Demo aanvragen

Virtueel kantoor

Post doorsturen: software voor aanbieders van virtuele kantoren en postbussen

Stuur poststukken door naar het adres dat de klant kiest, en leg de vervoerder en de portokosten vast op zijn account.

Onderdeel van virtuelekantoorsoftware. Deze pagina behandelt het doorsturen in detail.

  • Adres vastgelegd in het klantdossier
  • Portokosten per poststuk geregistreerd
  • Volledige doorstuurgeschiedenis
Plan een demo Bekijk de producttour
Klantaccounts van een virtueel kantoor in Traizr, elke rij toont de klant, zijn postadres en het adres waarnaar zijn post standaard wordt doorgestuurd
Het standaard doorstuuradres staat in elk klantdossier.

Wat software voor het doorsturen van post doet

Bij het doorsturen van post wordt een poststuk dat op uw adres is aangekomen, doorgestuurd naar de klant. Post doorsturen houdt dat proces zuiver: het adres komt uit het klantdossier, het poststuk wordt gemarkeerd als doorgestuurd, en de vervoerder en de portokosten worden vastgelegd op het account van de klant.

Zonder software gaan er in de praktijk drie dingen mis: er wordt een verouderd adres gebruikt, de portokosten worden nooit vastgelegd, en het poststuk verdwijnt na verzending volledig uit uw administratie. Traizr sluit alle drie de gaten, zodat elke doorzending terug te vinden en te factureren is.

Traizr registreert de doorzending; het koopt geen porto. U houdt de afspraken met vervoerders die u al heeft. Er is geen tarievenvergelijking, geen aankoop van verzendlabels en geen vervoerdersaccount dat voor u wordt beheerd. Wat de software toevoegt: het poststuk verdwijnt niet uit uw systeem op het moment dat het het gebouw verlaat.

Waar de verantwoordelijkheid eindigt

Zodra een poststuk aan de vervoerder is overgedragen, is de bezorging de verantwoordelijkheid van de vervoerder. Traizr bewaart het bewijs dat het poststuk is verstuurd, wanneer, naar welk adres en tegen welke kosten. Precies wat u nodig heeft als een klant er later naar vraagt.

Doorsturen betekent dat een poststuk via een externe vervoerder naar de klant gaat. Het verplaatsen van post tussen uw eigen gebouwen en postkamers is ander werk, beschreven op interne postroutering in meerdere stappen (Engels).

Zo verloopt een doorzending

Vijf stappen, van het verzoek van de klant tot de vastgelegde kosten.

Hoe een poststuk naar een klant wordt doorgestuurd
  1. Doorsturen aangevraagdDe klant vraagt om het poststuk door te sturen, eenmalig of als vaste voorkeur.
  2. Bestemming bevestigdHet adres komt uit het klantdossier, dat de klant zelf actueel houdt.
  3. Klaargemaakt voor verzendingHet poststuk wordt ingepakt en geadresseerd, nog steeds gekoppeld aan zijn dossier.
  4. Overgedragen aan de vervoerderDe vervoerder en de portokosten worden vastgelegd bij het poststuk.
  5. Kosten toegerekend aan de klantDe portokosten verschijnen op het gebruiksrapport van de klant, klaar voor facturatie.
Het dossier laat zien wat er is verstuurd, waarheen, wanneer en tegen welke kosten.

Doorstuuradressen actueel houden

Doorstuuradressen veranderen. Klanten verhuizen, sluiten een kantoor of zitten een tijd in het buitenland, en een doorzending naar een oud adres is duur om recht te zetten.

Traizr bewaart een doorstuuradres in het klantdossier, en de klant kan het zelf bijwerken. Wie een doorzending klaarmaakt, gebruikt altijd het actuele adres, en niet een adres uit een oude e-mail of een aanmeldformulier.

Elke klant heeft een standaardadres, en voor een los poststuk kan een afwijkende bestemming worden gekozen, bijvoorbeeld als een klant op reis is of een document rechtstreeks naar zijn accountant wil laten sturen. Het gebruikte adres wordt bij elk poststuk opgeslagen, zodat het dossier laat zien waar dat ene poststuk naartoe is gegaan.

Een receptiemedewerker overhandigt een pakket met verzendlabel over de balie aan een koerier, met daarachter stellingen met dozen voor uitgaande post en scans

Waarom portokosten per poststuk worden vastgelegd

Portokosten verschillen per klant en lopen op. Vastleggen per poststuk maakt het doorsturen factureerbaar.

  • Vastgelegd bij verzending

    De vervoerder en de kosten worden ingevoerd op het moment dat het poststuk de deur uitgaat.

  • Toegewezen aan de klant

    Elk bedrag staat op het account van de klant voor wie het is gemaakt.

  • Opgeteld over elke periode

    Totalen per klant voor elke periode, klaar voor de maandfactuur.

  • Grootverbruikers worden zichtbaar

    De rapportage laat zien welke klanten de meeste doorstuurkosten veroorzaken.

