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Ufficio virtuale

Software di inoltro della posta per operatori di uffici virtuali e caselle postali

Inoltri gli articoli all'indirizzo scelto dal cliente e registri il corriere e le spese di spedizione sul suo account.

Parte del software per uffici virtuali. Questa pagina tratta l'inoltro in dettaglio.

  • Indirizzo salvato nella scheda del cliente
  • Spese di spedizione registrate per articolo
  • Storico completo degli inoltri
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Account dei clienti di un ufficio virtuale in Traizr, ogni riga mostra il cliente, il suo indirizzo postale e l'indirizzo a cui la sua posta viene inoltrata per impostazione predefinita
L'indirizzo di inoltro predefinito è salvato nella scheda di ogni cliente.

Cosa fa un software di inoltro posta

Con l'inoltro della posta, un articolo arrivato al suo indirizzo viene spedito al cliente. Un software di inoltro rende questo processo affidabile: la destinazione viene presa dalla scheda del cliente, l'articolo viene registrato come inoltrato, e il corriere e le spese di spedizione vengono annotati sull'account del cliente.

Senza un software, tre cose vanno storte di frequente: si usa un indirizzo non più valido, il costo di spedizione non viene mai registrato, e l'articolo scompare del tutto dai suoi archivi una volta spedito. Traizr chiude tutte e tre le lacune, così ogni inoltro può essere rintracciato e fatturato.

Traizr registra l'inoltro; non acquista l'affrancatura. Lei mantiene gli accordi con i corrieri che ha già. Non c'è confronto di tariffe, non c'è acquisto di etichette e nessun account con un corriere viene gestito per suo conto. Quello che il software aggiunge è che l'articolo non sparisce dal suo sistema nel momento in cui esce dall'edificio.

Dove finisce la responsabilità

Una volta che un articolo è stato consegnato al corriere, la consegna è responsabilità del corriere. Traizr conserva la registrazione che l'articolo è stato spedito, quando, a quale indirizzo e a quale costo: è ciò che le serve se un cliente chiede informazioni in seguito.

L'inoltro spedisce un articolo a un cliente tramite un corriere esterno. Lo spostamento della posta tra i suoi edifici e uffici posta interni è un lavoro diverso, coperto dall'instradamento interno della posta tra sedi (in inglese).

Come funziona un inoltro

Cinque passaggi, dalla richiesta del cliente al costo registrato.

Come un articolo viene inoltrato a un cliente
  1. Inoltro richiestoIl cliente chiede che l'articolo venga spedito, una sola volta o come preferenza fissa.
  2. Destinazione confermataL'indirizzo viene preso dalla scheda del cliente, che il cliente tiene aggiornata.
  3. Preparato per la spedizioneL'articolo viene imballato e indirizzato, sempre collegato al suo registro.
  4. Consegnato al corriereIl corriere e il costo di spedizione vengono registrati sull'articolo.
  5. Costo attribuito al clienteLe spese di spedizione compaiono nel report di utilizzo del cliente, pronte per la fatturazione.
Il registro mostra cosa è stato spedito, dove, quando e a quale costo.

Tenere aggiornati gli indirizzi di inoltro

Gli indirizzi di inoltro cambiano. I clienti si trasferiscono, chiudono uffici o passano periodi all'estero, e un inoltro spedito a un vecchio indirizzo costa caro da sistemare.

Traizr conserva un indirizzo di inoltro nella scheda del cliente, e il cliente può aggiornarlo da solo. Chi prepara un inoltro usa sempre l'indirizzo attuale, non uno trovato in una vecchia email o nel modulo di registrazione.

Ogni cliente ha un indirizzo predefinito, e per un singolo articolo si può indicare una destinazione diversa, per esempio quando un cliente è in viaggio o vuole che un documento vada direttamente al suo commercialista. L'indirizzo usato viene salvato su ogni articolo, così il registro mostra dove è andato quel particolare articolo.

Un'addetta alla reception consegna al bancone un pacco etichettato a un corriere, con alle spalle scaffali con scatole per la posta in uscita e le scansioni

Perché le spese di spedizione vengono registrate per articolo

Le spese di spedizione variano da cliente a cliente e si sommano. Registrarle per articolo è ciò che rende l'inoltro fatturabile.

  • Registrate al momento dell'invio

    Il corriere e il costo vengono inseriti quando l'articolo parte.

  • Attribuite al cliente

    Ogni costo è sull'account del cliente per cui è stato sostenuto.

