Demo aanvragen

Virtueel kantoor

Zakelijk adresbeheer: software voor aanbieders van vestigingsadressen en virtuele adressen

Leg vast welke klant op welk van uw adressen is geregistreerd, koppel binnenkomende post aan de juiste klant, en regel wat er gebeurt wanneer klanten zich aanmelden, verhuizen of vertrekken.

Onderdeel van virtuelekantoorsoftware. Deze pagina behandelt de adresregistratie in detail.

  • Al uw adressen op één platform
  • Bestaande suitenummers blijven behouden
  • Post van vertrokken klanten gemarkeerd
Demo aanvragen Bekijk de producttour
Klantaccounts in Traizr, elke regel toont op welk adres de klant is geregistreerd, waar zijn post naartoe wordt doorgestuurd en hoeveel poststukken er voor hem klaarliggen
Elke klant, het adres waarop hij is geregistreerd, en de poststukken die op hem wachten.

Wat zakelijk adresbeheer inhoudt

Zakelijk adresbeheer is vastleggen welke klant op welk adres en onder welk suitenummer is geregistreerd, zodat binnenkomende post aan de juiste klant wordt gekoppeld en de postgeschiedenis van elke klant op één plek blijft. Traizr biedt dit voor aanbieders met één adres of met meerdere.

Hetzelfde product wordt ook software voor een virtueel zakelijk adres, beheer van kantooradressen of zakelijk adres software genoemd. Deze pagina behandelt al die begrippen.

Traizr levert geen zakelijk adres. Traizr is de software voor de aanbieders die dat doen. Wij verhuren geen postbussen, nemen geen post aan en zijn geen adresservice. Zoekt uw bedrijf een vestigingsadres, bezoekadres of postadres, dan heeft u een bedrijvencentrum of een aanbieder van virtuele zakelijke adressen nodig. Bent u zo'n aanbieder, dan is Traizr het systeem waarop u uw dienst draait en de registratie van wat er voor wie is afgehandeld.

Zo werkt de klantregistratie

In Traizr is de klant de registratie en het adres een veld daarop. Elke klantregistratie bevat het adres, het suitenummer, het doorstuuradres, de contactgegevens en de volledige postgeschiedenis.

Omdat het adres een veld is, kan een klant tussen uw adressen verhuizen zonder geschiedenis te verliezen. Elk poststuk, elke scan en elke opdracht van vóór de verhuizing blijft op de registratie staan.

Een klant op uw adres, van begin tot eind

De vijf fasen van een klantrelatie, en wat er in elke fase wordt vastgelegd.

Een klant op een zakelijk adres, van aanmelding tot vertrek
  1. Klant aangemeldHet account wordt aangemaakt zodra uw eigen controles zijn afgerond.
  2. Geregistreerd op een adresDe klant wordt vastgelegd op een adres en een suitenummer.
  3. Post gekoppeld aan de klantBinnenkomende poststukken op naam van de klant worden geregistreerd op het account, op elk van uw adressen.
  4. De klant vertrektHet account wordt gesloten en de sluitingsdatum wordt vastgelegd.
  5. Er komt nog post binnenPoststukken voor het gesloten account krijgen een markering, zodat ze volgens uw beleid worden afgehandeld.
Post blijft meestal binnenkomen nadat een klant is vertrokken, dus de laatste stap heeft een duidelijk proces nodig.

Meer dan één adres beheren

Meerdere adressen draaien op één platform, elk met een eigen klantenlijst.

Aanbieders groeien vaak van één adres naar meerdere: een tweede pand, een overname, of een kantooradres in het centrum naast het bestaande adres. Traizr draait ze allemaal op één platform, dus er is geen aparte spreadsheet en geen apart proces per gebouw.

Elk adres heeft zijn eigen klantenlijst, en rapportages kunnen één adres of alle adressen samen beslaan. Medewerkers die op meerdere locaties werken, gebruiken één login en één app. De suite- en unitnummering blijft zoals die is, want uw klanten drukken die nummers op hun briefpapier en gebruiken ze in registraties bij derden.

