di un ex cliente trova ancora risposta nei registri.

Per quanto tempo conservare la posta di un cliente uscito, e che cosa farne dopo, è una decisione di regole interne, non del software. La guida operativa tratta la conservazione e le altre regole che conviene fissare presto.

Che cosa include ogni casella postale

Tutto incluso di serie. Nessun livello di funzionalità e nessuna licenza per casella.

  • Una casella in arrivo per ogni cliente

    Ogni cliente vede la propria posta dal telefono o dal browser, e nient'altro.

  • Una fotografia di ogni articolo

    Gli articoli vengono fotografati chiusi al momento della registrazione.

  • Cinque azioni

    Scansione, inoltro, distruzione, riciclo o ritiro di persona, ognuna registrata con chi l'ha completata e quando.

  • Più caselle per cliente

    Ragioni sociali o indirizzi separati, tenuti sotto un unico record cliente.

  • Ritiro di persona

    I clienti possono ritirare gli articoli, con la consegna registrata tramite codice QR.

  • Account chiusi segnalati

    La posta in arrivo per una casella chiusa viene segnalata, e la cronologia completa viene conservata.

Tutte le funzionalità di Traizr

Casella postale virtuale o casella postale fisica?

Molti operatori offrono entrambe. La tabella mostra le differenze pratiche.

Casella postale fisicaCasella postale virtuale
Conserva la posta finché non viene ritirataAgisce sulla posta, su istruzione del cliente
Il cliente viene all'indirizzoIl cliente può non venire mai
Limitata dagli orari di aperturaIstruzioni in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo
La capacità è la dimensione della casellaLa capacità è il tempo di lavoro del suo team
Va registrato solo l'arrivoIstruzione, azione, membro del personale e spese di spedizione vengono registrate tutte
Il ricavo è il canone della casellaIl ricavo è il canone più le lavorazioni che lei fa pagare

Domande frequenti

Tutto quello che serve sapere prima di contattarci.

Che cos'è un software per caselle postali virtuali?

Un software per caselle postali virtuali fa funzionare un servizio di caselle postali. Ogni cliente ha una casella all'indirizzo dell'operatore. La posta in arrivo viene fotografata e registrata sulla casella giusta, il cliente riceve una notifica, e la sua istruzione di scansionare, inoltrare, distruggere, riciclare o ritirare di persona l'articolo viene registrata ed eseguita.

Traizr mi fornisce una casella postale virtuale?

No. Traizr è un software per gli operatori che gestiscono servizi di caselle postali. Non affittiamo caselle, non forniamo indirizzi e non riceviamo posta. Se cerca un indirizzo per la sua corrispondenza, le serve un operatore di uffici virtuali o di caselle postali. Se è lei l'operatore, Traizr è il software con cui gestire il servizio.

In cosa una casella postale virtuale è diversa da una casella postale fisica?

Una casella postale fisica conserva la posta finché il titolare non la ritira. Una casella postale virtuale mostra al titolare la sua posta a distanza e gli lascia decidere che cosa fare di ogni articolo. Molti operatori offrono entrambe. Se gestisce un centro con ritiro allo sportello, veda la gestione delle caselle postali aziendali.

Come vengono numerate le caselle postali virtuali?

La numerazione la decide lei. Il numero di casella è un campo del record cliente, quindi uno schema già in uso può restare esattamente com'è, e i clienti mantengono i numeri già stampati sulla loro carta intestata.

Un cliente può avere più di una casella postale virtuale?

Sì. Un cliente con più ragioni sociali, o registrato a più di uno dei suoi indirizzi, può avere più caselle sotto un unico record cliente. Utilizzo e cronologia restano insieme per la fatturazione e i report.

Che cosa vede esattamente il cliente?

Solo la propria casella: gli articoli in attesa, una fotografia di ognuno, le istruzioni che ha dato e la sua cronologia completa. I clienti non possono vedere la posta di altri clienti.

Cosa succede quando un cliente chiude la sua casella postale virtuale?

L'account viene chiuso, e la posta che arriva dopo viene segnalata per una gestione separata invece di essere lavorata come al solito. Per quanto tempo conservare quella posta dipende dalle sue regole interne, e la guida operativa mostra come gli operatori affrontano la questione.

La cronologia resta dopo la chiusura di una casella?

Sì. Con la chiusura non vengono più lavorati nuovi articoli sulla casella, ma la cronologia completa di articoli, scansioni e istruzioni viene conservata, così le domande successive di ex clienti trovano ancora risposta.

Un cliente può essere spostato a un altro indirizzo?

Sì. L'indirizzo è un campo del record cliente, quindi un cliente può passare da un suo indirizzo a un altro senza perdere la cronologia della posta. Per gli operatori con più indirizzi, la gestione degli indirizzi aziendali descrive la configurazione più ampia.

Quanto tempo serve per creare una nuova casella?

Circa un minuto. Qualsiasi membro del personale con il permesso giusto può crearne una, e non c'è nulla da installare e nessuna licenza per casella.

C'è un limite al numero di caselle che possiamo gestire?

No. Le caselle sono record, non installazioni, quindi il limite pratico è la capacità del suo team di lavorare la posta.

I clienti possono ritirare la posta di persona?

Sì. I clienti in zona possono ritirare gli articoli invece di farseli inoltrare. Il ritiro viene registrato alla consegna con un codice QR nell'app.

Le altre pagine sull'ufficio virtuale

Cominci dalla panoramica, o vada direttamente alla parte che le serve.

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Le mostriamo come si crea una casella postale virtuale, come un articolo viene registrato su di essa e come un'istruzione viene completata. Circa 20 minuti.

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