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Oficina virtual

Software de gestión de direcciones de empresa para operadores de oficinas virtuales

Registre qué cliente está dado de alta en cada una de sus direcciones, asigne el correo entrante al cliente correcto y gestione lo que ocurre cuando un cliente se da de alta, cambia de dirección o se da de baja.

Forma parte del software para oficinas virtuales. Esta página trata en detalle la ficha de direcciones.

  • Todas las direcciones en una plataforma
  • Sus números de suite se conservan
  • El correo de antiguos clientes se marca
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Cuentas de cliente en Traizr, cada fila muestra en qué dirección está dado de alta el cliente, adónde se reenvía su correo y cuántos envíos le esperan
Cada cliente, la dirección en la que está dado de alta y los envíos que le esperan.

Qué significa gestionar direcciones de empresa

Gestionar direcciones de empresa es registrar qué cliente está dado de alta en qué dirección y con qué número de suite, para que el correo entrante se asigne al cliente correcto y el historial de correo de cada cliente quede en un solo sitio. Traizr lo ofrece a operadores con una dirección o con varias.

Al mismo producto se le llama también software de dirección comercial virtual, gestión de direcciones de oficina virtual o software de direcciones de empresa. Esta página cubre todos esos nombres.

Traizr no proporciona direcciones de empresa. Es el software para los operadores que sí lo hacen. No alquilamos buzones, no vendemos ni cedemos direcciones comerciales y no somos un servicio de domiciliación. Si su empresa busca una dirección comercial virtual o un domicilio social, necesita un centro de negocios o un operador de oficinas virtuales. Si usted es ese operador, Traizr es el software con el que gestiona el servicio y el registro de qué se hizo con el correo de cada cliente.

Cómo funciona la ficha del cliente

En Traizr, el cliente es la ficha y la dirección es un campo dentro de ella. Cada ficha de cliente guarda su dirección, su número de suite, su dirección de reenvío, sus datos de contacto y su historial de correo completo.

Como la dirección es un campo, un cliente puede cambiar de una de sus direcciones a otra sin perder nada de historial. Cada envío, cada escaneo y cada instrucción de antes del cambio se queda en su ficha.

Un cliente en su dirección, de principio a fin

Las cinco etapas de la relación con un cliente, y qué queda registrado en cada una.

Un cliente en una dirección comercial, desde el alta hasta la baja
  1. Alta del clienteLa cuenta se crea cuando usted completa sus propias comprobaciones.
  2. Registrado en una direcciónEl cliente queda registrado con una dirección y un número de suite.
  3. Correo asignado al clienteLas piezas que llegan a su nombre se registran en su cuenta, en cualquiera de las direcciones que usted gestiona.
  4. El cliente se da de bajaLa cuenta se cierra y la fecha de cierre queda registrada.
  5. Sigue llegando correoLas piezas de la cuenta cerrada se marcan, para tratarlas según la política que usted defina.
El correo suele seguir llegando después de que un cliente se da de baja, así que el último paso necesita un proceso claro.

Gestionar más de una dirección

Varias direcciones pueden funcionar en una sola plataforma, cada una con su propia lista de clientes.

Muchos operadores pasan de una dirección a varias: un segundo edificio, una adquisición o una dirección en el centro de la ciudad que se ofrece junto a la existente. Traizr las gestiona todas en una sola plataforma, de modo que no hay una hoja de cálculo ni un proceso distinto por edificio.

Cada dirección tiene su propia lista de clientes, y los informes pueden cubrir una dirección o todas juntas. El personal que trabaja en varias sedes usa un solo acceso y una sola app. La numeración de suites y unidades se queda como está, porque sus clientes imprimen esos números en su papelería y los tienen registrados ante terceros.

Un cliente puede estar dado de alta en más de una dirección, por ejemplo con varios nombres comerciales o con presencia en dos ciudades. Se gestiona como un solo cliente con varias altas, de modo que su uso y su facturación se mantienen juntos.

Si necesita que distintas sedes funcionen como organizaciones completamente independientes, y no como delegaciones de la misma empresa, Traizr también admite esa estructura. Coméntenoslo si es su caso.

Ilustración en cinco pasos de la gestión de varias direcciones de empresa en una sola plataforma: cada dirección mantiene su propia lista de clientes, el personal trabaja en varias sedes con un solo acceso y una sola app, los informes cubren una dirección o todas juntas en cualquier periodo, un mismo cliente puede estar dado de alta en más de una dirección con su uso y su facturación juntos, y en todas las direcciones se sigue el mismo proceso de correo

El correo después de la baja de un cliente

El correo suele seguir llegando después del cierre de una cuenta. Traizr hace que se detecte y se trate como corresponde.

  • Marcado al llegar

    El correo de una cuenta cerrada se marca para un tratamiento aparte en lugar de procesarse como de costumbre.

  • Fecha de cierre registrada

    La ficha muestra cuándo se cerró la cuenta.

  • Historial conservado

    Los envíos, los escaneos y las instrucciones siguen pudiéndose consultar después del cierre.

  • Envíos retenidos a la vista

    Puede ver qué está guardando, para quién y desde hace cuánto tiempo.

