Oficina virtual
Software para oficinas virtuales: gestión del correo y las direcciones de sus clientes
Gestione el correo de la oficina virtual desde que llega hasta que se completa. Fotografíe cada envío, notifique al cliente y deje que él elija: escanear, reenviar, destruir, reciclar o recoger.
Para consejos prácticos sobre cómo llevar el servicio en sí, consulte nuestra guía de gestión de oficinas virtuales.
- El envío se fotografía al llegar
- El destinatario decide qué ocurre después
- Su equipo ejecuta la instrucción
Qué es el software para oficinas virtuales
El software para oficinas virtuales gestiona el correo entrante de los clientes que usan su dirección comercial sin trabajar en el edificio. Traizr registra cada envío cuando llega, notifica al cliente y lleva sus instrucciones hasta completarlas. Sustituye las hojas de cálculo, los buzones compartidos y las notas manuales por un registro único, con búsqueda, de cada envío y cada acción.
El flujo de trabajo
De la entrega a la decisión y a la instrucción
Cinco pasos hasta completarlo
Fotografiar y registrar
Su equipo registra el envío con un teléfono o una tableta y lo fotografía todavía cerrado. Así el destinatario tiene información suficiente para decidir qué hacer después.
Traizr notifica al destinatario
El envío se asigna al cliente correcto y Traizr envía la notificación automáticamente.
El destinatario recibe la notificación
El cliente recibe la fotografía por la aplicación, por correo electrónico o por SMS y puede responder desde donde esté.
Elige qué ocurre después
El cliente elige escanear, reenviar, destruir, reciclar o recoger, y la solicitud aparece en la cola de trabajo de su sala de correo.
Su equipo ejecuta la instrucción
El equipo completa la solicitud y Traizr registra lo que se hizo. Si se pidió un escaneo, el archivo se guarda junto al envío.
- LlegaUna carta o un paquete se entrega en su dirección para uno de sus clientes.
- Se fotografía y registraEl personal fotografía la pieza cerrada y la registra en la cuenta del cliente. No se abre nada.
- Se avisa al clienteSe envía una notificación con la fotografía por la app, correo electrónico o SMS.
- El cliente eligeElige escanear, reenviar, triturar, reciclar o recoger en persona, desde donde esté.
- El personal cumple la instrucciónLa acción se realiza y se registra con el nombre del empleado y la hora.
- Se actualiza el registroLa pieza, la instrucción, la acción y el franqueo quedan guardados en la cuenta del cliente.
Quién hace qué en cada punto
Una oficina virtual llevada a mano suele fallar en los traspasos. El cliente no ve qué ha llegado, el equipo no ve con facilidad qué pidió el cliente, y las acciones completadas quizá estén anotadas en otro sitio. Traizr mantiene juntos el envío, la instrucción, el estado y el historial, de modo que todos trabajan sobre el mismo registro.
| Llegada | Registro | Aviso | Instrucción | Ejecución | Historial | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Su cliente | Nada en este paso | Nada en este paso | Ve la fotografía | Elige la acción | Nada en este paso | Puede ver todo el historial |
| Su equipo | Recibe la entrega | La fotografía y la registra | Nada en este paso | Nada en este paso | Escanea, reenvía, tritura, recicla o entrega en mano | Nada en este paso |
| Traizr | Nada en este paso | Vincula la pieza a la cuenta del cliente | Envía la notificación | Registra la instrucción | Registra quién actuó y cuándo | Suma el uso y el franqueo por cliente |
La parte operativa, desde clasificar el correo entrante hasta tratar los envíos sin respuesta, está en la guía de gestión de oficinas virtuales.
Cinco cosas que un destinatario puede solicitar
Los clientes eligen una de cinco acciones claras. Responder es rápido y procesar cada solicitud resulta sencillo para su equipo.
- EscanearlaLa pieza se abre, el contenido se escanea y se adjunta a su registro.
- ReenviarlaLa pieza se envía a la dirección que elige el cliente, y se registran el transportista y el franqueo.
- TriturarlaLa pieza se destruye de forma segura, y la instrucción y su cumplimiento quedan registrados.
- ReciclarlaLa pieza se desecha. La mayor parte de lo reciclado es publicidad sin abrir.
- Recoger en personaEl cliente acude a la dirección a por la pieza, y la entrega se registra con un código QR.
-
Escanear
Se abre el envío y se escanea el contenido para el cliente.
Se registraQuién lo abrió y lo escaneó, cuándo se completó y el propio archivo escaneado. -
Reenviar
El envío físico se manda a la dirección de reenvío del cliente.
