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Oficina virtual

Software de reenvío de correo para operadores de oficinas virtuales y de buzones

Reenvíe las piezas a la dirección que elija el cliente, y registre el transportista y el franqueo en su cuenta.

Forma parte del software de oficina virtual. Esta página trata el reenvío en detalle.

  • Dirección guardada en la ficha del cliente
  • Franqueo registrado pieza a pieza
  • Historial completo de reenvíos
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Cuentas de clientes de oficina virtual en Traizr, cada fila muestra el cliente, su dirección postal y la dirección a la que se reenvía su correo de forma predeterminada
La dirección de reenvío predeterminada se guarda en la ficha de cada cliente.

Qué hace un software de reenvío de correo

Reenviar correo es enviar al cliente una pieza que llegó a su dirección. El software de reenvío mantiene ese proceso exacto: el destino se toma de la ficha del cliente, la pieza se marca como reenviada, y el transportista y el coste de franqueo se registran en la cuenta del cliente.

Sin software, suelen fallar tres cosas: se usa una dirección desactualizada, el coste del franqueo no se apunta en ningún sitio, y la pieza desaparece por completo de sus registros en cuanto se envía. Traizr cierra los tres huecos, así cada reenvío se puede rastrear y facturar.

Traizr registra el reenvío; no compra el franqueo. Usted mantiene los acuerdos que ya tenga con sus transportistas. No hay comparador de tarifas, no se compran etiquetas y no se gestiona ninguna cuenta de transportista en su nombre. Lo que aporta el software es que la pieza no desaparece de su sistema en el momento en que sale del edificio.

Dónde termina la responsabilidad

Una vez que la pieza se entrega al transportista, la entrega es responsabilidad del transportista. Traizr conserva el registro de que la pieza se envió, cuándo, a qué dirección y con qué coste, que es lo que usted necesita si un cliente pregunta más adelante.

El reenvío envía una pieza al cliente a través de un transportista externo. Mover correo entre sus propios edificios y salas de correo es un trabajo distinto, cubierto por el enrutamiento interno del correo en varias etapas (en inglés).

Cómo funciona un reenvío

Cinco pasos, desde la solicitud del cliente hasta el coste registrado.

Cómo se reenvía una pieza a un cliente
  1. Reenvío solicitadoEl cliente pide que la pieza se le envíe, una sola vez o como preferencia permanente.
  2. Destino confirmadoLa dirección se toma de la ficha del cliente, que el propio cliente mantiene al día.
  3. Preparada para el envíoLa pieza se embala y se rotula, todavía vinculada a su registro.
  4. Entregada al transportistaEl transportista y el coste del franqueo se registran en la pieza.
  5. Coste asignado al clienteEl franqueo aparece en el informe de uso del cliente, listo para facturar.
El registro muestra qué se envió, adónde, cuándo y con qué coste.

Mantener las direcciones de reenvío al día

Las direcciones de reenvío cambian. Los clientes se mudan, cierran oficinas o pasan temporadas en el extranjero, y un reenvío a una dirección antigua sale caro de arreglar.

Traizr guarda una dirección de reenvío en la ficha del cliente, y el propio cliente puede actualizarla. Quien prepara un reenvío usa siempre la dirección vigente, y no una encontrada en un correo antiguo o en un formulario de alta.

Cada cliente tiene una dirección predeterminada, y para una pieza concreta se puede indicar un destino puntual, por ejemplo cuando el cliente está de viaje o quiere que un documento vaya directo a su gestor. La dirección utilizada queda guardada en cada pieza, así el registro muestra adónde fue exactamente esa pieza.

Una recepcionista entrega un paquete etiquetado por encima del mostrador a un mensajero, con estanterías detrás con cajas marcadas para envíos salientes y escaneos

Por qué el franqueo se registra pieza a pieza

El franqueo varía según el cliente y va sumando. Registrarlo pieza a pieza es lo que hace facturable el reenvío.

  • Registrado al enviar

    El transportista y el coste se anotan en el momento en que la pieza sale.

  • Atribuido al cliente

    Cada coste queda en la cuenta del cliente para el que se generó.

  • Sumado en cualquier periodo

    Totales por cliente para cualquier rango de fechas, listos para la factura mensual.

