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Sala pacchi

Software per la gestione della sala pacchi, presidiata o in modalità self-service

Il software per la sala pacchi registra la posizione di ogni pacco sugli scaffali, avvisa il destinatario e conferma il ritiro, così ogni articolo si trova sempre.

  • Ogni pacco ha una posizione
  • Destinatari avvisati in automatico
  • Ritiro registrato
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Una sala pacchi con i pacchi disposti sugli scaffali, ognuno registrato con una posizione e abbinato alla persona a cui è destinato, invece di essere accatastato e ricordato a memoria

A cosa serve una sala pacchi

Una sala pacchi è uno spazio dedicato in cui le consegne restano finché qualcuno non le ritira, in un palazzo per uffici, in un condominio o in una residenza studentesca. Tiene i pacchi fuori dai corridoi e libera il banco della portineria o della reception.

La sala da sola risolve il deposito, non il ritrovamento. Quando contiene più di qualche decina di pacchi, trovarne uno specifico dipende dal fatto che chi lo ha sistemato si ricordi dove lo ha messo. Il software per la sala pacchi sostituisce quella memoria con un registro.

Il software tiene due informazioni su ogni articolo nella sala: di chi è e dove si trova. Con quelle registrate, qualsiasi pacco può essere trovato da chiunque nel team, e i destinatari possono essere avvisati e sollecitati in automatico.

Come i pacchi passano per la sala

Cinque passaggi, dalla consegna alla posizione che torna libera.

Come un articolo si muove in una stanza pacchi, dalla consegna alla posizione liberata
  1. Consegnato alla stanzaUn corriere consegna un gruppo di pacchi alla stanza.
  2. Registrato con una posizioneOgni articolo viene registrato con lo scaffale o il vano in cui viene collocato.
  3. Il destinatario viene avvisatoUna notifica viene inviata automaticamente appena l'articolo viene sistemato sullo scaffale.
  4. RitiratoIl ritiro viene registrato con una firma o una fotografia.
  5. La posizione viene liberataLo scaffale o il vano viene segnato di nuovo come disponibile, così la capienza resta accurata.
Registrare la posizione e liberarla al ritiro è ciò che tiene la stanza in ordine.

Il passaggio che conta è registrare la posizione. "È nella sala" non è una risposta utile quando la sala contiene quattrocento articoli.

Presidiata o self-service

Entrambi i modelli funzionano. Entrambi poggiano sulla stessa base, e il self-service ci poggia ancora di più.

Alcune sale pacchi sono gestite da personale che consegna gli articoli a mano. Altre lasciano che le persone ritirino da sole, a volte con gli armadietti. Traizr supporta entrambe.

Entrambe dipendono da un registro accurato di ciò che è nella sala e di chi è. Senza, una sala presidiata diventa un collo di bottiglia, perché il ritiro va alla velocità di una persona che cerca tra gli scaffali.

Le sale self-service dipendono dal registro ancora di più. Se la posizione indicata nella notifica è sbagliata, il residente si trova davanti allo scaffale sbagliato senza nessuno a cui chiedere: sono le posizioni accurate a far funzionare il ritiro self-service.

Gli armadietti sono un modo di gestire il self-service, ma sono costosi e di dimensioni fisse. Scaffali e vani con posizioni registrate costano molto meno e gestiscono meglio le consegne irregolari. Dove gli armadietti esistono già, sono semplicemente un altro insieme di posizioni nel sistema.

Una sala pacchi presidiata con pacchi, pacchetti e buste imbottite disposti su più campate di scaffali, mentre un membro del personale sistema un articolo su uno scaffale

Evitare che la sala si riempia

Sono i pacchi non ritirati a riempire una sala pacchi. Questi sono i numeri misurati, e questo è ciò che fa il software.

  • 62 % ancora in sala dopo quattro ore

    Misurato su 224.604 pacchi: quattro ore dopo l'arrivo, la maggior parte degli articoli è ancora in attesa sullo scaffale.

  • 98,4 % ritirati alla fine

    Dallo stesso campione del Parcel Data Report (in inglese). I pacchi vengono abbandonati di rado, quindi i promemoria funzionano.

  • I promemoria accelerano il ritiro

    I promemoria automatici arrivano a chi non ha ancora ritirato, e questo accorcia i tempi di attesa.

  • Rotazione più rapida, meno scaffali

    Una sala che si svuota in fretta ha bisogno di molto meno spazio di una in cui i pacchi restano per giorni.

  • Giacenze sempre visibili

    I report mostrano che cosa è nella sala da più tempo, così una sala piena si vede arrivare.

  • Posizioni liberate al ritiro

    Il ritiro segna di nuovo disponibile lo scaffale o il vano, così la capienza resta aggiornata.

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Quanto spazio serve

Le sale pacchi di solito vengono dimensionate sul volume medio, e poi traboccano a ogni picco. Il numero che conta è il volume di picco moltiplicato per il tempo di attesa dei pacchi, perché è quello che si trova fisicamente nella sala nel momento più intenso.

