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Ufficio virtuale

Software di gestione degli indirizzi aziendali per chi fornisce sedi e indirizzi ai propri clienti

Registri quale cliente è registrato a ciascuno dei suoi indirizzi, abbini la posta in arrivo al cliente giusto e gestisca che cosa succede quando i clienti arrivano, si spostano o se ne vanno.

Parte del software per uffici virtuali. Questa pagina tratta in dettaglio la registrazione degli indirizzi.

  • Tutti gli indirizzi su una piattaforma
  • I numeri di interno esistenti restano
  • Posta degli ex clienti segnalata
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Account cliente in Traizr, ogni riga mostra a quale indirizzo il cliente è registrato, dove viene inoltrata la sua posta e quanti articoli sono in attesa
Ogni cliente, l'indirizzo a cui è registrato e gli articoli che lo attendono.

Che cosa significa gestione degli indirizzi aziendali

La gestione degli indirizzi aziendali consiste nel registrare quale cliente è registrato a quale indirizzo e con quale numero di interno, così la posta in arrivo viene abbinata al cliente giusto e lo storico postale di ogni cliente resta in un unico posto. Traizr offre questo agli operatori che gestiscono un indirizzo o molti.

I clienti cercano lo stesso servizio con nomi diversi: indirizzo commerciale virtuale, indirizzo di ufficio virtuale, domiciliazione d'impresa, sede legale presso un business center. Questa pagina copre il lavoro di registrazione che sta dietro a tutti questi.

Traizr è il software per l'operatore. Non fornisce indirizzi. Traizr non affitta caselle postali, non vende né mette a disposizione un indirizzo aziendale e non è un servizio di domiciliazione. L'indirizzo e il servizio li fornisce lei; Traizr è il sistema con cui li gestisce e il registro di che cosa è stato fatto per chi.

Come funziona la scheda cliente

In Traizr il cliente è la scheda e l'indirizzo è un campo al suo interno. Ogni scheda cliente contiene indirizzo, numero di interno, indirizzo di inoltro, dati di contatto e lo storico postale completo.

Poiché l'indirizzo è un campo, un cliente può passare da un suo indirizzo a un altro senza perdere nulla. Ogni articolo, scansione e istruzione precedente al trasferimento resta nella sua scheda.

Un cliente al suo indirizzo, dall'inizio alla fine

Le cinque fasi di un rapporto con il cliente, e che cosa viene registrato in ciascuna.

Un cliente presso un indirizzo commerciale, dall'attivazione alla chiusura
  1. Cliente attivatoL'account viene creato una volta completate le sue verifiche.
  2. Registrato a un indirizzoIl cliente viene registrato con un indirizzo e un numero di casella.
  3. Posta abbinata al clienteGli articoli in arrivo a suo nome vengono registrati sul suo account, in qualunque dei suoi indirizzi.
  4. Il cliente se ne vaL'account viene chiuso e la data di chiusura viene registrata.
  5. La posta continua ad arrivareGli articoli per l'account chiuso vengono segnalati, così vengono gestiti secondo le sue regole.
La posta di solito continua ad arrivare dopo che un cliente se ne va, quindi l'ultimo passaggio richiede un processo chiaro.

Gestire più di un indirizzo

Più indirizzi funzionano su un'unica piattaforma, ciascuno con la propria lista clienti.

Gli operatori spesso crescono da un indirizzo a più di uno: un secondo edificio, un'acquisizione, o un indirizzo in centro città offerto accanto a quello esistente. Traizr li gestisce tutti su un'unica piattaforma, così non c'è un foglio di calcolo o un processo separato per ogni edificio.

Ogni indirizzo ha la propria lista clienti, e i report possono coprire un indirizzo o tutti insieme. Il personale che lavora su più sedi usa un solo login e una sola app. La numerazione di interni e caselle resta com'è, perché i clienti stampano quei numeri sulla carta intestata e li hanno comunicati a banche, fornitori ed enti.

Un cliente può essere registrato a più di un indirizzo, per esempio con più denominazioni o con una presenza in due città. Viene gestito come un unico cliente con più registrazioni, così utilizzo e fatturazione restano insieme.

Anche quando sedi diverse devono operare come organizzazioni del tutto separate, e non come filiali della stessa impresa, Traizr supporta questa struttura: veda il software multi-tenant per l'ufficio posta (in inglese).

Illustrazione in cinque passaggi sulla gestione di più indirizzi aziendali su un'unica piattaforma: ogni indirizzo mantiene la propria lista clienti, il personale lavora su più sedi con un solo login e una sola app, i report coprono un indirizzo o tutti insieme su qualsiasi intervallo di date, un cliente può essere registrato a più di un indirizzo con utilizzo e fatturazione che restano insieme, e in ogni indirizzo funziona lo stesso processo per la posta

La posta dopo che un cliente se ne va

Di solito la posta continua ad arrivare anche dopo la chiusura di un account. Traizr fa in modo che venga notata e gestita nel modo giusto.

  • Segnalata all'arrivo

    La posta per un account chiuso viene contrassegnata per una gestione separata invece di essere lavorata come al solito.

  • Data di chiusura registrata

    La scheda mostra quando l'account è stato chiuso.

  • Storico conservato

    Articoli, scansioni e istruzioni restano consultabili dopo la chiusura.

  • Giacenze visibili

    Vede che cosa sta conservando, per chi e da quanto tempo.

  • Distruzione documentata

    Se un articolo viene distrutto, la scheda mostra chi l'ha autorizzato e quando.

