Sala de paquetería
Software para salas de paquetería atendidas y de autoservicio
El software de sala de paquetería registra en qué estantería queda cada paquete, avisa al destinatario y confirma la recogida, para que cualquier envío se pueda encontrar.
- Cada paquete tiene una ubicación
- Avisos automáticos al destinatario
- La recogida queda registrada
Para qué sirve una sala de paquetería
Una sala de paquetería es un espacio dedicado a guardar las entregas hasta que alguien las recoge, en una oficina, un bloque de viviendas o un campus. Mantiene los paquetes fuera de los pasillos y del mostrador de recepción.
La sala por sí sola resuelve el almacenamiento, pero no la búsqueda. Cuando guarda más de unas cuantas decenas de paquetes, encontrar uno concreto depende de que la persona que lo colocó recuerde dónde lo dejó. El software de sala de paquetería sustituye esa memoria por un registro.
El software guarda dos datos de cada paquete que hay en la sala: de quién es y en qué estantería está. Con esos datos registrados, cualquier persona del equipo puede encontrar cualquier paquete, y los avisos y recordatorios al destinatario salen solos.
Cómo pasan los paquetes por la sala
Cinco pasos, desde la entrega hasta que la ubicación queda libre otra vez.
- Entregada en la salaUn mensajero entrega un lote de paquetes en la sala.
- Registrada con ubicaciónCada pieza se registra con la estantería o el hueco donde se coloca.
- Se avisa al destinatarioLa notificación se envía automáticamente en cuanto la pieza queda colocada.
- RecogidaLa recogida se registra con una firma o una fotografía.
- Se libera la ubicaciónLa estantería o el hueco se marca de nuevo como disponible, así la capacidad se mantiene exacta.
El paso importante es registrar la ubicación en la estantería. "Está en la sala" no sirve de nada cuando la sala guarda cuatrocientos paquetes.
Con personal o en autoservicio
Los dos modelos funcionan. Los dos se apoyan en lo mismo, y el autoservicio se apoya en ello todavía más.
Algunas salas de paquetería las atiende personal que entrega los paquetes en mano. En otras, cada persona recoge lo suyo, a veces con taquillas. Traizr admite los dos modelos.
Los dos dependen de un registro exacto de lo que hay en la sala y de a quién pertenece. Sin él, una sala atendida se convierte en un cuello de botella, porque la recogida va a la velocidad de una persona buscando por las estanterías.
El autoservicio depende del registro todavía más. Si la ubicación que aparece en el aviso es incorrecta, el residente se queda delante de la estantería equivocada sin nadie a quien preguntar. Las ubicaciones exactas son lo que hace posible la recogida en autoservicio.
Las taquillas son una forma de autoservicio, pero son caras y de tamaño fijo. Las estanterías y baldas con ubicaciones registradas cuestan mucho menos y absorben mejor las entregas irregulares. Donde ya hay taquillas, son simplemente otro conjunto de ubicaciones dentro del sistema.
Cómo evitar que la sala se llene
Lo que llena una sala de paquetería son los paquetes sin recoger. Estas son las cifras medidas, y esto es lo que hace el software al respecto.
-
El 62 % sigue allí cuatro horas después
Medido sobre 224.604 paquetes: cuatro horas después de llegar, la mayoría de los envíos sigue esperando en la estantería.
-
El 98,4 % se recoge al final
De la misma muestra, publicada en el Parcel Data Report (en inglés). Los paquetes rara vez se abandonan, así que los recordatorios funcionan.
-
Los recordatorios aceleran la recogida
Los recordatorios automáticos llegan a quien todavía no ha recogido, y eso acorta los tiempos de espera.
-
Más rotación, menos estanterías
Una sala que se vacía rápido necesita mucho menos espacio que una donde los paquetes pasan días.
-
Los paquetes en espera, a la vista
Los informes muestran qué lleva más tiempo en la sala, así que el desbordamiento se ve venir.
-
Las ubicaciones se liberan al recoger
La recogida marca la estantería o la balda como libre otra vez, y la capacidad se mantiene al día.
Cuánto espacio necesita
Las salas de paquetería suelen dimensionarse según el volumen medio, y luego se desbordan en cada pico. La cifra que importa es el volumen en el pico multiplicado por el tiempo que los paquetes esperan, porque eso es lo que hay físicamente en la sala en el momento de más trabajo.
Añadir estanterías no es la única salida. Reducir a la mitad el tiempo que los paquetes esperan libera tanto espacio como duplicar las estanterías, y los recordatorios cuestan mucho menos que los metros cuadrados. Para una sala que ya va justa, insistir en las recogidas es el arreglo más rápido.
El patrón de llegadas también cuenta, porque las entregas no se reparten de forma uniforme a lo largo del día, sino que llegan por tandas. Dimensione la sala para el pico, no para la media.
Dónde termina la sala
El software de sala de paquetería cubre guardar y recoger los envíos. Tres tareas relacionadas se cubren en otras páginas.