  • Buitenlandse kosten inbegrepen

    Doorzendingen naar het buitenland worden op dezelfde manier vastgelegd, juist daar zijn de kosten het hoogst.

  • Bundels blijven uitgesplitst

    Wekelijkse of maandelijkse gebundelde doorzendingen registreren elk poststuk dat erin zit.

Bereken wat het handmatige proces kost (Engels)

Rapportage en facturering

Traizr rapporteert doorgestuurde poststukken en portokosten per klant, over elke periode, en de gegevens kunnen worden geëxporteerd. Daarmee heeft u de cijfers waarop u een doorstuurservice factureert, zonder dat iemand ze aan het einde van de maand bij elkaar moet zoeken.

Hoe u de kosten doorberekent, is een commerciële keuze: tegen kostprijs doorbelasten, een behandelvergoeding toevoegen, of een tegoed opnemen in een maandabonnement. De rapportage ondersteunt elk van deze varianten.

Traizr maakt geen facturen. Het registreert en exporteert de cijfers waarop uw facturen zijn gebaseerd. Voor advies over de prijsstelling van een virtueel kantoor, zie de beheergids.

Veelgestelde vragen

Alles wat u wilt weten voordat u contact opneemt.

Wat is post doorsturen?

Post doorsturen regelt het doorsturen van post naar uw klanten. De software controleert het adres tegen het klantdossier, registreert het poststuk als doorgestuurd en legt de vervoerder en de portokosten vast op het account van de klant.

Koopt Traizr porto of drukt het verzendlabels af?

Nee. U gebruikt uw eigen vervoerders en uw eigen afspraken over porto. Traizr registreert wat er is verstuurd, waarheen, door wie en tegen welke kosten.

Waar eindigt onze verantwoordelijkheid?

Bij de overdracht aan de vervoerder. Traizr legt vast dat het poststuk is verstuurd, op welke datum, naar welk adres en tegen welke kosten. Vanaf dat moment is de bezorging de verantwoordelijkheid van de vervoerder.

Hoe blijft het doorstuuradres actueel?

Het adres staat in het klantdossier, en klanten kunnen het zelf bijwerken. Wie een doorzending klaarmaakt, gebruikt altijd het actuele adres, en niet een adres uit een oude e-mail of een aanmeldformulier.

Kan een klant een poststuk eenmalig naar een ander adres laten sturen?

Ja. Elke klant heeft een standaard doorstuuradres, en voor een los poststuk kan een afwijkende bestemming worden gekozen. Het gebruikte adres wordt bij het poststuk opgeslagen.

Waarom is het vastleggen van portokosten zo belangrijk?

Portokosten verschillen per klant en lopen op. Door ze per poststuk vast te leggen, kunt u de kosten toewijzen aan de klant die ze veroorzaakt en ze meenemen in zijn facturering, in plaats van ze als algemene kosten te dragen.

Kunnen we naar het buitenland doorsturen?

Ja, met de vervoerders waarmee u al werkt. Het adres, de vervoerder en de kosten worden op dezelfde manier vastgelegd als bij doorzendingen binnen Nederland.

Kunnen poststukken gebundeld worden verstuurd in plaats van stuk voor stuk?

Ja. Veel aanbieders bundelen doorzendingen per week of per maand, wat voor de klant meestal goedkoper is. Elk poststuk in de bundel wordt nog steeds apart geregistreerd, zodat de klant ziet wat er is verstuurd en u ziet wat het heeft gekost.

Wat als het doorstuuradres onjuist blijkt te zijn?

Het dossier laat precies zien welk adres is gebruikt en wanneer de klant het voor het laatst heeft bijgewerkt. Daarmee is de vraag meestal beantwoord. Bezorgproblemen na de overdracht neemt u op met de vervoerder.

Werkt doorsturen samen met scannen?

Ja. Een klant kan vragen om een poststuk eerst te scannen en daarna het origineel door te sturen. Beide opdrachten worden op hetzelfde poststuk vastgelegd. Zie post scannen.

Kan een klant ook iets anders kiezen dan doorsturen?

Ja. Voor elk poststuk kiest de klant uit vijf opties: scannen, doorsturen, versnipperen, recyclen of persoonlijk afhalen. Doorsturen is daar één van. De gemaakte keuze wordt bij het poststuk vastgelegd, zodat u later kunt laten zien wat er met elk poststuk is gebeurd.

Kunnen we klanten automatisch factureren voor het doorsturen?

Traizr rapporteert doorgestuurde poststukken en portokosten per klant over elke periode, en de gegevens kunnen worden geëxporteerd voor de facturering. Traizr maakt zelf geen facturen. De beheergids behandelt manieren om de prijs te bepalen.

De overige pagina's over het virtuele kantoor

Begin bij het overzicht, of ga direct naar het onderdeel dat u nodig heeft.

Klaar om uw gebouw te vereenvoudigen ?

We laten u zien hoe een doorzending wordt aangevraagd, geregistreerd en gefactureerd. Ongeveer 20 minuten.

Plan een demo Lees het overzicht