  • Los grandes usuarios se ven

    Los informes muestran qué clientes generan más coste de reenvío.

  • Costes internacionales incluidos

    Los reenvíos al extranjero se registran igual, y es donde los costes son más altos.

  • Los envíos agrupados, detallados

    Los reenvíos agrupados por semana o por mes registran cada pieza que contienen.

Calcule lo que cuesta el proceso manual (en inglés)

Informes y facturación

Traizr muestra las piezas reenviadas y el franqueo por cliente, en cualquier periodo, y los datos se pueden exportar. Así tiene las cifras sobre las que se factura un servicio de reenvío, sin que nadie tenga que reconstruirlas a final de mes.

Cómo cobrar es una decisión comercial: repercutir el coste, añadir una tarifa de gestión o incluir un cupo en la cuota mensual. Los informes sirven para cualquiera de las tres.

Traizr no emite facturas. Registra y exporta las cifras en las que se basan sus facturas. Para orientación sobre cómo poner precio a un servicio de oficina virtual, vea la guía de operaciones.

Preguntas frecuentes

Todo lo que conviene saber antes de ponerse en contacto.

¿Qué es un software de reenvío de correo?

Un software de reenvío de correo organiza el envío de la correspondencia de sus clientes a la dirección que ellos elijan. Comprueba el destino contra la ficha del cliente, registra la pieza como reenviada y anota el transportista y el coste de franqueo en la cuenta del cliente.

¿Traizr compra franqueo o imprime etiquetas de transportista?

No. Usted sigue usando los transportistas y las tarifas de franqueo que ya tiene. Traizr registra qué se envió, adónde, quién lo hizo y cuánto costó.

¿Dónde termina nuestra responsabilidad?

En la entrega al transportista. Traizr registra que la pieza se envió, la fecha, el destino y el coste. A partir de ese momento, la entrega es responsabilidad del transportista.

¿Cómo se mantiene actualizada la dirección de reenvío?

Está guardada en la ficha del cliente, y los propios clientes pueden actualizarla. Quien prepara un reenvío usa siempre la dirección vigente, y no una sacada de un correo antiguo o de un formulario de alta.

¿Puede un cliente reenviar a otra dirección solo una vez?

Sí. Cada cliente tiene una dirección de reenvío predeterminada, y para una pieza concreta se puede indicar un destino puntual. La dirección utilizada queda guardada en la pieza.

¿Por qué es tan importante registrar el franqueo?

El franqueo varía según el cliente y va sumando. Registrarlo pieza a pieza le permite atribuir el coste al cliente que lo generó e incluirlo en su facturación, en lugar de asumirlo como un gasto general.

¿Podemos reenviar a otros países?

Sí, con los transportistas con los que ya trabaje. El destino, el transportista y el coste se registran igual que en los reenvíos nacionales.

¿Se pueden agrupar las piezas en lugar de reenviarlas una a una?

Sí. Muchos operadores agrupan los reenvíos cada semana o cada mes, lo que suele salir más barato para el cliente. Cada pieza del envío agrupado se sigue registrando por separado, así el cliente ve qué se envió y usted ve cuánto costó.

¿Qué pasa si la dirección de reenvío resulta ser incorrecta?

El registro muestra exactamente qué dirección se usó y cuándo la actualizó el cliente por última vez, lo que normalmente zanja la cuestión. Los problemas de entrega posteriores se gestionan con el transportista.

¿El reenvío funciona junto con el escaneo?

Sí. Un cliente puede pedir que una pieza se escanee y que después se le reenvíe el original. Las dos instrucciones quedan registradas en la misma pieza. Vea el software de escaneo de correo.

¿Cómo pide el cliente que se reenvíe una pieza?

Cada pieza que llega se registra y el cliente recibe un aviso. Desde su portal, el cliente elige qué hacer con ella: escanearla, reenviarla, triturarla, reciclarla o recogerla en persona. Si elige el reenvío, se usa su dirección predeterminada o un destino puntual, y la instrucción queda registrada en la pieza.

¿Podemos facturar el reenvío a los clientes automáticamente?

Traizr muestra las piezas reenviadas y el franqueo por cliente en cualquier periodo, y los datos se pueden exportar para la facturación. Traizr no emite facturas. La guía de operaciones trata las formas de cobrar el servicio.

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