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Abholauftrag

Abholungen und interne Zustellungen per Formular anfragen

Menschen in Ihrem Gebäude fordern eine Paketabholung oder eine interne Zustellung über ein einfaches Webformular an. Ein Traizr-Login ist nicht nötig, und jede Anfrage erhält eine Referenznummer.

Das Formular trägt das Design Ihrer Organisation, und jede Anfrage geht per E-Mail direkt an die Poststelle.

  • Einfaches Webformular
  • Kein Login nötig
  • Referenznummer für jede Anfrage
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Eine Mitarbeiterin am Empfang übergibt einem Kurier über den Tresen ein Paket, dahinter Regale mit Kartons, beschriftet mit Outgoing und Scans

Was das Anfrageformular leistet

In den meisten Gebäuden werden Abholungen und interne Zustellungen per Telefon, per Nachricht an den Empfang oder per E-Mail an ein Sammelpostfach vereinbart. Anfragen gehen verloren, und später kann niemand sagen, wer was angefragt hat.

Das Anfrageformular von Traizr gibt diesen Anfragen einen Kanal. Jeder im Gebäude kann über ein Webformular eine Paketabholung oder eine interne Zustellung anfordern, ohne ein Traizr-Konto zu brauchen.

Die Poststelle erhält die Anfrage per E-Mail an die Adresse, die in den Einstellungen hinterlegt ist, und die anfragende Person erhält eine Referenznummer.

Kuriere an der Tür sind ein eigenes Thema. Dieses Formular ist für Anfragen von Menschen in Ihrem Gebäude. Für Kuriere, die Lieferungen bringen, lesen Sie die Seiten zum Kuriermanagement (englisch) und zum Liefermanagement (englisch).

So funktioniert es

Von der Anfrage zur erfassten Sendung

Das Formular nimmt die Anfrage auf. Traizr erfasst die Sendung, sobald das Team sie hat.

  1. Jemand füllt das Formular aus

    Die Person wählt eine Abholung oder eine interne Zustellung und ergänzt die Angaben. Das Formular trägt das Design Ihrer Organisation.

  2. Die Poststelle erhält eine E-Mail

    Die Anfrage geht an die Adresse der Poststelle, die in den Einstellungen des Admin-Dashboards hinterlegt ist.

  3. Die Person erhält eine Referenz

    Eine Referenznummer bestätigt die Anfrage, damit die Person sie bei Rückfragen nennen kann.

  4. Das Team erfasst die Sendung wie gewohnt

    Übernimmt die Poststelle die Sendung, wird sie wie üblich in Traizr erfasst und hat ab diesem Moment den vollständigen Prüfpfad.

Die Übersicht der ausgehenden Sendungen im Traizr-Admin-Dashboard mit Barcode, Absender, Empfänger, Kurier, Erstellungszeit und Status jeder Sendung

Das Formular legt selbst keine Sendungseinträge an. Eine Sendung kommt in Traizr, wenn das Team sie erfasst, so bleibt der Eintrag immer mit dem tatsächlichen Paket verbunden.

Gebaut für Facility-Teams

Weniger Anfragen, die in Telefonaten und Postfächern verloren gehen, ohne jedem ein Konto zu geben.

Ein Kanal statt Anrufen und loser E-Mails

Jede Anfrage für eine Abholung oder interne Zustellung kommt auf demselben Weg, mit denselben Angaben, im selben Postfach der Poststelle an.

Das Team muss eine Anfrage nicht mehr aus einer Telefonnotiz und zwei E-Mails zusammensetzen.

Keine Konten zu verwalten

Für das Formular braucht niemand einen Traizr-Login. Sie müssen also nicht jedem im Gebäude ein Konto geben, um Anfragen anzunehmen.

Eine Referenz für jede Anfrage

Die anfragende Person erhält eine Referenznummer. Eine Rückfrage bezieht sich so auf genau eine Anfrage statt auf „das Paket, von dem ich am Dienstag erzählt habe“.

Die Sendung bekommt trotzdem den vollständigen Prüfpfad

Sobald das Team die Sendung erfasst, wird sie wie jede andere verfolgt: Scans, Übergaben, Zustellnachweis und Berichte. Wie dieser Eintrag funktioniert, erklärt die Seite zur internen Sendungsverfolgung (englisch).

Sicher im ganzen Gebäude teilbar

So gebaut, dass das Formular ins Intranet oder ans Schwarze Brett kann, ohne Missbrauch einzuladen.

  • Spamschutz

    Das Formular ist gegen automatisierte Spam-Einsendungen geschützt.

  • Auf Wunsch nur im Büronetz

    Das Formular lässt sich so einschränken, dass es nur aus Ihrem Büronetz funktioniert.

  • Pro Organisation einschaltbar

    Jede Organisation entscheidet, ob sie das Formular anbietet.

  • Im Design Ihrer Organisation

    Anfragende sehen das Design Ihrer Organisation, keine allgemeine Seite.

  • Per E-Mail an die Poststelle

    Anfragen gehen an die Adresse, die in den Einstellungen des Admin-Dashboards hinterlegt ist.

  • Eine Referenznummer

    Jede Anfrage erhält eine Referenz, die die anfragende Person nennen kann.

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Wo das Formular hilft

In Gebäuden, in denen viele Menschen etwas abholen oder bewegen lassen und die Poststelle nicht jede Anfrage am Telefon annehmen kann.

Häufige Fragen

Alles Wichtige, bevor Sie sich bei uns melden.

Was ist das Formular für Abholungen und Zustellungen?

Ein Webformular im Design Ihrer Organisation, über das jeder im Gebäude eine Paketabholung oder eine interne Zustellung anfordern kann. Die Anfrage geht per E-Mail an die Poststelle, und die anfragende Person erhält eine Referenznummer.

Braucht man ein Traizr-Konto, um es zu nutzen?

Nein. Das Formular funktioniert ohne Login, Sie müssen also nicht jedem im Gebäude ein Konto geben.

Wohin gehen die Anfragen?

Per E-Mail an die Poststelle. Die Adresse wird in den Einstellungen des Traizr-Admin-Dashboards festgelegt.

Legt eine Anfrage eine Sendung in Traizr an?

Nein. Das Team erfasst die Sendung wie gewohnt in Traizr, wenn es sie übernimmt, und ab diesem Moment hat sie den vollständigen Prüfpfad.

Können wir die Nutzung von außerhalb des Gebäudes verhindern?

Ja. Das Formular lässt sich auf Ihr Büronetz beschränken und hat einen Spamschutz.

Steht das Formular jedem Kunden zur Verfügung?

Es wird pro Organisation eingeschaltet. Sie entscheiden also, ob Sie es anbieten.

Weitere Funktionen der Plattform

Dasselbe System, eine andere Funktion.

Bereit, Ihr Gebäude zu vereinfachen ?

Wir zeigen Ihnen das Formular, die E-Mail an die Poststelle und wie die Sendung danach erfasst wird. Etwa 20 Minuten.

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