Come gestire un ufficio virtuale: guida completa per centri posta, coworking e business centre

Quattro attività ripetute: ricevere e registrare la posta in arrivo, avvisare il cliente, eseguire la sua istruzione e conservare traccia di ciò che è stato fatto. Intorno al lavoro quotidiano servono anche regole scritte per i periodi di giacenza, i clienti che disdicono e lo smaltimento, oltre a numeri di utilizzo registrati da cui costruire le fatture. La difficoltà non è la singola attività, ma farle tutte in modo costante man mano che i clienti aumentano.

Una casella postale conserva la posta finché qualcuno la ritira, mentre un ufficio virtuale agisce sulla posta secondo l'istruzione del cliente. Per questo un ufficio virtuale ha bisogno di un modo per avvisare i clienti, ricevere istruzioni e registrare cosa è stato fatto, mentre una casella postale ha bisogno di spazio e di un processo di ritiro. Molti operatori gestiscono entrambi; la parte del ritiro è trattata nella pagina gestione delle caselle postali.

Dipende dal suo mercato, ma non può fissare un prezzo sensato finché non sa cosa riceve davvero ogni cliente. Registri prima per qualche mese articoli, scansioni, inoltri e spese postali per cliente. La maggior parte degli operatori scopre che la distanza tra il cliente più leggero e quello più pesante è molto più ampia di quanto i prezzi presumano.

Fissi un periodo di giacenza, lo scriva nelle condizioni di contratto e lo applichi a ogni cliente. La durata esatta conta meno del fatto di averne uno, perché è il periodo scritto a dare al personale l'autorità di agire. Lo decida adesso, non quando la pila è già diventata un problema.

Segua quello che dice il contratto, ed è proprio per questo che il contratto deve prevedere il caso. L'approccio più comune è un periodo di inoltro definito, seguito dalla restituzione al mittente. Lo concordi alla firma, perché un cliente è molto più difficile da raggiungere dopo che se n'è andato.

Sì, scansionare significa sempre aprire l'articolo. Per questo la scansione dovrebbe avvenire solo su istruzione del cliente, mai come impostazione predefinita. La fotografia della busta chiusa permette al cliente di decidere dall'esterno, così lei apre solo ciò che il cliente ha chiesto di aprire.

Fornire un indirizzo aziendale comporta di norma l'obbligo di verificare chi è il cliente, e i requisiti cambiano da paese a paese e nel tempo. Chieda ai suoi consulenti cosa vale dove opera. In ogni caso, esegua le verifiche in fase di attivazione, prima che il cliente inizi a usare l'indirizzo.

Spesso sì, ma non è automatico e comporta obblighi aggiuntivi, in particolare la consegna rapida della corrispondenza ufficiale. Lo offra come servizio a parte, con condizioni e prezzo propri. Verifichi i requisiti attuali con i suoi consulenti prima di offrirlo.

Dipende più dal processo che dalla persona. Un team che fotografa e registra gli articoli all'arrivo, e riceve le istruzioni sull'articolo stesso, gestisce un volume molte volte superiore a quello di un team che lavora con un quaderno e una casella email condivisa. La differenza è il tempo non speso a rispondere a domande su cosa è arrivato e che fine ha fatto.

Uno che registra ogni articolo con una fotografia, avvisa il cliente, salva la sua istruzione sull'articolo e conserva traccia di cosa è stato fatto e da chi. Dovrebbe anche registrare i numeri di utilizzo su cui si costruiscono le fatture. La pagina software per uffici virtuali tratta questo in dettaglio.