Cómo gestionar una oficina virtual: guía completa para centros de correo, coworkings y centros de negocios

Cuatro tareas que se repiten: recibir y registrar el correo entrante, avisar al cliente, ejecutar su instrucción y dejar constancia de lo que se hizo. Alrededor del trabajo diario también necesita políticas por escrito para los plazos de conservación, las bajas y la eliminación de correo, y cifras de uso registradas para poder facturar. Lo difícil no es ninguna tarea en concreto, sino hacerlas todas de forma constante a medida que crece la lista de clientes.

Un apartado de correos guarda el correo hasta que alguien lo recoge. Una oficina virtual actúa sobre el correo siguiendo la instrucción del cliente. Por eso una oficina virtual necesita una forma de avisar a los clientes, recibir instrucciones y registrar lo que se hizo, mientras que un apartado solo necesita espacio de almacenamiento y un proceso de recogida. Muchos operadores ofrecen ambas cosas; la parte de recogida se trata en gestión de apartados de correos.

Depende de su mercado, pero no puede fijar un precio razonable hasta que sepa lo que cada cliente le envía en realidad. Registre durante unos meses los envíos, los escaneos, los reenvíos y el franqueo de cada cliente. La mayoría de los operadores descubre que la diferencia entre su cliente más ligero y el más pesado es mucho mayor de lo que sus precios suponen.

Fije un plazo de conservación, escríbalo en sus condiciones y aplíquelo igual a todos los clientes. La duración exacta importa menos que el hecho de tener una, porque un plazo por escrito es lo que da al personal la autoridad para actuar. Decídalo ahora, no cuando el montón ya sea un problema.

Siga lo que diga su contrato, y por eso el contrato tiene que cubrir este caso. Lo habitual es un periodo de reenvío definido y, después, la devolución al remitente. Acuérdelo en el momento del alta, porque un cliente es mucho más difícil de localizar una vez que se ha ido.

Sí, escanear siempre significa abrir el envío. Por eso solo debe escanearse con una instrucción del cliente, nunca por defecto. Fotografiar el sobre cerrado permite al cliente decidir desde fuera, de modo que usted solo abre lo que el cliente le ha pedido abrir.

Ofrecer una dirección comercial suele conllevar la obligación de verificar quién es su cliente, y los requisitos cambian según el país y con el tiempo. Pregunte a sus propios asesores qué se aplica donde usted opera. Sea cual sea el requisito, haga las comprobaciones durante el alta, antes de que el cliente empiece a usar la dirección.

A menudo sí, pero no es automático y conlleva obligaciones adicionales, sobre todo entregar con rapidez la correspondencia oficial. Ofrézcalo como un servicio aparte, con sus propias condiciones y su propio precio. Confirme los requisitos vigentes con sus asesores antes de ofrecerlo.

Depende más del proceso que de la persona. Un equipo que fotografía y registra los envíos al llegar, y que recibe las instrucciones sobre cada envío, gestiona varias veces el volumen de un equipo que trabaja con una libreta y un buzón de correo compartido. La diferencia es el tiempo que no se dedica a responder preguntas sobre qué llegó y qué pasó con ello.

Uno que registre cada envío con una fotografía, avise al cliente, guarde su instrucción junto al envío y deje constancia de qué se hizo, cuándo y quién lo hizo. También debe registrar las cifras de uso de las que salen sus facturas. La página de software para oficinas virtuales lo explica en detalle.