Eén klant kan op meer dan één adres geregistreerd staan, bijvoorbeeld met meerdere handelsnamen of met een adres in twee steden. Hij wordt bijgehouden als één klant met meerdere registraties, zodat gebruik en facturatie bij elkaar blijven.

Ook wanneer afzonderlijke locaties als volledig gescheiden organisaties moeten werken in plaats van als vestigingen van hetzelfde bedrijf, ondersteunt Traizr die opzet. Neem contact met ons op als dat uw structuur is.

Illustratie in vijf stappen van meerdere zakelijke adressen op één platform: elk adres houdt zijn eigen klantenlijst, medewerkers werken op meerdere locaties met één login en één app, rapportages beslaan één adres of alle adressen over elke gewenste periode, één klant kan op meer dan één adres geregistreerd staan waarbij gebruik en facturatie bij elkaar blijven, en op elk adres draait hetzelfde postproces

Post nadat een klant is vertrokken

Post blijft meestal binnenkomen nadat een account is gesloten. Traizr zorgt dat die opvalt en juist wordt afgehandeld.

  • Gemarkeerd bij aankomst

    Post voor een gesloten account wordt gemarkeerd voor aparte afhandeling in plaats van normaal verwerkt.

  • Sluitingsdatum vastgelegd

    De registratie toont wanneer het account is gesloten.

  • Geschiedenis blijft bewaard

    Poststukken, scans en opdrachten blijven na sluiting doorzoekbaar.

  • Bewaarde poststukken zichtbaar

    U ziet wat u bewaart, voor wie en hoe lang.

  • Vernietiging vastgelegd

    Wordt een poststuk vernietigd, dan toont de registratie wie daar toestemming voor gaf en wanneer.

  • Uw beleid toegepast

    Hoe lang u post bewaart, beslist u zelf. Traizr maakt dat beleid zichtbaar en consistent.

Zo stellen aanbieders dit beleid op

Vestigingsadres, bezoekadres of postadres, en weten wie uw klanten zijn

Veel klanten huren een virtueel zakelijk adres omdat hun bedrijf een adres nodig heeft: als vestigingsadres voor de inschrijving bij de KvK in het Handelsregister, als bezoekadres of postadres, of als kantooradres op hun website en briefpapier. De KvK maakt onderscheid tussen een bezoekadres en een postadres, en klanten vragen daarom vaak welk gebruik u op uw adres toestaat. Of u uw adres voor deze doelen aanbiedt, is een commerciële beslissing, en de afspraken die erbij horen verschillen per situatie. Sommige aanbieders bieden het aan als premiumdienst, andere bewust niet.

Traizr legt vast met welke klanten u zo'n gebruik bent overeengekomen, zodat uw team het snel kan nazien. De software neemt de beslissing niet, schrijft niets voor u in en adviseert niet over de regels.

Hetzelfde geldt voor klantcontroles. Aanbieders denken na over identiteitscontroles en over wie er achter een bedrijf zit, bijvoorbeeld bij vragen rond het UBO-register. Welke controles u uitvoert voordat u een klant accepteert, bepaalt u zelf en voert u zelf uit. Traizr legt het klantaccount vast en de post die ervoor is afgehandeld; het is geen controledienst.

Niets op deze pagina is juridisch advies. De regels rond adresdiensten, vestigingsadressen, het Handelsregister en klantcontroles verschillen per situatie en veranderen. Bespreek uw eigen positie met uw eigen adviseurs, en lees in de beheergids welke keuzes aanbieders bij dit beleid maken.

Veelgestelde vragen

Alles wat u wilt weten voordat u contact opneemt.

Levert Traizr een zakelijk adres?