Se registraEl destino, la fecha de envío, el miembro del equipo y el coste del franqueo. -
Destruir
El correo que el cliente ya no necesita se destruye de forma segura.
Se registraLa solicitud del cliente, quién la completó y cuándo se hizo. -
Reciclar
La publicidad no deseada y otros envíos sin datos sensibles se desechan.
Se registraLa instrucción del cliente y la fecha en que se completó. -
Recoger en persona
El envío se guarda hasta que el cliente lo recoge en su dirección.
Se registraLa entrega, confirmada con un código QR en la aplicación, y quién lo recogió.
Cada acción queda registrada porque los operadores de oficinas virtuales manejan la correspondencia de otras personas. Si un cliente pregunta qué pasó con un envío, hay un registro claro de quién lo gestionó y cuándo. Es el mismo principio de la prueba de entrega interna (en inglés), aplicado al correo de la oficina virtual.
La cuenta del cliente, y qué contiene un registro de oficina virtual
Cada cliente tiene un registro con la información que su equipo necesita para recibir, gestionar y reenviar su correo correctamente.
Un cliente de oficina virtual es simplemente un registro en Traizr, así que dar de alta a un cliente nuevo es rápido y no requiere una instalación aparte. El registro contiene su dirección de oficina virtual, su dirección de reenvío, sus datos de acceso y el número de envíos que esperan una instrucción en ese momento.
El contador de envíos pendientes da al equipo una forma sencilla de detectar clientes con correo sin responder. En lugar de quedarse olvidados en una estantería, los envíos pendientes de instrucción siguen visibles hasta que se resuelven.
Las direcciones de reenvío también se guardan en el registro del cliente, de modo que el equipo trabaja con una dirección actualizada en lugar de depender de un correo antiguo, un formulario o una hoja de cálculo.
Para organizaciones que gestionan clientes en varias ubicaciones, consulte la gestión de direcciones de empresa.
La cola de correo, donde se ve todo
Una sola lista muestra cada envío, qué solicitó el cliente y si el trabajo ya se ha completado.
La cola de correo es la pantalla principal de trabajo. Cada fila muestra el cliente, la fecha de recepción, la acción solicitada y el estado actual, de modo que es fácil ver qué necesita atención.
La instrucción y el estado van separados porque responden a preguntas distintas. "Reenviar a la dirección" le dice al equipo qué quiere el cliente. "Pendiente de reenvío" le dice que todavía no se ha hecho. Esa distinción hace que el trabajo pendiente sea fácil de encontrar.
También da al equipo una respuesta clara cuando un cliente pregunta por un envío. Basta buscar el registro para ver cuándo llegó la instrucción, quién la completó y qué archivos tiene adjuntos.
Todos los sistemas de oficina virtual incluyen . . .
Incluido de serie, sin necesidad de equipos de escaneo dedicados.
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Fotografía al recibir
Cada envío se fotografía al llegar para que el cliente vea qué se ha recibido.
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Cuentas de correo por cliente
La dirección, las instrucciones, los datos de reenvío y el historial de correo de cada cliente, juntos.
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Notificaciones automáticas
Avisar a los clientes por la aplicación, correo electrónico o SMS cuando llega correo, con recordatorios si no responden.
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Escaneo a archivo
Escanear el contenido solicitado y guardar el archivo adjunto al registro original del correo.
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Reenvío con franqueo
Registrar la dirección de reenvío y el coste del franqueo cuando se envía un artículo.
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Solicitudes de destrucción y reciclaje
Registrar las solicitudes de eliminación con la persona que las completó y la hora en que se hicieron.
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Uso por cliente
Informes de envíos recibidos, escaneados y reenviados por cliente y por periodo.
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Más de una dirección
Gestionar varias direcciones de oficina virtual desde la misma plataforma.
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Recogida en persona
Los clientes pueden recoger el correo físico directamente cuando lo necesiten.
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Historial con búsqueda
Buscar envíos anteriores por cliente, remitente, referencia o fecha.
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Acceso por roles
Controlar qué miembros del equipo acceden a cada parte del flujo de la oficina virtual.
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Trece idiomas
Enviar las notificaciones a cada cliente en su idioma preferido.
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Recordatorios que insisten
Mantener visible el correo sin responder y seguir pidiendo al cliente una instrucción.
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Cuentas cerradas marcadas
Marcar el correo de los clientes que se han ido en lugar de procesarlo con normalidad.
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Integraciones
Conectar Traizr con otros sistemas para mantener los datos de clientes y destinatarios en un solo sitio.