  • Destrucción registrada

    Si un envío se destruye, la ficha muestra quién lo autorizó y cuándo.

  • Se aplica su política

    Cuánto tiempo conservar el correo lo decide usted. Traizr hace que la política sea visible y se aplique igual siempre.

Cómo fijan los operadores estas políticas

Domicilio social, dirección fiscal y saber quiénes son sus clientes

Muchos clientes contratan una dirección comercial virtual porque su empresa necesita una dirección: como domicilio social, como dirección fiscal o simplemente como dirección comercial para su web y su papelería. El domicilio social es el que figura en el Registro Mercantil y el domicilio fiscal es el que consta ante la Agencia Tributaria, y no siempre son la misma dirección. A esas direcciones llegan además notificaciones de la administración, y por eso a sus clientes les importa que ese correo se detecte y se gestione a tiempo.

Ofrecer su dirección para estos usos es una decisión comercial, y las obligaciones que conlleva varían según el caso. Algunos operadores lo ofrecen como servicio premium y otros deciden no hacerlo. Traizr registra con qué clientes ha acordado usted ese uso, para que su equipo pueda comprobarlo rápidamente. No toma la decisión, no presenta nada en su nombre y no asesora sobre las normas.

Lo mismo ocurre con las comprobaciones de clientes. Las comprobaciones de identidad o de la empresa que haga antes de aceptar a un cliente las define y las realiza usted. Traizr registra la cuenta del cliente y el correo gestionado para ella; no es un servicio de verificación.

Nada de esta página es asesoramiento legal. Las normas sobre servicios de domiciliación, domicilio social, dirección fiscal y comprobaciones de clientes varían según el caso y cambian. Consulte su situación con sus propios asesores, y lea en la guía de operaciones qué decisiones toman los operadores al fijar estas políticas.

Preguntas frecuentes

Todo lo que necesita saber antes de ponerse en contacto.

¿Traizr proporciona una dirección de empresa?

No. Traizr es software para los operadores que las proporcionan. No alquilamos direcciones, no recibimos correo y no somos un servicio de domiciliación. Si busca una dirección para su empresa, necesita un centro de negocios, una oficina con servicios o un operador de buzones. Si usted es uno de ellos, Traizr es el software con el que gestionar el servicio.

¿Qué es la gestión de direcciones de empresa?

Es registrar qué cliente está dado de alta en qué dirección y con qué número de suite, para que el correo entrante se asigne al cliente correcto y el historial de correo de cada cliente quede en un solo sitio. Traizr lo ofrece a operadores con una dirección o con varias.

¿Es lo mismo que un software de dirección comercial virtual?

Sí. Dirección comercial virtual, dirección de oficina virtual y gestión de direcciones de empresa describen el mismo trabajo, y esta página los cubre todos.

¿Podemos gestionar varias direcciones en una sola plataforma?

Sí. Cada dirección tiene su propia lista de clientes, y los informes pueden cubrir una dirección o todas juntas. El personal usa el mismo acceso en todas las sedes.

¿Cómo se gestionan los números de suite y de unidad?

Como un campo en la ficha del cliente, de modo que su numeración actual se conserva. Los números de suite suelen figurar en la papelería de los clientes y en registros de terceros, así que el software no los cambia.

¿Qué ocurre si sigue llegando correo a una dirección que un cliente ya no usa?

Se marca en lugar de procesarse como de costumbre, para que el personal vea que la cuenta está cerrada y que el envío necesita un tratamiento aparte.

¿Cuánto tiempo debemos conservar el correo de un antiguo cliente?

Eso lo decide su propia política, no el software. Traizr muestra qué está guardando y desde cuándo; el plazo de conservación lo fija usted, y la guía de operaciones explica cómo los operadores toman esa decisión.

¿Puede un cliente cambiar de una de nuestras direcciones a otra?

Sí, sin perder su historial. La dirección es un campo en la ficha del cliente, así que todo lo gestionado antes del cambio sigue con el cliente.

¿Puede un cliente estar dado de alta en más de una dirección?

Sí. Un cliente con varios nombres comerciales o varias sedes se gestiona como un solo cliente con más de un alta, de modo que su uso y su facturación se mantienen juntos.

¿Sirve Traizr si nuestros clientes usan la dirección como domicilio social o fiscal?

Traizr registra con qué clientes ha acordado usted ese uso, para que su equipo pueda comprobarlo rápidamente. Ofrecer su dirección como domicilio social o como dirección fiscal es decisión suya, y las obligaciones que conlleva las gestiona usted con sus propios asesores.

¿Realiza Traizr comprobaciones de identidad de nuestros clientes?

No. Las comprobaciones que hace antes de aceptar a un cliente las define y las realiza usted. Traizr registra la cuenta del cliente y el correo gestionado para ella.

¿Cómo sabemos qué clientes generan trabajo realmente?

Los informes de uso muestran los envíos recibidos, escaneados y reenviados por cliente, con el franqueo, en cualquier periodo de fechas.

¿Algo de esto es asesoramiento legal?

No. Las normas sobre servicios de domiciliación, domicilio social, dirección fiscal y comprobaciones de clientes varían según el caso y cambian. Consulte su situación con sus propios asesores.

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