Apertura y escaneo a petición
Correo en teletrabajo: pida que abran y escaneen un envío
Quien teletrabaja o está de viaje sigue recibiendo su correo. Un clic en el correo de llegada pide a la sala de correo que abra el envío y le mande un escaneo por correo electrónico.
El original se queda en la sala de correo para recogerlo, y Traizr no guarda ninguna copia del escaneo.
- Se pide desde el correo de llegada
- Sin copia en Traizr
- Original guardado para recoger
Qué hace esta función
Con el trabajo híbrido, el correo llega a menudo para personas que no están en el edificio. Sin una vía para pedirlo, las cartas esperan en una estantería hasta el próximo día de oficina, o alguien llama a la sala de correo para pedir a un compañero que las abra.
Esta función da a esa petición un circuito propio. Cuando está activada, el correo de llegada incluye un botón para pedir la apertura y el escaneo. El destinatario confirma en una página web sencilla y el envío queda marcado para la sala de correo.
El equipo abre el envío, escanea el contenido y envía el escaneo al destinatario desde su propio correo electrónico. Después marca el envío como escaneado y enviado. El original sigue disponible para recogerlo.
¿Gestiona una oficina virtual? Si tramita el correo de clientes que le alquilan una dirección, consulte la página de software de escaneo de correo. Allí el escaneo es un servicio al cliente y se guarda en el registro del envío. Esta función es para el propio personal de una organización, y el escaneo se envía por correo electrónico en lugar de guardarse.
Cómo funciona
Tres pasos del sobre a la bandeja de entrada
No se abre nada hasta que el destinatario lo pide, y cada paso queda registrado en el envío.
El destinatario lo pide
Pulsa el botón de apertura y escaneo en su correo de llegada y confirma en una página web sencilla. No necesita iniciar sesión.
La sala de correo lo abre y lo escanea
La petición queda marcada en Traizr. Una persona del equipo abre el envío y escanea el contenido.
El escaneo llega por correo electrónico
El equipo envía el escaneo al destinatario desde su propio correo y marca el envío como escaneado y enviado. El original sigue disponible para recogerlo.
La petición del destinatario queda registrada en el envío antes de abrir nada, así el historial muestra quién lo pidió y cuándo.
Privacidad y control
Abrir el correo de otra persona exige reglas claras. Estas vienen incluidas.
Traizr no guarda copia del escaneo
El escaneo va de la sala de correo al destinatario por correo electrónico. No se sube a Traizr y allí no se guarda ninguna copia.
El contenido del correo personal y confidencial queda fuera del sistema de paquetería.
Desactivada hasta que usted la active
La función está desactivada por defecto. Cada organización decide si la ofrece.
Una vez activada, funciona para cualquier destinatario, no solo para clientes de oficinas virtuales.
Cada petición queda registrada
La petición, el escaneo y el estado escaneado y enviado quedan en el historial del envío, con la hora de cada paso.
Si más adelante alguien pregunta qué pasó con una carta, la respuesta está en el envío.
El original se conserva
El escaneo no sustituye al papel. El original se queda en la sala de correo, listo para recoger, algo importante para documentos firmados y todo lo que deba presentarse en original.
Qué le aporta esta función
Forma parte del panel de administración y del correo de llegada que sus destinatarios ya reciben.
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Un clic desde el correo de llegada
La petición empieza en el correo que avisa al destinatario de que ha llegado su envío.
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Página de confirmación sencilla
El destinatario confirma en una página web. No necesita cuenta ni inicio de sesión.
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Peticiones marcadas para el equipo
La sala de correo ve qué envíos esperan apertura y escaneo.
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Sin copia en Traizr
El equipo envía el escaneo por correo electrónico. Nunca se guarda en Traizr.
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Estado escaneado y enviado
El equipo marca el envío cuando el escaneo ha salido, para que se vea que la petición está resuelta.
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Original guardado para recoger
El envío se queda en la sala de correo después del escaneo.