Aggiungere scaffali non è l'unica risposta. Dimezzare il tempo di attesa libera tanto spazio quanto raddoppiare gli scaffali, e i promemoria costano molto meno dei metri quadrati. Per una sala già stretta, sollecitare i ritiri è il rimedio più rapido.

Contano anche gli orari di arrivo, perché le consegne non si distribuiscono in modo uniforme durante la giornata ma arrivano a ondate. Per questo conviene dimensionare lo spazio sul picco, non sulla media.

Dove finisce la sala pacchi

Il software per la sala pacchi copre la custodia e il ritiro degli articoli. Tre compiti collegati sono coperti altrove.

Pacchi che proseguono invece di essere ritirati. Se un pacco lascia la sala diretto a un altro piano, un altro edificio o un'altra sede, ogni passaggio di mano va registrato. È il compito del tracciamento interno dei pacchi di Traizr.

Tutte le consegne dell'edificio, non solo la sala. Se la domanda riguarda ogni consegna che entra nella sede e non il contenuto di un singolo spazio, la pagina giusta è la sala posta digitale.

Posta per persone che non sono nell'edificio. Una sala pacchi presume che qualcuno verrà a prendere l'articolo. Dove questo non succede, è il destinatario a scegliere a distanza cosa farne, ed è il software per uffici virtuali.

Per i tipi di edificio che più spesso gestiscono sale di questo tipo, ad esempio con un servizio di portineria o di reception, veda la gestione pacchi per condomini e la gestione pacchi per residenze universitarie. Per i servizi di portineria e reception esiste inoltre il software per la portineria (in inglese).

Domande frequenti

Tutto quello che serve sapere prima di contattarci.

Che cos'è un software per la sala pacchi?

Un software per la sala pacchi tiene il registro di ciò che si trova nella sala e di chi è ogni articolo. Ogni pacco viene registrato all'arrivo con la sua posizione a scaffale, il destinatario viene avvisato e al ritiro viene acquisita una firma o una fotografia.

Funziona anche per una sala self-service, oltre che per una presidiata?

Sì. Entrambi i modelli dipendono da un registro accurato degli articoli e delle posizioni. In una sala self-service la posizione registrata è ciò che dice al residente a quale scaffale andare.

Servono gli armadietti per pacchi?

No. Scaffali e vani con posizioni registrate fanno lo stesso lavoro a una frazione del costo e gestiscono meglio le consegne irregolari. Dove gli armadietti esistono già, sono semplicemente un altro insieme di posizioni nel sistema.

Come evita che la sala si riempia?

Sollecitando in automatico i pacchi non ritirati. Su 224.604 pacchi che abbiamo misurato, il 62 % è ancora in sala quattro ore dopo l'arrivo e il 98,4 % viene ritirato alla fine. I numeri vengono dal Traizr Parcel Data Report (in inglese). I promemoria accorciano i tempi di attesa, e una sala che si svuota in fretta ha bisogno di molto meno spazio.

Che cos'è il tempo di giacenza e perché conta?

Il tempo di giacenza è quanto un articolo aspetta tra l'arrivo e il ritiro. Conta perché determina quanti scaffali servono: una sala che contiene due giorni di consegne ha bisogno del doppio dello spazio di una che ne contiene uno solo, a parità di volume.

Quanto spazio serve davvero?

Dimensioni la sala sul volume di picco moltiplicato per il tempo di attesa dei pacchi, non su una giornata media. Le consegne arrivano a ondate, e nel momento di punta tutto quel volume si trova nella sala contemporaneamente.

Cosa succede quando la sala è piena?

I report mostrano che cosa è in giacenza da tempo e che cosa è in attesa di ritiro, così una sala piena si vede arrivare. Se usare un'area di sfogo o sollecitare di più i ritiri è una sua decisione, ma il software le dà l'avviso per tempo.

Residenti o dipendenti possono ritirare fuori orario?

Dipende dagli accessi del suo edificio, non dal software. Dove il ritiro fuori orario è permesso, il ritiro viene comunque registrato nel momento in cui avviene.

Che prova resta quando un pacco viene ritirato?

Al ritiro viene acquisita una firma o una fotografia, salvata sulla scheda dell'articolo. Il registro mostra chi lo ha preso e quando.

Un solo sistema può coprire più sale pacchi?

Sì. Più sale in più edifici producono report insieme, e ogni articolo è registrato con la sala e la posizione in cui si trova davvero.

E i pacchi che lasciano la sala e vanno altrove?

Se un pacco viene passato oltre invece di essere ritirato, ogni passaggio di mano va registrato. È il compito del tracciamento interno dei pacchi di Traizr.

Quale dotazione serve nella sala?

Un telefono o un tablet. Gli articoli vengono registrati con la fotocamera, quindi non c'è nessun terminale fisso da installare. Alcune sedi aggiungono una stampante di etichette per contrassegnare le posizioni, ma non è necessaria.

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Le mostriamo come i pacchi vengono registrati con la loro posizione, come vengono avvisati i destinatari e come viene registrato il ritiro. Circa 20 minuti.

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