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Sin equipos dedicados
Usar teléfonos y tabletas normales en lugar de equipos de escaneo especiales.
Las notificaciones, y cómo responden los clientes
Los clientes necesitan saber cuándo llega correo y poder responder sin llamar a su equipo.
Un cliente de oficina virtual no ve un casillero ni pasa por recepción, así que unas notificaciones fiables son esenciales. Traizr envía un aviso en cuanto se registra un envío, dándole al cliente una vía clara para decidir qué ocurre después.
La fotografía va incluida en la notificación, así que el cliente recibe más que un simple "tiene correo". En muchos casos reconoce al remitente y puede decidir de inmediato.
Las notificaciones pueden enviarse por la aplicación, por correo electrónico o por SMS, de modo que cada cliente usa el canal que le convenga.
Si el cliente no responde, el envío sigue visible como pendiente de instrucción y los recordatorios pueden continuar. Así el correo sin responder no se queda olvidado.
Consulte la página de notificaciones por SMS y Slack (en inglés) para más información sobre las opciones de aviso.
Gestionar más de una dirección
Los operadores de oficinas virtuales suelen crecer más allá de una sola ubicación. Con Traizr, varias direcciones funcionan en una misma plataforma, en lugar de crear una hoja de cálculo o un proceso distinto para cada edificio.
Cada dirección puede tener su propia lista de clientes, mientras que los informes pueden cubrir toda la operación. El personal que trabaja en varias ubicaciones usa el mismo acceso y la misma aplicación, y el historial de un cliente se conserva si su dirección cambia.
Si algunas ubicaciones deben funcionar como organizaciones independientes y no como sucursales de la misma empresa, consulte el software de sala de correo multiempresa (en inglés).
Correo de oficina virtual junto a una sala de correo física
Gestione el correo de los inquilinos del edificio y el de los clientes de la oficina virtual con el mismo proceso de entrada.
Los centros de negocios suelen recibir una sola entrega con correo para los inquilinos físicos y para los clientes de la oficina virtual a la vez. Su equipo no debería necesitar dos sistemas para procesar el mismo correo entrante.
Ambos flujos empiezan igual: el envío se registra y se asigna a un destinatario. A un inquilino del edificio se le avisa para que lo recoja, mientras que un cliente de oficina virtual recibe la fotografía del envío y elige una instrucción. Traizr gestiona los dos casos desde la misma plataforma.
| Llegada | Registro | Aviso | Qué pasa después | Prueba | |
|---|---|---|---|---|---|
| Personas en el edificio | La misma ronda de reparto | Se registra a una persona o un puesto | Aviso automático | Vienen a recogerlo | Firma o fotografía en la entrega |
| Clientes que no lo están | La misma ronda de reparto | Se registra en una cuenta de cliente | Aviso con fotografía de la pieza | Eligen escanear, reenviar, triturar, reciclar o recoger | La acción, quién la completó y el franqueo |
Usar un solo sistema evita separar el correo a mano antes de registrarlo y le da un registro único, con búsqueda, de todo lo gestionado en el edificio.
Para la operación física de la sala de correo, consulte el software de gestión de sala de correo (en inglés), la sala de correo digital y el seguimiento interno de paquetería (en inglés).
Quién gestiona una oficina virtual
Los servicios de correo de oficina virtual se usan en centros de negocios, oficinas con servicios, espacios de coworking y otras organizaciones que ofrecen una dirección comercial profesional.
Cómo elegir software para oficinas virtuales: qué preguntar
Estas preguntas merecen hacerse a cualquier proveedor de software de oficina virtual antes de decidir.
¿La instrucción del cliente es un registro o un correo electrónico?
Las instrucciones del cliente deberían guardarse junto al envío, no en un buzón aparte. Pregunte si cada solicitud lleva fecha y hora, queda asignada al envío y la marca como completada un miembro del equipo con nombre y apellidos.
¿La fotografía se hace al registrar, o es opcional?
Fotografiar durante el registro da a todos los clientes la misma experiencia y no depende de que alguien recuerde un paso extra. Pregunte si la fotografía forma parte del flujo normal de registro.
¿Puede encontrar un envío de hace dos años?
Pida que le muestren un envío antiguo encontrado con el buscador y compruebe si su escaneo, sus instrucciones y su historial de gestión siguen unidos al mismo registro.
¿Qué le dice el sistema a final de mes?
Compruebe si los informes muestran los envíos recibidos, escaneados y reenviados por cliente, con el franqueo cuando corresponda, y si los resultados pueden exportarse para facturar o analizar.
¿Quién puede abrir un escaneo?
