Demo aanvragen

Pakketruimte

Pakketruimtesoftware voor bemande en selfserviceruimtes

Pakketruimtesoftware legt vast op welke plank elk pakket ligt, stuurt de ontvanger een melding en bevestigt het afhalen, zodat elk pakket terug te vinden is.

  • Elk pakket heeft een locatie
  • Ontvangers krijgen automatisch bericht
  • Afhalen wordt vastgelegd
Demo aanvragen Bekijk de producttour
Een pakketruimte waar pakketten op stellingen liggen, elk geregistreerd op een locatie en gekoppeld aan de persoon voor wie het is, in plaats van gestapeld en uit het hoofd onthouden

Waar een pakketruimte voor dient

Een pakketruimte is een aparte ruimte waar leveringen liggen totdat mensen ze afhalen, in een kantoor, een wooncomplex of op een campus. Hij houdt pakketten uit de gangen en van de receptiebalie.

Een ruimte alleen lost het opslaan op, maar niet het terugvinden. Zodra er meer dan een paar dozijn pakketten liggen, hangt het vinden van een specifiek pakket ervan af of degene die het heeft weggelegd nog weet waar het ligt. Pakketruimtesoftware vervangt dat geheugen door een registratie.

De software houdt van elk pakket in de ruimte twee dingen bij: van wie het is en op welke plank het ligt. Met die twee gegevens kan ieder teamlid elk pakket vinden, en kunnen ontvangers automatisch een melding en een herinnering krijgen.

Hoe pakketten door de ruimte gaan

Vijf stappen, van bezorging tot een vrijgekomen plek op de plank.

Hoe een pakket door een pakketruimte gaat, van bezorging tot een vrijgekomen plek
  1. Bezorgd in de ruimteEen koerier bezorgt een lading pakketten in de ruimte.
  2. Geregistreerd met een plekElk pakket wordt geregistreerd met de plank of het vak waarop het wordt gelegd.
  3. De ontvanger krijgt berichtEr wordt automatisch een melding verstuurd zodra het pakket op de plank ligt.
  4. AfgehaaldHet afhalen wordt vastgelegd met een handtekening of foto.
  5. De plek komt vrijDe plank of het vak wordt weer als beschikbaar gemarkeerd, zodat de capaciteit klopt.
Het vastleggen van de plek en het vrijgeven bij afhalen houden de ruimte georganiseerd.

Het registreren van de planklocatie is de stap die ertoe doet. "Het ligt in de ruimte" is geen bruikbaar antwoord wanneer er vierhonderd pakketten liggen.

Bemand of selfservice

Beide modellen werken. Beide steunen op hetzelfde fundament, en selfservice steunt er nog zwaarder op.

Sommige pakketruimtes worden gerund door medewerkers die pakketten overhandigen. In andere halen mensen zelf hun pakket, soms met pakketkluizen. Traizr ondersteunt allebei.

Beide modellen hangen af van een nauwkeurige registratie van wat er in de ruimte ligt en van wie het is. Zonder die registratie wordt een bemande ruimte een knelpunt, omdat het afhalen niet sneller gaat dan een persoon de planken kan afzoeken.

Selfserviceruimtes leunen nog zwaarder op de registratie. Klopt de locatie in de melding niet, dan staat de bewoner bij de verkeerde plank en is er niemand om het te vragen. Nauwkeurige locaties zijn wat afhalen in selfservice mogelijk maakt.

Pakketkluizen zijn een manier om selfservice te organiseren, maar ze zijn duur en hebben een vaste maat. Planken en vakken met geregistreerde locaties kosten veel minder en vangen ongelijkmatige leveringen beter op. Waar al kluizen staan, zijn ze gewoon een extra set locaties in het systeem.

Een bemande pakketruimte waar pakketten, pakjes en luchtkussenenveloppen over meerdere rijen stellingen liggen, terwijl een medewerker een pakket op een plank legt

Voorkomen dat de ruimte vol raakt

Niet-afgehaalde pakketten zijn wat een pakketruimte vult. Dit zijn de gemeten cijfers, en dit doet de software eraan.

  • 62 % ligt er na vier uur nog

    Gemeten over 224.604 pakketten: vier uur na aankomst wacht het grootste deel van de pakketten nog op de plank.

  • 98,4 % wordt uiteindelijk afgehaald

    Uit dezelfde steekproef in het parcel data report (Engels). Pakketten worden zelden achtergelaten, dus herinneringen werken.

  • Herinneringen versnellen het afhalen

    Automatische herinneringen gaan naar iedereen die nog niet heeft afgehaald. Dat verkort de wachttijden.

  • Snellere doorstroom, minder stellingen

    Een ruimte die snel leegloopt heeft veel minder plek nodig dan een waar pakketten dagenlang liggen.

  • Wachtende pakketten in beeld

    De rapportage laat zien wat het langst in de ruimte ligt. Zo ziet u een overloop op tijd aankomen.

  • Locaties komen vrij bij afhalen

    Bij het afhalen wordt de plank of het vak weer als vrij gemarkeerd, zodat de capaciteit blijft kloppen.

Bekijk de producttour

Hoeveel ruimte u nodig heeft

Pakketruimtes worden meestal bemeten op het gemiddelde volume, en lopen dan bij elke piek over. Het getal dat telt is het piekvolume vermenigvuldigd met de ligduur, want dat is wat er op het drukste moment fysiek in de ruimte ligt.

Meer stellingen zijn niet het enige antwoord. De ligduur halveren levert evenveel ruimte op als de stellingen verdubbelen, en herinneringen zijn veel goedkoper dan vloeroppervlak. Voor een ruimte die al krap is, is het najagen van afhalingen de snelste oplossing.

