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Bureau virtuel

Logiciel de domiciliation pour gérer les adresses professionnelles de vos clients

Enregistrez quel client est domicilié à chacune de vos adresses, associez le courrier entrant au bon client, et gérez ce qui se passe quand un client arrive, change d'adresse ou s'en va.

Fait partie du logiciel de bureau virtuel. Cette page traite la fiche d'adresse en détail.

  • Toutes vos adresses sur une plateforme
  • Vos numéros de bureau conservés
  • Courrier des anciens clients signalé
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Comptes clients dans Traizr, chaque ligne indiquant à quelle adresse le client est domicilié, où son courrier est réexpédié et combien d'envois l'attendent
Chaque client, l'adresse à laquelle il est domicilié, et les envois qui l'attendent.

Ce que recouvre un logiciel de domiciliation

Gérer des adresses professionnelles, c'est enregistrer quel client est domicilié à quelle adresse et sous quel numéro de bureau, pour que le courrier entrant soit associé au bon client et que l'historique de courrier de chaque client reste au même endroit. Traizr fournit cela aux opérateurs qui exploitent une adresse ou plusieurs.

Le même produit est parfois appelé logiciel d'adresse professionnelle virtuelle, gestion d'adresses commerciales ou logiciel de domiciliation d'entreprise. Cette page couvre tous ces termes.

Traizr ne fournit pas d'adresse professionnelle. Traizr est le logiciel des opérateurs qui en fournissent. Nous ne louons pas de boîtes postales, ne recevons pas de courrier et ne sommes pas une société de domiciliation. Si votre entreprise cherche un siège social ou une adresse commerciale, il vous faut une société de domiciliation, un centre d'affaires ou un espace de coworking. Si vous êtes l'un d'eux, Traizr est le logiciel qui fait tourner votre service.

Comment fonctionne la fiche client

Dans Traizr, le client est la fiche et l'adresse est un champ de cette fiche. Chaque fiche client contient l'adresse, le numéro de bureau, l'adresse de réexpédition, les coordonnées et l'historique complet du courrier.

Parce que l'adresse est un champ, un client peut passer d'une de vos adresses à une autre sans rien perdre. Chaque envoi, chaque numérisation et chaque instruction d'avant le changement reste sur sa fiche.

Un client à votre adresse, du début à la fin

Les cinq étapes d'une relation client, et ce qui est enregistré à chacune.

Un client domicilié à une adresse commerciale, de son arrivée à son départ
  1. Compte client crééLe compte est créé une fois vos propres vérifications terminées.
  2. Domicilié à une adresseLe client est enregistré à une adresse, avec un numéro de bureau.
  3. Courrier associé au clientLes envois arrivant à son nom sont enregistrés sur son compte, à n'importe laquelle de vos adresses.
  4. Le client partLe compte est clôturé et la date de clôture est enregistrée.
  5. Du courrier arrive encoreLes envois destinés au compte clôturé sont signalés, pour être traités selon vos règles.
Le courrier continue généralement d'arriver après le départ d'un client, la dernière étape demande donc un processus clair.

Exploiter plus d'une adresse

Plusieurs adresses fonctionnent sur une même plateforme, chacune avec sa propre liste de clients.

Les opérateurs passent souvent d'une adresse à plusieurs : un deuxième bâtiment, une reprise, ou une adresse en centre-ville proposée en plus de l'existante. Traizr les fait toutes fonctionner sur une même plateforme, sans tableur séparé ni processus propre à chaque bâtiment.

Chaque adresse a sa propre liste de clients, et le reporting peut couvrir une adresse ou toutes ensemble. Les membres de l'équipe qui travaillent sur plusieurs sites utilisent un seul identifiant et une seule application. La numérotation des bureaux et des suites reste telle quelle, parce que vos clients impriment ces numéros sur leurs documents et les déposent auprès de tiers.

Un client peut être domicilié à plus d'une adresse, par exemple avec plusieurs noms commerciaux ou une présence dans deux villes. Il est géré comme un seul client avec plusieurs domiciliations, pour que son activité et sa facturation restent regroupées.

Et si certains sites doivent fonctionner comme des organisations entièrement séparées plutôt que comme des établissements de la même société, Traizr prend aussi en charge cette configuration. Parlez-en avec nous si c'est votre cas.

Illustration en cinq étapes de l'exploitation de plusieurs adresses professionnelles sur une même plateforme : chaque adresse garde sa propre liste de clients, l'équipe travaille sur tous les sites avec un seul identifiant et une seule application, le reporting couvre une adresse ou toutes ensemble sur n'importe quelle période, un même client peut être domicilié à plusieurs adresses avec son activité et sa facturation regroupées, et le même processus de traitement du courrier s'applique à chaque adresse

Le courrier après le départ d'un client

Le courrier continue généralement d'arriver après la clôture d'un compte. Traizr fait en sorte qu'il soit repéré et traité correctement.

  • Signalé dès l'arrivée

    Le courrier d'un compte clôturé est marqué pour un traitement à part au lieu d'être traité normalement.

  • Date de clôture enregistrée

    La fiche indique quand le compte a été clôturé.

  • Historique conservé

    Envois, numérisations et instructions restent consultables après la clôture.

  • Envois conservés visibles

    Vous voyez ce que vous conservez, pour qui, et depuis combien de temps.