  • Totali su qualsiasi periodo

    Totali per cliente su qualsiasi intervallo di date, pronti per la fattura mensile.

  • I grandi utilizzatori diventano visibili

    I report mostrano quali clienti generano più costi di inoltro.

  • Costi internazionali inclusi

    Gli inoltri all'estero vengono registrati allo stesso modo, ed è lì che i costi sono più alti.

  • I raggruppamenti restano dettagliati

    Gli inoltri raggruppati settimanali o mensili registrano ogni articolo contenuto.

Calcoli quanto costa il processo manuale (in inglese)

Report e fatturazione

Traizr riporta gli articoli inoltrati e le spese di spedizione per cliente, su qualsiasi periodo, e i dati si possono esportare. Così ha le cifre su cui si fattura un servizio di inoltro, senza che qualcuno debba ricostruirle a fine mese.

Come addebitare è una decisione commerciale: riaddebitare al costo, aggiungere una commissione di gestione o includere una franchigia in un piano mensile. I report supportano ognuna di queste scelte.

Traizr non emette fatture. Registra ed esporta le cifre su cui si basano le sue fatture. Per indicazioni su come dare un prezzo a un servizio di ufficio virtuale, veda la guida operativa.

Domande frequenti

Tutto quello che c'è da sapere prima di contattarci.

Che cos'è un software di inoltro posta?

Un software di inoltro posta gestisce la spedizione della posta ai clienti. Verifica la destinazione rispetto alla scheda del cliente, registra l'articolo come inoltrato e annota il corriere e le spese di spedizione sull'account del cliente.

Traizr acquista l'affrancatura o stampa etichette di spedizione?

No. Lei continua a usare i corrieri e gli accordi di spedizione che ha già. Traizr registra cosa è stato spedito, dove, da chi e a quale costo.

Dove finisce la nostra responsabilità?

Alla consegna al corriere. Traizr registra che l'articolo è stato spedito, la data, la destinazione e il costo. Da quel momento la consegna è responsabilità del corriere.

Come resta aggiornato l'indirizzo di inoltro?

È salvato nella scheda del cliente, e il cliente può aggiornarlo da solo. Chi prepara un inoltro usa sempre l'indirizzo attuale, non uno preso da una vecchia email o dal modulo di registrazione.

Un cliente può inoltrare una sola volta a un indirizzo diverso?

Sì. Ogni cliente ha un indirizzo di inoltro predefinito, e per un singolo articolo si può indicare una destinazione diversa. L'indirizzo usato viene salvato sull'articolo.

Perché è così importante registrare le spese di spedizione?

Le spese di spedizione variano da cliente a cliente e si sommano. Registrarle per ogni articolo le permette di attribuire il costo al cliente che lo ha causato e di inserirlo nella sua fatturazione, invece di assorbirlo come costo generale.

Possiamo inoltrare all'estero?

Sì, con i corrieri con cui lavora già. Destinazione, corriere e costo vengono registrati come per gli inoltri in Italia.

Gli articoli possono essere raggruppati invece di essere inoltrati uno alla volta?

Sì. Molti operatori raggruppano gli inoltri ogni settimana o ogni mese, il che di solito costa meno al cliente. Ogni articolo del gruppo viene comunque registrato singolarmente, così il cliente vede cosa è stato spedito e lei vede quanto è costato.

E se l'indirizzo di inoltro risulta sbagliato?

Il registro mostra esattamente quale indirizzo è stato usato e quando il cliente lo ha aggiornato l'ultima volta, il che di solito chiarisce la questione. I problemi di consegna dopo la presa in carico si trattano con il corriere.

L'inoltro funziona insieme alla scansione?

Sì. Un cliente può chiedere che un articolo venga scansionato e poi farsi inoltrare l'originale. Le due istruzioni vengono registrate sullo stesso articolo. Veda il software di scansione della posta.

L'inoltro funziona anche per le raccomandate?

Sì. Una raccomandata ricevuta per un cliente si inoltra come qualsiasi altro articolo: la destinazione viene presa dalla scheda del cliente e la spedizione viene registrata con data, corriere e costo. Se serve una prova di spedizione, può usare a sua volta un servizio raccomandato o tracciato, con gli accordi postali che ha già; Traizr registra il servizio scelto e il costo.

Possiamo fatturare automaticamente gli inoltri ai clienti?

Traizr riporta gli articoli inoltrati e le spese di spedizione per cliente su qualsiasi periodo, e i dati si possono esportare per la fatturazione. Traizr non emette fatture. La guida operativa tratta i modelli di prezzo.

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