Virtuelekantoorsoftware voor postverwerking en adresdiensten

Virtuelekantoorsoftware beheert de post die u afhandelt voor klanten die uw zakelijke adres gebruiken. Binnenkomende post wordt gefotografeerd en geregistreerd, de klant krijgt een melding en kiest of het poststuk gescand, doorgestuurd, versnipperd of gerecycled moet worden. Elke opdracht en elke actie blijft vastgelegd op het account van de klant.

Ja. De envelop wordt gefotografeerd bij het registreren, zodat de klant de afzender en het soort poststuk ziet voordat hij beslist wat er daarna gebeurt. Dat maakt een telefoontje of e-mail vaak overbodig.

Klanten kunnen scannen, doorsturen, versnipperen, recyclen of persoonlijk afhalen aanvragen. Elke aanvraag wordt vastgelegd met de uitgevoerde actie, de medewerker die deze heeft afgerond en het tijdstip van afronding.

Traizr legt de gegevens vast die gewoonlijk nodig zijn voor de facturatie van een virtueel kantoor, waaronder ontvangen poststukken, scans, doorzendingen en portokosten. Rapportages zijn mogelijk per klant en per periode. Traizr maakt zelf geen facturen, maar levert de gebruiksgegevens waarmee u ze opstelt.

De software stelt geen limiet. Klanten zijn dossiers binnen Traizr, geen aparte installaties. Ook meerdere adressen draaien op hetzelfde platform, en afzonderlijke organisaties kunnen desgewenst als eigen omgeving worden gevoerd.

Ja. Bedrijvencentra handelen vaak post af voor huurders in het gebouw en voor klanten van het virtuele kantoor tegelijk. Hetzelfde Traizr-platform en dezelfde mobiele app dekken beide processen; het dossier van de ontvanger bepaalt wat er gebeurt nadat een poststuk is geregistreerd.

Gesloten accounts krijgen een markering wanneer er nieuwe post binnenkomt, in plaats van dat die gewoon wordt verwerkt. Uw team ziet meteen dat de ontvanger niet meer actief is en dat het poststuk apart moet worden afgehandeld.

De software legt geen vaste limiet op. De geschiedenis van poststukken en de bijgevoegde scans kunnen beschikbaar blijven zolang uw organisatie ze nodig heeft, binnen uw eigen bewaarbeleid.

Nee. Klanten kunnen meldingen ontvangen per e-mail of sms, en ook via de app. De app is handig voor pushmeldingen en persoonlijk afhalen, maar is niet voor elke klant nodig.

Ja. Het adres staat in het klantdossier, dus een wijziging verwijdert geen eerdere post, scans of opdrachten. Voor organisaties met meerdere adressen beschrijft zakelijk adresbeheer de bredere opzet.

De toegang is op rollen gebaseerd. Klanten zien alleen hun eigen account, en de rechten van medewerkers kunnen per rol worden beperkt. Wie binnenkomende post registreert, heeft dus niet automatisch toegang tot gescande inhoud of de bredere rapportage.

Het poststuk blijft zichtbaar als wachtend op een opdracht, en herinneringen kunnen verstuurd blijven worden. Traizr sluit een poststuk waar niemand iets mee heeft gedaan niet automatisch af. Hoe lang niet-opgehaalde post bewaard blijft, bepaalt uw eigen beleid; de beheergids behandelt die kant van het proces.

Ja. Beide processen gebruiken hetzelfde platform en dezelfde mobiele app. Post wordt geregistreerd op de ontvanger, en Traizr volgt daarna het passende proces voor een huurder in het gebouw of een klant van het virtuele kantoor.

Traizr ondersteunt koppelingen met uiteenlopende directory-, vastgoed- en bedrijfssystemen, zodat gegevens van ontvangers niet op meerdere plekken handmatig bijgehouden hoeven te worden.