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Cada paso registrado
La petición y su cierre se añaden al historial del envío.
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Se activa por organización
Desactivada por defecto, para que usted decida si la ofrece.
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Para cualquier destinatario
Para personal, estudiantes y residentes, no solo para clientes de oficinas virtuales.
Quién la usa
Cualquier organización cuyo personal suele estar lejos del edificio donde llega su correo.
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Oficinas híbridas
Quien va dos o tres días por semana resuelve el correo urgente también los días de teletrabajo.
Sala de correo en la sede corporativa (en inglés) -
Despachos de abogados
Los abogados fuera de la oficina ven la correspondencia el día que llega, y el original sigue en el expediente.
Software de correo para despachos -
Empresas financieras
Las cartas de bancos, reguladores y Hacienda llegan a la persona correcta sin esperar a un día de oficina.
Software de correo para servicios financieros -
Sanidad
El personal a turnos o en varios centros recibe su correo sin pasar por la sala de correo.
Seguimiento de paquetes en hospitales -
Universidades
El personal que trabaja a distancia recibe su correo, y el original espera en el departamento.
Software de correo para universidades -
Oficinas virtuales
Para clientes que alquilan una dirección, el circuito de oficina virtual guarda los escaneos en el registro del envío.
Software de oficina virtual
Preguntas frecuentes
Todo lo que necesita saber antes de ponerse en contacto.
¿En qué consiste la apertura y el escaneo a petición?
Es una función de Traizr que permite a un destinatario pedir a la sala de correo que abra un envío y le mande un escaneo por correo electrónico. La petición se hace desde el correo de llegada, y el original sigue disponible para recogerlo.
¿Guarda Traizr el escaneo?
No. El equipo envía el escaneo al destinatario desde su propio correo electrónico, y Traizr no guarda ninguna copia. El historial del envío indica que se escaneó y se envió.
¿Necesita el destinatario iniciar sesión en Traizr?
No. Pulsa el botón de su correo de llegada y confirma en una página web sencilla.
¿Está activada para todo el mundo?
No. Está desactivada por defecto, y cada organización la activa si quiere ofrecerla.
¿Qué pasa con el original?
Se queda en la sala de correo, marcado como escaneado y enviado. El destinatario lo recoge la próxima vez que vaya a la oficina.
¿En qué se diferencia del escaneo de correo para oficinas virtuales?
Los operadores de oficinas virtuales escanean el correo como servicio para clientes que alquilan una dirección, y el escaneo se guarda en el registro del envío. Vea el software de escaneo de correo. Esta función es para el propio personal de una organización, y el escaneo se envía por correo electrónico, no se guarda.
Otras funciones de la plataforma
El mismo sistema, otra función.
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Multi-tenant mailroom software
Many tenants on one platform, each seeing only their own mail, with a superadmin that creates and configures all of them.
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On-premise mailroom software
Install on your own infrastructure or in a container inside your network, and run the mailroom with no outbound connection at all.
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SMS and Slack notifications
Reach people on the channel they actually read. Text messages for those without a work inbox, Slack for the teams already in it.
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Multi-hop mail routing
Send an item onward through postrooms, buildings, campuses and countries, with one person accountable for each leg.
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In-app support from real people
Ask a question from inside the product and get an answer from someone who knows it, not a ticket number and a queue.
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Escaneo de etiquetas de paquetes
Cualquier código de barras de la etiqueta encuentra el paquete. La app lee el destinatario y registra el número de cajas y el número de pedido.
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Solicitudes de recogida y entrega
Un formulario web para solicitar la recogida de un paquete o una entrega interna. No hace falta iniciar sesión y cada solicitud recibe un número de referencia.
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Software de escaneo de correo
Las piezas se abren y se escanean solo cuando el cliente lo pide, y el escaneo se guarda en el registro de la pieza.
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¿Listo para simplificar su edificio?
Le mostramos una petición desde el correo de llegada hasta el estado escaneado y enviado. Unos 20 minutos.