Paquetes que siguen su camino en lugar de recogerse. Si un paquete sale de la sala hacia otra planta, otro edificio u otra sede, cada entrega intermedia debe quedar registrada. De eso se encarga el seguimiento interno de paquetes de Traizr.
Todo lo que entra en el edificio, no solo la sala. Si la pregunta es cada entrega que llega al edificio y no el contenido de un único espacio, la página adecuada es la sala de correo digital.
Correo de personas que no están en el edificio. Una sala de paquetería da por hecho que alguien vendrá a por el envío. Cuando no es así, el destinatario decide a distancia qué se hace con él. Eso es el software de oficina virtual.
Para los tipos de edificio que más usan estas salas, con conserjería o recepción, vea la gestión de paquetería en edificios residenciales y la gestión de paquetería en residencias universitarias. Para los equipos de conserjería y recepción existe además software de paquetería para conserjerías (en inglés).
Preguntas frecuentes
Todo lo que necesita saber antes de ponerse en contacto.
¿Qué es el software de sala de paquetería?
Es el registro de lo que hay en la sala y de a quién pertenece cada envío. Cada paquete se registra al llegar con su ubicación en la estantería, el destinatario recibe un aviso, y en la recogida se guarda una firma o una fotografía.
¿Sirve tanto para una sala de autoservicio como para una atendida?
Sí. Los dos modelos dependen de un registro exacto de los paquetes y sus ubicaciones. En una sala de autoservicio, la ubicación registrada es lo que le dice al residente a qué estantería ir.
¿Necesitamos taquillas?
No. Las estanterías y baldas con ubicaciones registradas hacen el mismo trabajo por una fracción del coste, y absorben mejor las entregas irregulares. Donde ya hay taquillas, son simplemente otro conjunto de ubicaciones dentro del sistema.
¿Cómo evita que la sala se llene?
Reclamando automáticamente los paquetes sin recoger. Sobre 224.604 paquetes medidos, el 62 % sigue en la sala cuatro horas después de llegar, y el 98,4 % se recoge al final. Las cifras proceden del Parcel Data Report de Traizr (en inglés). Los recordatorios acortan el tiempo que los paquetes esperan, y una sala que se vacía rápido necesita mucho menos espacio.
¿Qué es el tiempo de permanencia y por qué importa?
Es el tiempo que un paquete espera entre que llega y se recoge. Importa porque determina cuántas estanterías necesita: una sala que guarda dos días de entregas necesita el doble de espacio que una que guarda un solo día, con el mismo volumen.
¿Cuánto espacio necesitamos realmente?
Dimensione la sala según el volumen en el pico multiplicado por el tiempo que los paquetes esperan, no según un día medio. Las entregas llegan por tandas, y en el momento más cargado todo eso está en la sala a la vez.
¿Qué pasa cuando la sala está llena?
Los informes muestran qué lleva mucho tiempo en la sala y qué está pendiente de recogida, así que una sala llena se ve venir. Usar una zona de desbordamiento o insistir más en las recogidas es decisión suya, pero el software le da el aviso con tiempo.
¿Pueden los residentes o el personal recoger fuera del horario de oficina?
Eso depende del acceso a su edificio, no del software. Donde la recogida fuera de horario está permitida, queda registrada igualmente en el momento en que se produce.
¿Cómo demostramos que un paquete se entregó?
En la recogida se guarda una firma o una fotografía junto al registro del paquete, de modo que el historial muestra quién lo recogió y cuándo.
¿Puede un solo sistema cubrir varias salas de paquetería?
Sí. Varias salas en varios edificios se consultan juntas, y cada paquete queda registrado en la sala y la ubicación donde está realmente.
¿Qué pasa con los paquetes que salen de la sala hacia otro sitio?
Si un paquete se pasa a otra persona en lugar de recogerse, cada entrega intermedia debe quedar registrada. De eso se encarga el seguimiento interno de paquetes de Traizr.
¿Qué equipamiento necesitamos en la sala?
Un teléfono o una tableta. Los paquetes se registran con la cámara, así que no hay que instalar ningún terminal fijo. Algunos edificios añaden una impresora de etiquetas para marcar ubicaciones, pero no es imprescindible.
Otras páginas de software de Traizr
La misma plataforma, distinto punto de partida. Elija la página más cercana a lo que quiere resolver.
-
Mailroom management software
What the software has to do, what to ask a vendor, and how Traizr compares. The page to start on if you are buying.
Ver la página (en inglés) -
Internal package tracking software
Follow an item through every hop inside your buildings, with a scan at each handover and a record of who held it.
Ver la página (en inglés) -
Gestión de correspondencia
Cada entrega que entra en el edificio deja registro, desde la llegada hasta la recogida, sin que se abra ningún envío.
Ver la página
¿Listo para simplificar su sala de paquetería?
Le enseñamos cómo se registran los paquetes con su ubicación, cómo se avisa a los destinatarios y cómo queda registrada la recogida. Unos 20 minutos.