Ook de aankomstpatronen tellen mee, want leveringen zijn niet gelijkmatig over de dag verdeeld, maar komen in golven binnen. Plan de ruimte daarom op de piek, niet op het gemiddelde.

Waar de pakketruimte ophoudt

Pakketruimtesoftware dekt het bewaren en afhalen van pakketten. Drie verwante taken zijn ergens anders ondergebracht.

Pakketten die doorgaan in plaats van afgehaald te worden. Verlaat een pakket de ruimte op weg naar een andere verdieping, een ander gebouw of een andere locatie, dan moet elke overdracht worden vastgelegd. Dat is het werk van de interne pakketvolgsoftware van Traizr.

Alle inkomende leveringen van het gebouw, niet alleen de ruimte. Gaat het om elke levering aan het pand in plaats van de inhoud van een enkele ruimte, dan is de digitale postkamer de pagina die u zoekt.

Post voor mensen die niet in het gebouw zijn. Een pakketruimte gaat ervan uit dat iemand het pakket komt halen. Waar dat niet gebeurt, kiest de ontvanger op afstand wat ermee moet gebeuren. Dat is virtuelekantoorsoftware.

Voor de gebouwtypen die zulke ruimtes het vaakst gebruiken, bijvoorbeeld met een conciërge of receptiedienst, zie pakketbeheer voor appartementencomplexen en pakketbeheer voor studentenhuisvesting. Voor conciërge- en receptieteams is er daarnaast software voor de conciërgebalie (Engels).

Veelgestelde vragen

Alles wat u wilt weten voordat u contact opneemt.

Wat is pakketruimtesoftware?

Pakketruimtesoftware houdt bij wat er in de ruimte ligt en van wie elk pakket is. Elk pakket wordt bij aankomst geregistreerd met zijn planklocatie, de ontvanger krijgt een melding, en bij het afhalen wordt een handtekening of foto vastgelegd.

Werkt het ook voor een selfservice ruimte, niet alleen voor een bemande?

Ja. Beide modellen hebben een nauwkeurige registratie van pakketten en locaties nodig. In een selfservice ruimte is de geregistreerde locatie wat de bewoner vertelt op welke plank het pakket ligt.

Hebben we pakketkluizen nodig?

Nee. Planken en vakken met geregistreerde locaties doen hetzelfde werk voor een fractie van de kosten, en vangen ongelijkmatige leveringen beter op. Waar al pakketkluizen staan, zijn ze gewoon een extra set locaties in het systeem.

Hoe voorkomt de software dat de ruimte vol raakt?

Door automatisch herinneringen te sturen voor pakketten die nog niet zijn afgehaald. Van de 224.604 pakketten die we hebben gemeten, ligt 62 % vier uur na aankomst nog in de ruimte, en wordt 98,4 % uiteindelijk afgehaald. De cijfers komen uit het Traizr parcel data report (Engels). Herinneringen verkorten de tijd dat pakketten blijven liggen, en een ruimte die snel leegloopt heeft veel minder plek nodig.

Wat is ligduur en waarom is die belangrijk?

De ligduur is de tijd tussen de aankomst en het afhalen van een pakket. Die is belangrijk omdat hij bepaalt hoeveel planken u nodig heeft: een ruimte die twee dagen aan leveringen vasthoudt, heeft bij hetzelfde volume twee keer zoveel plek nodig als een ruimte die een dag vasthoudt.

Hoeveel ruimte hebben we eigenlijk nodig?

Bemeet de ruimte op het piekvolume vermenigvuldigd met de ligduur, niet op een gemiddelde dag. Leveringen komen in golven binnen, en op het drukste moment ligt dat allemaal tegelijk in de ruimte.

Wat gebeurt er als de ruimte vol is?

De rapportage laat zien welke pakketten lang blijven liggen en wat er voor afhalen klaarstaat, zodat u een volle ruimte ziet aankomen. Of u een overloopruimte gebruikt of afhalingen sterker najaagt, beslist u zelf, maar de software geeft u de waarschuwing op tijd.

Kunnen bewoners of medewerkers buiten kantooruren afhalen?

Dat hangt af van de toegang tot uw gebouw, niet van de software. Waar afhalen buiten kantooruren is toegestaan, wordt het afhalen gewoon vastgelegd op het moment dat het gebeurt.

Hoe leggen we vast dat een pakket is overhandigd?

Bij het afhalen wordt een handtekening of foto vastgelegd en bij het pakket opgeslagen. Het dossier laat zien wie het heeft meegenomen en wanneer.

Kan een systeem meerdere pakketruimtes tegelijk dekken?

Ja. Meerdere ruimtes in meerdere gebouwen rapporteren samen, en elk pakket is geregistreerd op de ruimte en de locatie waar het werkelijk ligt.

Wat gebeurt er met pakketten die de ruimte verlaten en ergens anders naartoe gaan?

Wordt een pakket doorgegeven in plaats van afgehaald, dan moet elke overdracht worden vastgelegd. Dat is het werk van de interne pakketvolgsoftware van Traizr.

Welke apparatuur hebben we in de ruimte nodig?

Een telefoon of tablet. Pakketten worden met de camera geregistreerd, dus er hoeft geen vast scanstation te worden geïnstalleerd. Sommige locaties voegen een labelprinter toe voor locatie-etiketten, maar nodig is die niet.

Meer Traizr software pagina's

Hetzelfde platform, een ander vertrekpunt. Kies de pagina die het dichtst bij uw vraag ligt.

Klaar om uw pakketruimte te vereenvoudigen ?

We laten u zien hoe pakketten met een locatie worden geregistreerd, hoe ontvangers een melding krijgen en hoe het afhalen wordt vastgelegd. Ongeveer 20 minuten.

Demo aanvragen Bekijk de producttour