Demo aanvragen

Ophaalverzoek

Ophaalverzoeken en interne bezorging via een formulier

Mensen in uw gebouw vragen een pakketophaling of een interne bezorging aan via een eenvoudig webformulier. Een Traizr-inlog is niet nodig, en elk verzoek krijgt een referentienummer.

Het formulier is in de huisstijl van uw organisatie, en elk verzoek gaat per e-mail rechtstreeks naar de postkamer.

  • Eenvoudig webformulier
  • Geen inlog nodig
  • Referentienummer per verzoek
Plan een demo Bekijk de producttour
Een receptiemedewerker geeft over de balie een pakket aan een koerier, met rekken vol dozen met de labels Outgoing en Scans op de achtergrond

Wat het aanvraagformulier doet

In de meeste gebouwen worden ophalingen en interne bezorgingen geregeld per telefoon, met een berichtje aan de receptie of met een e-mail naar een gedeelde inbox. Verzoeken raken zoek, en achteraf weet niemand wie wat heeft gevraagd.

Het aanvraagformulier van Traizr brengt die verzoeken samen in één kanaal. Iedereen in het gebouw kan via een webformulier een pakketophaling of een interne bezorging aanvragen, zonder Traizr-account.

De postkamer ontvangt het verzoek per e-mail, op het adres dat in de Instellingen staat, en de aanvrager krijgt een referentienummer.

Koeriers aan de deur zijn een ander onderwerp. Dit formulier is voor verzoeken van mensen in uw gebouw. Voor koeriers die leveringen brengen, zie koeriersbeheer (Engels) en leveringsbeheer (Engels).

Zo werkt het

Van verzoek naar een gevolgd pakket

Het formulier neemt het verzoek aan. Traizr legt het pakket vast zodra het team het heeft.

  1. Iemand vult het formulier in

    Diegene kiest een ophaling of een interne bezorging en vult de details in. Het formulier is in de huisstijl van uw organisatie.

  2. De postkamer krijgt een e-mail

    Het verzoek komt binnen op het adres van de postkamer dat in de Instellingen van het beheerdashboard staat.

  3. De aanvrager krijgt een referentie

    Een referentienummer bevestigt het verzoek, zodat de aanvrager het kan noemen bij navraag.

  4. Het team legt het pakket vast zoals altijd

    Neemt de postkamer het pakket in ontvangst, dan wordt het zoals gewoonlijk in Traizr vastgelegd en heeft het vanaf dat moment het volledige audittrail.

Het scherm met uitgaande pakketten in het Traizr-beheerdashboard, met barcode, afzender, ontvanger, koerier, aanmaaktijd en status van elk pakket

Het formulier maakt zelf geen pakketregistraties aan. Een pakket komt in Traizr wanneer het team het vastlegt, zodat de registratie altijd aan het echte pakket gekoppeld blijft.

Gemaakt voor facilitaire teams

Minder verzoeken die verloren gaan in telefoontjes en inboxen, zonder iedereen een account te geven.

Eén kanaal in plaats van telefoontjes en losse e-mails

Elk verzoek voor een ophaling of interne bezorging komt op dezelfde manier binnen, met dezelfde gegevens, in dezelfde inbox van de postkamer.

Het team hoeft een verzoek niet meer samen te stellen uit een telefoonnotitie en twee e-mails.

Geen accounts om te beheren

Niemand heeft een Traizr-inlog nodig om het formulier te gebruiken. U hoeft dus niet iedereen in het gebouw een account te geven om verzoeken aan te nemen.

Een referentie per verzoek

De aanvrager krijgt een referentienummer. Een vraag achteraf verwijst zo naar één verzoek en niet naar "het pakket waar ik het dinsdag over had".

Het pakket houdt het volledige audittrail

Zodra het team het pakket vastlegt, wordt het gevolgd zoals elk ander pakket: scans, overdrachten, afleverbewijs en rapporten. Hoe die registratie werkt, staat op de pagina over interne pakkettracking (Engels).

Veilig te delen in het hele gebouw

Zo gemaakt dat het formulier op intranet of een prikbord kan staan zonder misbruik uit te lokken.

  • Spambeveiliging

    Het formulier is beveiligd tegen automatische spaminzendingen.

  • Alleen via het kantoornetwerk, als u wilt

    Het formulier kan zo worden ingesteld dat het alleen vanaf uw kantoornetwerk werkt.

  • Per organisatie aan te zetten

    Elke organisatie bepaalt of ze het formulier aanbiedt.

  • In de huisstijl van uw organisatie

    Aanvragers zien de huisstijl van uw organisatie, geen algemene pagina.

  • Per e-mail naar de postkamer

    Verzoeken gaan naar het adres dat in de Instellingen van het beheerdashboard staat.

  • Een referentienummer

    Elk verzoek krijgt een referentie die de aanvrager kan noemen.

Bekijk alle functies

Waar het helpt

In gebouwen waar veel mensen iets willen laten ophalen of verplaatsen en de postkamer niet elk verzoek telefonisch kan aannemen.

Veelgestelde vragen

Alles wat u wilt weten voordat u contact opneemt.

Wat is het formulier voor ophaal- en bezorgverzoeken?

Een webformulier in de huisstijl van uw organisatie waarmee iedereen in het gebouw een pakketophaling of een interne bezorging kan aanvragen. Het verzoek gaat per e-mail naar de postkamer en de aanvrager krijgt een referentienummer.

Is er een Traizr-account nodig om het te gebruiken?

Nee. Het formulier werkt zonder inlog, dus u hoeft niet iedereen in het gebouw een account te geven.

Waar komen de verzoeken terecht?

Per e-mail bij de postkamer. Het adres stelt u in bij Instellingen in het Traizr-beheerdashboard.

Maakt een verzoek een pakket aan in Traizr?

Nee. Het team legt het pakket zoals gewoonlijk in Traizr vast wanneer het dat in ontvangst neemt, en vanaf dat moment heeft het het volledige audittrail.

Kunnen we gebruik van buiten het gebouw voorkomen?

Ja. Het formulier kan worden beperkt tot uw kantoornetwerk en heeft spambeveiliging.

Is het formulier voor elke klant beschikbaar?

Het wordt per organisatie aangezet, dus u bepaalt of u het aanbiedt.

Andere functies van het platform

Hetzelfde systeem, een andere functie.

Klaar om uw gebouw te vereenvoudigen ?

We laten u het formulier zien, de e-mail die de postkamer ontvangt en hoe het pakket daarna wordt vastgelegd. Ongeveer 20 minuten.

Plan een demo Alle functies