Demo aanvragen

Openen en scannen op verzoek

Post voor thuiswerkers: een poststuk laten openen en scannen

Wie thuiswerkt of op reis is, krijgt zijn post toch. Eén klik in de aankomstmail vraagt de postkamer het poststuk te openen en een scan te mailen.

Het origineel blijft in de postkamer om op te halen, en Traizr bewaart geen kopie van de scan.

  • Aangevraagd vanuit de aankomstmail
  • Geen kopie in Traizr
  • Origineel blijft om op te halen
Plan een demo Bekijk de producttour
Een medewerker van de postkamer scant een document op een flatbedscanner, met rekken vol dozen post op de achtergrond

Wat deze functie doet

Door hybride werken komt post vaak binnen voor mensen die niet in het gebouw zijn. Zonder vaste route blijven brieven op een plank liggen tot de volgende kantoordag, of belt iemand de postkamer en vraagt een collega de brief open te maken.

Deze functie geeft dat verzoek een vaste route. Staat ze aan, dan bevat de aankomstmail een knop om openen en scannen aan te vragen. De ontvanger bevestigt op een eenvoudige webpagina en het poststuk wordt gemarkeerd voor de postkamer.

Het team opent het poststuk, scant de inhoud en mailt de scan vanuit het eigen e-mailadres naar de ontvanger. Daarna wordt het poststuk gemarkeerd als gescand en verzonden. Het origineel blijft beschikbaar om op te halen.

Beheert u een virtueel kantoor? Verwerkt u post voor klanten die een adres bij u huren, kijk dan op de pagina over post scannen voor virtuele kantoren. Daar is scannen een dienst aan klanten en wordt de scan bij de registratie van het poststuk bewaard. Deze functie is voor de eigen medewerkers van een organisatie, en de scan wordt gemaild in plaats van bewaard.

Zo werkt het

Drie stappen van envelop naar inbox

Er wordt niets geopend voordat de ontvanger erom vraagt, en elke stap wordt bij het poststuk vastgelegd.

  1. De ontvanger vraagt het aan

    Hij tikt in de aankomstmail op de knop voor openen en scannen en bevestigt op een eenvoudige webpagina. Inloggen is niet nodig.

  2. De postkamer opent en scant

    Het verzoek wordt in Traizr gemarkeerd. Iemand van het team opent het poststuk en scant de inhoud.

  3. De scan komt per e-mail

    Het team mailt de scan vanuit het eigen e-mailadres naar de ontvanger en markeert het poststuk als gescand en verzonden. Het origineel blijft beschikbaar om op te halen.

Het Traizr-dashboard met de pakkettenlijst: ontvanger, koerier, huidige postkamer, tijdstempels en status van elk pakket

Het verzoek van de ontvanger wordt bij het poststuk vastgelegd voordat er iets wordt geopend. De geschiedenis laat dus zien wie het vroeg en wanneer.

Privacy en controle

Andermans post openen vraagt om duidelijke regels. Die zijn ingebouwd.

Traizr bewaart geen kopie van de scan

De scan gaat per e-mail van de postkamer naar de ontvanger. Hij wordt niet in Traizr geüpload, en daar wordt geen kopie bewaard.

De inhoud van persoonlijke en vertrouwelijke post blijft buiten het pakketsysteem.

Uit tot u het aanzet

De functie staat standaard uit. Elke organisatie bepaalt zelf of ze die aanbiedt.

Staat ze aan, dan werkt ze voor elke ontvanger, niet alleen voor klanten van virtuele kantoren.

Elk verzoek wordt vastgelegd

Het verzoek, de scan en de status gescand en verzonden worden met tijdstip in de geschiedenis van het poststuk vastgelegd.

Vraagt iemand later wat er met een brief is gebeurd, dan staat het antwoord bij het poststuk.

Het origineel blijft bewaard

Een scan vervangt het papier niet. Het origineel blijft klaar om op te halen in de postkamer. Dat telt voor ondertekende documenten en alles wat in het origineel moet worden getoond.

Wat deze functie u oplevert

Onderdeel van het beheerdashboard en van de aankomstmail die uw ontvangers al krijgen.

  • Eén klik in de aankomstmail

    Het verzoek begint in de e-mail die de ontvanger laat weten dat het poststuk is aangekomen.

  • Eenvoudige bevestigingspagina

    De ontvanger bevestigt op een webpagina. Een account of inlog is niet nodig.

  • Verzoeken gemarkeerd voor het team

    De postkamer ziet welke poststukken wachten op openen en scannen.

  • Geen kopie in Traizr

    Het team mailt de scan. Hij wordt nooit in Traizr bewaard.

  • Status gescand en verzonden

    Het team markeert het poststuk zodra de scan is verstuurd, zodat de postkamer ziet dat het verzoek is afgehandeld.

  • Origineel blijft om op te halen

    Het poststuk blijft na het scannen in de postkamer.

  • Elke stap vastgelegd

    Het verzoek en de afhandeling worden aan de geschiedenis van het poststuk toegevoegd.

  • Per organisatie aan te zetten

    Standaard uit, zodat u bepaalt of u het aanbiedt.

  • Voor elke ontvanger

    Voor medewerkers, studenten en bewoners, niet alleen voor klanten van virtuele kantoren.

Bekijk alle functies

Wie het gebruikt

Elke organisatie waarvan de medewerkers vaak niet zijn in het gebouw waar hun post binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Alles wat u wilt weten voordat u contact opneemt.

Wat is openen en scannen op verzoek?

Met deze Traizr-functie vraagt een ontvanger de postkamer een poststuk te openen en hem een scan te mailen. Het verzoek komt uit de aankomstmail, en het origineel blijft beschikbaar om op te halen.

Bewaart Traizr de scan?

Nee. Het team mailt de scan vanuit het eigen e-mailadres naar de ontvanger, en Traizr bewaart geen kopie. In de geschiedenis van het poststuk staat dat het is gescand en verzonden.

Heeft de ontvanger een Traizr-inlog nodig?

Nee. Hij tikt op de knop in zijn aankomstmail en bevestigt op een eenvoudige webpagina.

Staat de functie voor iedereen aan?

Nee. Ze staat standaard uit, en elke organisatie zet haar aan als ze die wil aanbieden.

Wat gebeurt er met het origineel?

Het blijft in de postkamer en wordt gemarkeerd als gescand en verzonden. De ontvanger haalt het op bij het volgende bezoek aan kantoor.

Wat is het verschil met post scannen voor virtuele kantoren?

Beheerders van virtuele kantoren scannen post als dienst voor klanten die een adres huren, en de scan wordt bij de registratie van het poststuk bewaard. Zie post scannen voor virtuele kantoren. Deze functie is voor de eigen medewerkers van een organisatie, en de scan wordt gemaild, niet bewaard.

Andere functies van het platform

Hetzelfde systeem, een andere functie.

Klaar om uw gebouw te vereenvoudigen ?

We laten u een verzoek zien, van de aankomstmail tot de status gescand en verzonden. Ongeveer 20 minuten.

Plan een demo Alle functies