Los escaneos de correo pueden contener información sensible. Pregunte si los permisos pueden separar al personal que registra el correo entrante de quienes pueden ver los contenidos escaneados y los informes.
¿Qué pasa con el correo de un cliente que se ha ido?
El correo suele seguir llegando después de que un cliente se da de baja. Pregunte si los envíos entrantes de cuentas cerradas se marcan con claridad para que el equipo no los procese como correo activo.
¿Qué ocurre cuando abre una segunda dirección?
Pregunte si puede añadirse otra ubicación dentro del mismo sistema y si los informes pueden cubrir todas las direcciones sin instalaciones separadas, accesos distintos ni consolidación manual.
¿Qué hay que instalar, comprar o montar?
Compruebe si el sistema necesita escáneres, terminales o impresoras propios y qué ocurre cuando ese equipo no está disponible. Los flujos basados en el móvil hacen la operación mucho más flexible.
¿Cuánto se tarda en dar de alta a un cliente, y quién puede hacerlo?
Las listas de clientes de una oficina virtual cambian con frecuencia, así que dar de alta y cerrar cuentas debería ser sencillo. Pida que creen un cliente nuevo durante la demostración, en lugar de conformarse con una descripción del proceso.
Llevarlo a mano frente a llevarlo con Traizr
Los procesos manuales pueden funcionar con volúmenes bajos, pero se vuelven más difíciles de manejar a medida que crecen los clientes y los envíos.
| A mano | Con Traizr |
|---|---|
| Un mensaje diciendo que ha llegado correo | Una fotografía del envío, enviada automáticamente |
| Instrucciones por correo, SMS y teléfono | Una solicitud - una acción |
| Escaneos enviados por correo y luego perdidos | El escaneo guardado junto al envío de forma permanente |
| La dirección de reenvío del formulario de alta | Guardada en el registro del cliente y mantenida al día |
| El franqueo absorbido como gasto general | Asignado al cliente en el momento del envío |
| La facturación mensual reconstruida a partir de notas | Uso por cliente en cualquier periodo, exportable |
| Sin prueba de que un envío se gestionó | Cada acción con nombre, fecha y hora, y con búsqueda |
| El correo de cuentas cerradas se procesa igualmente | Marcado en lugar de gestionado sin avisar |
Seguridad, accesos y dónde residen sus datos
Los sistemas de oficina virtual manejan correspondencia privada, documentos escaneados y datos de clientes, así que el acceso debe controlarse con cuidado.
Traizr usa acceso por roles, de modo que cada miembro del equipo recibe solo los permisos que necesita. Registrar el correo entrante, completar instrucciones, ver escaneos y consultar informes no tienen por qué estar disponibles para todos. Los clientes solo ven su propia cuenta.
Las acciones se registran con el usuario y la hora, lo que crea un historial de auditoría claro. Si un cliente pregunta qué pasó con un envío, el equipo puede consultar el registro en lugar de fiarse de la memoria.
Traizr funciona en la nube de forma predeterminada, y las organizaciones con redes cerradas o requisitos concretos de infraestructura también pueden estudiar una instalación on-premise (en inglés) en sus propios servidores.
Nuestra posición actual sobre seguridad, certificaciones, subencargados y tratamiento de datos está en el Centro de confianza (en inglés) y en la página de seguridad y cumplimiento. Los requisitos para servicios de dirección y verificaciones de identidad varían según la jurisdicción.
Preguntas frecuentes
Preguntas habituales sobre el uso de Traizr para el correo de una oficina virtual.
¿Qué es el software para oficinas virtuales?
El software para oficinas virtuales gestiona el correo que usted recibe para los clientes que usan su dirección comercial. Cada envío entrante se fotografía y se registra, el cliente recibe una notificación y elige si quiere que se escanee, se reenvíe, se destruya o se recicle. Cada instrucción y cada acción quedan registradas en su cuenta.
¿Pueden los clientes ver su correo antes de decidir qué hacer con él?
Sí. El sobre se fotografía al registrarlo, de modo que el cliente ve el remitente y el tipo de envío antes de decidir qué ocurre después. Esto evita en muchos casos una llamada o un correo electrónico.
¿Qué acciones puede solicitar un cliente?
Los clientes pueden solicitar escanear, reenviar, destruir, reciclar o recoger en persona. Cada solicitud queda registrada con la acción realizada, el miembro del equipo que la completó y la hora en que se completó.
¿Puede Traizr encargarse de la facturación de los clientes de la oficina virtual?
