Software per uffici virtuali: gestire l'indirizzo e la posta dei clienti

Un software per uffici virtuali gestisce la posta che lei riceve per i clienti che usano il suo indirizzo aziendale. Gli articoli in arrivo vengono fotografati e registrati, il cliente riceve una notifica e sceglie se l'articolo va scansionato, inoltrato, distrutto o riciclato. Ogni istruzione e ogni azione resta registrata nel suo account.

Sì. La busta viene fotografata alla registrazione, così il cliente vede il mittente e il tipo di articolo prima di decidere cosa succede dopo. Questo evita spesso una telefonata o un'email.

I clienti possono richiedere scansione, inoltro, distruzione, riciclo o il ritiro di persona. Ogni richiesta viene registrata con l'azione eseguita, il membro del personale che l'ha completata e l'orario di completamento.

Traizr registra le informazioni usate di solito per la fatturazione di un ufficio virtuale, tra cui articoli ricevuti, scansioni, inoltri e costi di affrancatura. I report sono disponibili per cliente e per periodo. Traizr non emette fatture, ma fornisce i dati di utilizzo con cui crearle.

Il software non impone limiti. I clienti sono schede in Traizr, non installazioni separate. Anche più indirizzi possono girare sulla stessa piattaforma e, se serve, organizzazioni separate possono essere gestite come tenant distinti.

Sì. I business centre gestiscono spesso posta sia per gli inquilini in sede sia per i clienti dell'ufficio virtuale. La stessa piattaforma Traizr e la stessa app coprono entrambi i flussi: la scheda del destinatario determina cosa succede dopo la registrazione di un articolo.

Gli account chiusi vengono segnalati quando arriva nuova posta, invece di essere gestiti come al solito. Il personale vede subito che il destinatario non è più attivo e che l'articolo va trattato a parte.

Il software non impone un limite fisso. Lo storico degli articoli e le scansioni allegate possono restare disponibili per tutto il tempo che serve alla sua organizzazione, nel rispetto delle sue regole di conservazione.

No. I clienti possono ricevere le notifiche via email o SMS oltre che tramite l'app. L'app è utile per le notifiche push e per il ritiro di persona, ma non è necessaria per ogni cliente.

Sì. L'indirizzo è salvato nella scheda cliente, quindi cambiarlo non elimina posta, scansioni o istruzioni precedenti. Per le organizzazioni con più indirizzi, la gestione dell'indirizzo aziendale descrive il quadro più ampio.

L'accesso è basato sui ruoli. I clienti vedono solo il proprio account, e i permessi del personale possono essere limitati in base al ruolo. Chi registra la posta in arrivo non ha quindi bisogno di accedere per forza ai contenuti scansionati o ai report generali.

L'articolo resta visibile come in attesa di istruzione e i promemoria possono continuare. Traizr non chiude in automatico un articolo su cui nessuno è intervenuto. Quanto a lungo conservare la posta non ritirata lo decide la sua politica interna; la guida alla gestione tratta questa parte del processo.

Sì. Entrambi i flussi usano la stessa piattaforma e la stessa app. Ogni articolo viene registrato sul destinatario, e Traizr segue poi il processo giusto per un inquilino in sede o per un cliente dell'ufficio virtuale.

Traizr supporta integrazioni con una serie di sistemi di directory, gestione immobiliare e gestione aziendale, così i dati dei destinatari non vanno aggiornati a mano in più punti.