  • Si applica la sua regola

    Per quanto tempo conservare la posta lo decide lei. Traizr rende la regola visibile e uniforme.

Come gli operatori definiscono queste regole

Sede legale, domiciliazione e sapere chi sono i suoi clienti

Molti clienti cercano una domiciliazione d'impresa o un indirizzo commerciale virtuale perché la loro attività ha bisogno di un recapito: la sede legale che compare nel Registro delle Imprese presso la Camera di Commercio, un indirizzo da comunicare a banche e fornitori, o un recapito professionale al posto dell'indirizzo di casa. Offrire il proprio indirizzo per questi usi è una decisione commerciale, e gli obblighi che ne derivano cambiano da caso a caso. Alcuni operatori lo propongono come servizio aggiuntivo, altri scelgono di non offrirlo.

In Italia gran parte delle comunicazioni ufficiali raggiunge le imprese via PEC, non su carta. Proprio per questo la posta cartacea che continua ad arrivare all'indirizzo - raccomandate, corrispondenza bancaria, pacchi - è spesso quella che il cliente non vuole perdere. Traizr registra con quali clienti ha concordato l'uso dell'indirizzo come sede legale o la domiciliazione, così il suo personale può verificarlo subito; non prende la decisione, non deposita nulla per suo conto e non fornisce consulenza sulle regole.

Lo stesso vale per le verifiche sui clienti. Quali controlli di identità o sull'impresa svolgere prima di accettare un cliente lo definisce e lo esegue lei. Traizr registra l'account del cliente e la posta gestita per suo conto; non è un servizio di verifica.

Niente in questa pagina è una consulenza legale. Le regole su servizi di domiciliazione, sede legale e verifiche dei clienti cambiano a seconda dei casi e nel tempo. Chiarisca la sua posizione con i suoi consulenti, e veda nella guida operativa le decisioni che gli operatori affrontano quando definiscono queste regole.

Domande frequenti

Tutto quello che c'è da sapere prima di contattarci.

Traizr fornisce un indirizzo aziendale?

No. Traizr è il software per gli operatori che li forniscono. Non affittiamo indirizzi, non riceviamo posta e non siamo un servizio di domiciliazione. Se la sua impresa cerca una sede legale o un indirizzo commerciale, le serve un business center, un ufficio con servizi o un operatore di caselle postali. Se lei è uno di questi operatori, Traizr è il software con cui gestire il servizio.

Che cosa si intende per gestione degli indirizzi aziendali?

Significa registrare quale cliente è registrato a quale indirizzo e con quale numero di interno, così la posta in arrivo viene abbinata al cliente giusto e lo storico postale di ogni cliente resta in un unico posto. Traizr offre questo agli operatori che gestiscono un indirizzo o molti.

È la stessa cosa dell'indirizzo commerciale virtuale o dell'indirizzo di ufficio virtuale?

Sì. Indirizzo commerciale virtuale, indirizzo di ufficio virtuale e domiciliazione d'impresa sono i nomi con cui i clienti cercano il servizio che lei offre; la gestione degli indirizzi aziendali è il lavoro di registrazione che sta dietro a quel servizio. Questa pagina li copre tutti.

Possiamo gestire più indirizzi su un'unica piattaforma?

Sì. Ogni indirizzo ha la propria lista clienti, e i report possono coprire un indirizzo o tutti insieme. Il personale usa lo stesso login in ogni sede.

Come vengono gestiti i numeri di interno e di casella?

Come campo nella scheda cliente, così il suo schema di numerazione esistente resta invariato. Questi numeri compaiono spesso sulla carta intestata dei clienti e nei registri di terzi, perciò il software non li cambia.

Che cosa succede alla posta di un cliente che se n'è andato?

Viene segnalata invece di essere lavorata come al solito, così il personale vede che l'account è chiuso e che l'articolo richiede una gestione separata.

Per quanto tempo dobbiamo conservare la posta di un ex cliente?

È una decisione che spetta a lei, non al software. Traizr mostra che cosa sta conservando e da quanto tempo; per quanto tempo tenerla lo stabilisce la sua regola interna, e la guida operativa descrive come gli operatori la definiscono.

Un cliente può passare da un nostro indirizzo a un altro?

Sì, senza perdere lo storico. L'indirizzo è un campo della scheda cliente, quindi tutto ciò che è stato gestito prima del trasferimento resta con il cliente.

Un cliente può essere registrato a più di un indirizzo?

Sì. Un cliente con più denominazioni o più sedi viene gestito come un unico cliente con più registrazioni, così utilizzo e fatturazione restano insieme.

Possiamo offrire il nostro indirizzo come sede legale dei clienti?

Offrire il suo indirizzo come sede legale che compare nel Registro delle Imprese, o come domiciliazione d'impresa, è una sua decisione commerciale, e gli obblighi collegati cambiano da caso a caso. Traizr registra con quali clienti ha concordato questo tipo di utilizzo; la decisione di offrirlo resta sua.

Traizr esegue verifiche di identità sui nostri clienti?

No. Le verifiche da svolgere prima di accettare un cliente le definisce e le esegue lei. Traizr registra l'account del cliente e la posta gestita per suo conto.

Come capiamo quali clienti generano davvero lavoro?

I report di utilizzo mostrano gli articoli ricevuti, scansionati e inoltrati per ciascun cliente, con le spese di spedizione, su qualsiasi intervallo di date.

Qualcosa di tutto questo è una consulenza legale?

No. Le regole su servizi di domiciliazione, sede legale e verifiche dei clienti variano e cambiano nel tempo. Verifichi la sua posizione con i suoi consulenti.

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