Traizr registra la información que se usa habitualmente para facturar una oficina virtual: envíos recibidos, escaneos, reenvíos y costes de franqueo. Los informes pueden generarse por cliente y por periodo. Traizr no emite las facturas, pero proporciona los datos de uso necesarios para crearlas.
¿Cuántos clientes puede tener una misma dirección?
El software no impone ningún límite. Los clientes son registros dentro de Traizr, no instalaciones separadas. También pueden gestionarse varias direcciones en la misma plataforma y, si hace falta, organizaciones distintas pueden funcionar como entidades separadas dentro del sistema.
¿Funciona junto a una sala de correo física?
Sí. Los centros de negocios suelen gestionar a la vez el correo de los inquilinos del edificio y el de los clientes de la oficina virtual. La misma plataforma de Traizr y la misma aplicación móvil cubren ambos flujos; el registro del destinatario determina qué ocurre después de registrar un envío.
¿Qué pasa con el correo de un cliente que se ha dado de baja?
Cuando llega correo para una cuenta cerrada, el envío se marca en lugar de procesarse con normalidad. Su equipo ve de inmediato que el destinatario ya no está activo y que el envío necesita un tratamiento aparte.
¿Hay un límite de tiempo para conservar los registros?
El software no fija ningún límite. Los historiales de envíos y los escaneos adjuntos pueden seguir disponibles todo el tiempo que su organización los necesite, dentro de sus propias normas de conservación.
¿Tienen los clientes que instalar una aplicación?
No. Los clientes pueden recibir las notificaciones por correo electrónico o SMS, además de por la aplicación. La aplicación es útil para las notificaciones push y para la recogida en persona, pero no es obligatoria para todos los clientes.
¿Podemos trasladar a un cliente a otra dirección sin perder su historial?
Sí. La dirección está en el registro del cliente, así que cambiarla no elimina los envíos, escaneos ni instrucciones anteriores. Para organizaciones con varias direcciones, la página de gestión de direcciones de empresa describe el marco completo.
¿Quién puede ver el correo de un cliente?
El acceso se basa en roles. Los clientes solo ven su propia cuenta, y los permisos del equipo pueden restringirse según su función. Quien registra el correo entrante no necesita por ello acceso a los contenidos escaneados ni a los informes.
¿Qué ocurre si un cliente nunca responde a una notificación?
El envío sigue visible como pendiente de instrucción y los recordatorios pueden seguir enviándose. Traizr no cierra automáticamente ningún envío sobre el que nadie ha actuado. Cuánto tiempo se conserva el correo no reclamado lo decide su propia política; la guía de operaciones cubre esa parte del proceso.
¿Podemos gestionar el correo de la oficina virtual y el correo normal del edificio en el mismo sistema?
Sí. Ambos flujos usan la misma plataforma y la misma aplicación móvil. Cada envío se asigna a su destinatario, y Traizr sigue después el proceso que corresponde a un inquilino del edificio o a un cliente de la oficina virtual.
¿Se integra Traizr con los sistemas que ya utilizamos?
Traizr admite integraciones con distintos sistemas de directorio, de gestión de inmuebles y de empresa, para que los datos de los destinatarios no tengan que mantenerse a mano en varios sitios.
Si además gestiona el correo de las personas que trabajan dentro del edificio, consulte nuestro software de gestión de sala de correo (en inglés).
El resto del clúster de oficina virtual
Esta página es la visión general. Cada una de estas profundiza en una parte concreta.
-
Software de buzón virtual
Cree y numere buzones, dé a cada cliente su propia bandeja de entrada y conserve el historial completo de cada pieza gestionada.
Ver la página -
Software de escaneo de correo
Las piezas se abren y se escanean solo cuando el cliente lo pide, y el escaneo se guarda en el registro de la pieza.
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Software de reenvío de correo
Reenvíe piezas a la dirección que elija el cliente y registre el transportista y el franqueo en su cuenta.
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Gestión de direcciones comerciales
Registre qué cliente está dado de alta en cada dirección y gestione su correo en todas las sedes que usted opera.
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Gestión de oficinas virtuales
La guía operativa: la rutina diaria, las políticas que conviene dejar por escrito antes de necesitarlas y cómo ponen precio al servicio los operadores.
Ver la página -
Mailroom management software
What the software has to do, what to ask a vendor, and how Traizr compares. The page to start on if you are buying.
Ver la página (en inglés) -
Internal package tracking software
Follow an item through every hop inside your buildings, with a scan at each handover and a record of who held it.
Ver la página (en inglés)
¿Listo para simplificar su edificio?
Vea en una demostración breve cómo Traizr gestionaría el flujo de su oficina virtual, partiendo de cómo trabaja su operación hoy.