Nee. Traizr is software voor de aanbieders die dat doen. Wij verhuren geen adressen, nemen geen post aan en zijn geen adresservice. Zoekt u een vestigingsadres of postadres voor uw eigen bedrijf, dan heeft u een bedrijvencentrum, een kantoor met services of een aanbieder van virtuele adressen nodig. Bent u zo'n aanbieder, dan is Traizr de software waarmee u die dienst uitvoert.

Wat is zakelijk adresbeheer?

Het is vastleggen welke klant op welk adres en onder welk suitenummer is geregistreerd, zodat binnenkomende post aan de juiste klant wordt gekoppeld en de postgeschiedenis van elke klant op één plek blijft. Traizr biedt dit voor aanbieders met één adres of met meerdere.

Is dit hetzelfde als software voor een virtueel zakelijk adres?

Ja. Software voor een virtueel zakelijk adres, het beheren van kantooradressen en zakelijk adres software beschrijven dezelfde taak, en deze pagina behandelt ze allemaal.

Kunnen we meerdere adressen op één platform beheren?

Ja. Elk adres heeft zijn eigen klantenlijst, en rapportages kunnen één adres of alle adressen samen beslaan. Medewerkers gebruiken op elke locatie dezelfde login.

Hoe worden suite- en unitnummers verwerkt?

Als veld op de klantregistratie, zodat uw bestaande nummering behouden blijft. Suitenummers staan vaak op het briefpapier van klanten en in registraties bij derden, dus de software verandert ze niet.

Wat gebeurt er als er post blijft binnenkomen op een adres dat een klant niet meer gebruikt?

Die krijgt een markering in plaats van de normale verwerking, zodat uw team ziet dat het account gesloten is en het poststuk apart moet worden afgehandeld.

Hoe lang moeten we post van een vertrokken klant bewaren?

Dat is een beleidskeuze, geen softwarekeuze. Traizr laat zien wat u bewaart en hoe lang al; hoe lang u het bewaart, bepaalt u in uw eigen beleid, en de beheergids beschrijft hoe aanbieders dat soort keuzes maken.

Kan een klant verhuizen tussen onze adressen?

Ja, zonder geschiedenis te verliezen. Het adres is een veld op de klantregistratie, dus alles wat vóór de verhuizing is afgehandeld, blijft bij de klant.

Kan één klant op meer dan één adres geregistreerd staan?

Ja. Een klant met meerdere handelsnamen of locaties wordt bijgehouden als één klant met meerdere registraties, zodat gebruik en facturatie bij elkaar blijven.

Kunnen klanten ons adres als vestigingsadres bij de KvK gebruiken?

Of u uw adres aanbiedt als vestigingsadres voor de KvK-inschrijving van uw klanten, als bezoekadres of alleen als postadres, is uw eigen commerciële beslissing, en de afspraken die daarbij horen verschillen per situatie. Traizr legt vast met welke klanten u zo'n gebruik bent overeengekomen.

Voert Traizr identiteitscontroles op onze klanten uit?

Nee. Welke controles u uitvoert voordat u een klant accepteert, bepaalt u zelf en voert u zelf uit. Traizr legt het klantaccount vast en de post die ervoor is afgehandeld.

Hoe zien we welke klanten daadwerkelijk werk opleveren?

De gebruiksrapportage toont ontvangen, gescande en doorgestuurde poststukken per klant, met portokosten, over elke gewenste periode.

Is iets hiervan juridisch advies?

Nee. De regels rond adresdiensten, vestigingsadressen, het Handelsregister en klantcontroles verschillen per situatie en veranderen. Bespreek uw eigen positie met uw eigen adviseurs.

De overige pagina's van het virtueel kantoor cluster

Begin bij het overzicht, of ga direct naar het onderdeel dat u nodig heeft.

Klaar om uw locatie te Vereenvoudigen ?

We laten u zien hoe klanten, adressen en suites worden ingericht en hoe rapportage over meerdere locaties werkt. Ongeveer 20 minuten.

Demo aanvragen Lees het overzicht