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Öffnen und Scannen anfordern

Post im Homeoffice: Sendungen öffnen und scannen lassen

Wer im Homeoffice arbeitet oder unterwegs ist, bekommt seine Post trotzdem. Ein Klick in der Eingangs-E-Mail bittet die Poststelle, die Sendung zu öffnen und einen Scan per E-Mail zu schicken.

Das Original bleibt zur Abholung in der Poststelle, und Traizr speichert keine Kopie des Scans.

  • Angefordert aus der Eingangs-E-Mail
  • Keine Kopie in Traizr
  • Original bleibt zur Abholung
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Ein Mitarbeiter der Poststelle scannt ein Dokument auf einem Flachbettscanner, dahinter Regale mit Kartons voller Post

Was die Funktion leistet

Mit hybridem Arbeiten kommt Post oft für Menschen an, die gerade nicht im Gebäude sind. Ohne geregelten Weg bleiben Briefe bis zum nächsten Bürotag liegen, oder jemand ruft in der Poststelle an und bittet eine Kollegin, den Brief zu öffnen.

Diese Funktion gibt der Anfrage einen festen Weg. Ist sie eingeschaltet, enthält die Eingangs-E-Mail eine Schaltfläche zum Öffnen und Scannen. Der Empfänger bestätigt auf einer einfachen Webseite, und die Sendung wird für die Poststelle markiert.

Das Team öffnet die Sendung, scannt den Inhalt und schickt den Scan aus dem eigenen E-Mail-Postfach an den Empfänger. Danach wird die Sendung als gescannt und versendet markiert. Das Original bleibt zur Abholung bereit.

Sie betreiben ein virtuelles Büro? Wenn Sie Post für Kunden bearbeiten, die bei Ihnen eine Adresse mieten, lesen Sie die Seite zur Postscan-Software. Dort ist das Scannen ein Kundenservice, und der Scan wird am Sendungseintrag gespeichert. Diese Funktion ist für die eigenen Mitarbeitenden einer Organisation, und der Scan wird per E-Mail geschickt statt gespeichert.

So funktioniert es

Drei Schritte vom Umschlag ins Postfach

Nichts wird geöffnet, bevor der Empfänger darum bittet, und jeder Schritt wird an der Sendung festgehalten.

  1. Der Empfänger fragt an

    Er tippt in der Eingangs-E-Mail auf die Schaltfläche zum Öffnen und Scannen und bestätigt auf einer einfachen Webseite. Ein Login ist nicht nötig.

  2. Die Poststelle öffnet und scannt

    Die Anfrage wird in Traizr markiert. Jemand aus dem Team öffnet die Sendung und scannt den Inhalt.

  3. Der Scan kommt per E-Mail

    Das Team schickt den Scan aus dem eigenen E-Mail-Postfach an den Empfänger und markiert die Sendung als gescannt und versendet. Das Original bleibt zur Abholung bereit.

Das Traizr-Dashboard mit der Sendungsliste: Empfänger, Kurier, aktuelle Poststelle, Zeitstempel und Status jeder Sendung

Die Anfrage des Empfängers wird an der Sendung festgehalten, bevor etwas geöffnet wird. Der Verlauf zeigt also, wer gefragt hat und wann.

Datenschutz und Kontrolle

Wer fremde Post öffnet, braucht klare Regeln. Diese sind eingebaut.

Traizr speichert keine Kopie des Scans

Der Scan geht per E-Mail von der Poststelle an den Empfänger. Er wird nicht in Traizr hochgeladen, und dort wird keine Kopie gespeichert.

Der Inhalt persönlicher und vertraulicher Post bleibt außerhalb des Sendungssystems.

Aus, bis Sie es einschalten

Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet. Jede Organisation entscheidet selbst, ob sie sie anbietet.

Ist sie eingeschaltet, funktioniert sie für jeden Empfänger, nicht nur für Kunden virtueller Büros.

Jede Anfrage ist dokumentiert

Die Anfrage, der Scan und der Status „gescannt und versendet“ werden mit Uhrzeit im Verlauf der Sendung festgehalten.

Fragt später jemand, was mit einem Brief passiert ist, steht die Antwort an der Sendung.

Das Original bleibt erhalten

Der Scan ersetzt das Papier nicht. Das Original bleibt abholbereit in der Poststelle. Das zählt bei unterschriebenen Dokumenten und allem, was im Original vorgelegt werden muss.

Was Ihnen die Funktion bringt

Teil des Admin-Dashboards und der Eingangs-E-Mail, die Ihre Empfänger bereits erhalten.

  • Ein Klick in der Eingangs-E-Mail

    Die Anfrage beginnt in der E-Mail, die den Empfänger über die angekommene Sendung informiert.

  • Einfache Bestätigungsseite

    Der Empfänger bestätigt auf einer Webseite. Ein Konto oder Login ist nicht nötig.

  • Anfragen für das Team markiert

    Die Poststelle sieht, welche Sendungen auf Öffnen und Scannen warten.

  • Keine Kopie in Traizr

    Das Team schickt den Scan per E-Mail. In Traizr wird er nie gespeichert.

  • Status gescannt und versendet

    Das Team markiert die Sendung, sobald der Scan verschickt ist, damit die Poststelle sieht, dass die Anfrage erledigt ist.

  • Original bleibt zur Abholung

    Die Sendung bleibt nach dem Scan in der Poststelle.

  • Jeder Schritt dokumentiert

    Anfrage und Erledigung werden dem Verlauf der Sendung hinzugefügt.

  • Pro Organisation einschaltbar

    Standardmäßig aus, damit Sie entscheiden, ob Sie die Funktion anbieten.

  • Für jeden Empfänger

    Für Mitarbeitende, Studierende und Bewohner, nicht nur für Kunden virtueller Büros.

Alle Funktionen ansehen

Wer die Funktion nutzt

Jede Organisation, deren Mitarbeitende oft nicht in dem Gebäude sind, in dem ihre Post ankommt.

Häufige Fragen

Alles Wichtige, bevor Sie sich bei uns melden.

Was ist die Funktion zum Öffnen und Scannen?

Mit dieser Traizr-Funktion bittet ein Empfänger die Poststelle, eine Sendung zu öffnen und ihm einen Scan per E-Mail zu schicken. Die Anfrage kommt aus der Eingangs-E-Mail, und das Original bleibt zur Abholung bereit.

Speichert Traizr den Scan?

Nein. Das Team schickt den Scan aus dem eigenen E-Mail-Postfach an den Empfänger, und Traizr speichert keine Kopie. Im Verlauf der Sendung steht, dass sie gescannt und versendet wurde.

Braucht der Empfänger einen Traizr-Login?

Nein. Er tippt auf die Schaltfläche in seiner Eingangs-E-Mail und bestätigt auf einer einfachen Webseite.

Ist die Funktion für alle eingeschaltet?

Nein. Sie ist standardmäßig aus, und jede Organisation schaltet sie ein, wenn sie sie anbieten möchte.

Was passiert mit dem Original?

Es bleibt in der Poststelle und wird als gescannt und versendet markiert. Der Empfänger holt es beim nächsten Bürotag ab.

Was ist der Unterschied zum Postscan für virtuelle Büros?

Betreiber virtueller Büros scannen Post als Service für Kunden, die eine Adresse mieten, und der Scan wird am Sendungseintrag gespeichert. Siehe Postscan-Software. Diese Funktion ist für die eigenen Mitarbeitenden einer Organisation, und der Scan wird per E-Mail geschickt, nicht gespeichert.

Weitere Funktionen der Plattform

Dasselbe System, eine andere Funktion.

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