Advocatenkantoor Postregistratie: Postbeheer voor Advocatenkantoren
Traizr registreert elk document en pakket bij aankomst, stuurt het door naar de juiste advocaat en legt een volledige chain of custody vast bij elke overdracht.
Software voor interne postverzending, vertrouwd door universiteiten, studentenhuisvesting, kantoren, zorginstellingen, woongebouwen en meer…
Hoe Traizr werkt
Van koerier-barcode tot ophaling in vier stappen. Geen spreadsheets, geen handmatige opvolging, geen vermiste pakketten.
Inscannen
Registreer elke levering met de Traizr-app. Scan de koerier-barcode, koppel een ontvanger, klaar in seconden.
Melden
De ontvanger krijgt direct een e-mail met pakketdetails, ophaallocatie en een unieke QR-code. Geen handmatige berichten.
Ophalen
QR-code getoond bij de receptie. Zending vrijgegeven. De overdracht wordt digitaal vastgelegd met tijd, datum en bevestiging van de ontvanger.
Audittrail
Volledig overzicht van elk pakket: wie het heeft opgehaald, wanneer en waar. Doorzoekbaar, exporteerbaar, AVG-conform.
Waarom advocatenkantoren kiezen voor Traizr
Bescherm clientvertrouwelijkheid en haal elke deadline met een helder spoor op elk item.
Tijdkritische post snel bij advocaten bezorgen
Scan elke brief en elk pakket met een smartphone en wijs het toe aan de juiste advocaat, het team of dossiernummer. Ontvangers worden per e-mail gemeld, zodat gerechtelijke termijnen en clientcorrespondentie nooit in de postkamer blijven liggen.
Elk item rapporteren voor audit en verzekering
Gebouwd voor elke advocaat, stagiair en secretariaat
Uitgaande post en interne overdrachten bijhouden
Ontworpen voor de eisen van een advocatenkantoor
Smartphone zendingsregistratie
Postkamermedewerkers scannen elke brief en elk pakket met de Traizr-app op een standaard smartphone.
Volledige chain of custody
Handtekening, foto en tijdstempel vastgelegd bij elke ophaling en interne overdracht.
Toewijzing per advocaat en team
Wijs elk item toe aan een advocaat, team of dossiernummer in seconden.
Dashboard voor meerdere vestigingen
Beheer elke regionale vestiging vanuit een enkele login met rapportage per kantoor.
Audit-klare rapportage
Exporteer volledige zendingshistories voor compliance-reviews, verzekeringsclaims en interne audits.
AVG-conform. Traizr is volledig AVG-conform. Alle ontvangersgegevens worden veilig opgeslagen in de EU, met toegangscontrole en automatische verwijdering volgens schema. Alleen geautoriseerd personeel kan leveringsrecords bekijken of exporteren.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt Traizr voor advocatenkantoren?
Postkamermedewerkers scannen elke binnenkomende zending met een smartphone via de Traizr-app. Het systeem koppelt het aan de juiste advocaat, het team of dossier en stuurt een e-mailmelding met ophaaldetails. Elke overdracht wordt digitaal getekend, wat een volledige audittrail bij het item achterlaat.
Wij verwerken vertrouwelijke clientdocumenten. Is Traizr veilig genoeg voor een advocatenkantoor?
Ja. Elk item draagt een volledige chain of custody, met handtekening, foto en tijdstempel bij elke overdracht. Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot ontvangersgegevens, en data wordt veilig opgeslagen binnen de EER en het VK om aan de beroepsgeheimhoudingsplicht te voldoen.
Hoe bewijzen we dat een document de juiste advocaat op tijd heeft bereikt?
Elke scan, doorgifte en ophaling wordt gelogd bij het item met tijdstempel en digitale handtekening. Als een termijn of levering wordt bevraagd, kan de volledige historie in seconden worden opgeroepen. Dit ondersteunt de verwerking van processtukken, verzekeringsdekking en interne compliance.
Kan Traizr een kantoor met meerdere vestigingen dekken?
Ja. Traizr ondersteunt onbeperkte locaties vanuit een account, met aparte dashboards per kantoor en een kantoorbreed overzicht voor operaties en compliance. Medewerkers zien alleen items op hun eigen kantoor, terwijl centrale teams het volledige beeld hebben.
We hebben veel personeelsverloop en wisselende stagiairs. Is Traizr makkelijk te leren?
Ja. Het scanproces vereist slechts een paar tikken op een smartphone en de meeste medewerkers zijn na een korte rondleiding al vertrouwd. Nieuwe stagiairs, juridisch medewerkers en postkamervervangers kunnen in minuten worden ingewerkt.
Klaar om uw postkamer te vereenvoudigen ?
Praat met ons team en ontdek hoe Traizr de postverwerking in uw advocatenkantoor kan stroomlijnen.