  • Destruction enregistrée

    Si un envoi est détruit, la fiche indique qui l'a autorisé et quand.

  • Votre règle appliquée

    La durée de conservation du courrier est votre décision. Traizr la rend visible et cohérente.

Comment les opérateurs fixent ces règles

Siège social, domiciliation d'entreprise, et savoir qui sont vos clients

La plupart de vos clients prennent une adresse professionnelle virtuelle parce que leur entreprise en a besoin : un siège social à déclarer au greffe et qui figure sur leur Kbis, ou une adresse commerciale pour leurs documents et leur site. Si vous exploitez une société de domiciliation, vous connaissez déjà ce qui accompagne ce service : l'agrément, le contrat de domiciliation et sa durée d'engagement, les justificatifs à réunir. Certains opérateurs proposent la domiciliation du siège social comme prestation à part entière, d'autres choisissent de ne pas l'offrir.

Traizr enregistre pour quels clients vous avez accepté une domiciliation de siège social ou un usage d'adresse commerciale, pour que votre équipe puisse le vérifier rapidement. Le logiciel ne prend pas la décision à votre place, ne dépose rien au greffe pour vous et ne vous conseille pas sur les règles.

Il en va de même pour les vérifications. C'est vous qui vérifiez l'identité de vos clients avant de les accepter et qui conservez leurs justificatifs, selon vos propres procédures. Traizr enregistre le compte client et le courrier traité pour lui ; ce n'est pas un service de vérification d'identité.

Rien sur cette page ne constitue un conseil juridique. Les règles sur la domiciliation d'entreprise, le siège social et les vérifications d'identité varient et évoluent. Faites le point sur votre propre situation avec vos propres conseillers, et consultez le guide de gestion pour les décisions que prennent les opérateurs en fixant ces règles.

Questions fréquentes

Tout ce qu'il faut savoir avant de nous contacter.

Traizr fournit-il une adresse professionnelle ?

Non. Traizr est le logiciel des opérateurs qui en fournissent. Nous ne louons pas d'adresses, ne recevons pas de courrier et ne sommes pas une société de domiciliation. Si vous cherchez une adresse pour votre entreprise, il vous faut une société de domiciliation, un centre d'affaires ou un espace de coworking. Si vous êtes l'un d'eux, Traizr est le logiciel pour faire tourner votre service.

Qu'est-ce que la gestion d'adresses professionnelles ?

C'est enregistrer quel client est domicilié à quelle adresse et sous quel numéro de bureau, pour que le courrier entrant soit associé au bon client et que l'historique de chaque client reste au même endroit. Traizr fournit cela aux opérateurs qui exploitent une adresse ou plusieurs.

Est-ce la même chose qu'un logiciel d'adresse professionnelle virtuelle ?

Oui. Logiciel d'adresse professionnelle virtuelle, gestion d'adresses commerciales et logiciel de domiciliation d'entreprise décrivent le même travail, et cette page les couvre tous.

Pouvons-nous gérer plusieurs adresses sur une seule plateforme ?

Oui. Chaque adresse a sa propre liste de clients, et le reporting peut couvrir une adresse ou toutes ensemble. Votre équipe utilise le même identifiant sur tous les sites.

Comment les numéros de bureau et de suite sont-ils gérés ?

Comme un champ de la fiche client, votre numérotation existante est donc conservée. Ces numéros figurent souvent sur les documents de vos clients et dans les dossiers de tiers, le logiciel ne les modifie donc pas.

Que devient le courrier d'un client qui est parti ?

Il est signalé au lieu d'être traité normalement, pour que votre équipe voie que le compte est clôturé et que l'envoi demande un traitement à part.

Combien de temps conserver le courrier d'un ancien client ?

C'est une question de règle interne, pas de logiciel. Traizr montre ce que vous conservez et depuis combien de temps ; la durée de conservation relève de votre propre politique, et le guide de gestion décrit comment les opérateurs fixent ce type de règle.

Un client peut-il passer d'une de nos adresses à une autre ?

Oui, sans perdre son historique. L'adresse est un champ de la fiche client, donc tout ce qui a été traité avant le changement reste rattaché au client.

Un client peut-il être domicilié à plusieurs adresses ?

Oui. Un client avec plusieurs noms commerciaux ou plusieurs implantations est géré comme un seul client avec plusieurs domiciliations, pour que son activité et sa facturation restent regroupées.

Traizr gère-t-il la domiciliation du siège social de nos clients ?

Traizr enregistre pour quels clients vous avez accepté une domiciliation de siège social ou un usage d'adresse commerciale, pour que votre équipe puisse le vérifier rapidement. La décision de proposer ce service, l'agrément, le contrat de domiciliation et les obligations qui vont avec restent de votre côté.

Traizr vérifie-t-il l'identité de nos clients ?

Non. Les vérifications que vous effectuez avant d'accepter un client, et les justificatifs que vous conservez, relèvent de vos propres procédures. Traizr enregistre le compte client et le courrier traité pour lui.

Comment savoir quels clients génèrent réellement du travail ?

Les rapports d'activité montrent les envois reçus, numérisés et réexpédiés par client, avec les frais de port, sur n'importe quelle période.

Y a-t-il un conseil juridique sur cette page ?

Non. Les règles sur la domiciliation d'entreprise, le siège social et les vérifications d'identité varient et évoluent. Faites le point sur votre situation avec vos propres conseillers.

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