Local à colis
Logiciel de local à colis pour les espaces avec personnel ou en libre-service
Un logiciel de local à colis enregistre l'emplacement de chaque colis sur les étagères, prévient le destinataire et confirme le retrait, pour que chaque colis reste retrouvable.
- Chaque colis a un emplacement
- Destinataires prévenus automatiquement
- Retrait enregistré
À quoi sert un local à colis
Un local à colis est un espace dédié où les livraisons attendent d'être retirées, dans un immeuble de bureaux, un immeuble d'habitation ou sur un campus. Il garde les colis hors des couloirs et du comptoir d'accueil.
Un local seul règle le stockage, mais pas la recherche. Dès qu'il contient plus de quelques dizaines de colis, retrouver un colis précis dépend de la mémoire de la personne qui l'a rangé. Le logiciel de local à colis remplace cette mémoire par un registre.
Le logiciel retient deux informations sur chaque colis présent dans le local : à qui il appartient et où il est rangé. Avec ces deux informations enregistrées, n'importe qui dans l'équipe peut retrouver n'importe quel colis, et les destinataires peuvent être prévenus et relancés automatiquement.
Comment les colis passent dans le local
Cinq étapes, de la livraison à l'emplacement de nouveau libre.
- Livré à la salleUn transporteur livre un lot de colis à la salle.
- Enregistré avec un emplacementChaque colis est enregistré avec l'étagère ou la zone où il est posé.
- Le destinataire est notifiéUne notification est envoyée automatiquement dès que le colis est rangé.
- RetiréLe retrait est enregistré avec une signature ou une photographie.
- L'emplacement est libéréL'étagère ou la zone est marquée comme disponible, pour que la capacité reste exacte.
Enregistrer l'emplacement est l'étape qui compte. « Il est dans le local » n'est pas une réponse utile quand le local contient quatre cents colis.
Avec personnel ou en libre-service
Les deux modèles fonctionnent. Les deux reposent sur la même base, et le libre-service en dépend encore plus.
Certains locaux à colis sont tenus par du personnel qui remet les colis en main propre : conciergerie d'immeuble, accueil d'entreprise, réception de résidence étudiante. D'autres laissent les gens retirer eux-mêmes, parfois avec des consignes. Traizr prend en charge les deux.
Les deux modèles reposent sur un registre exact de ce qui se trouve dans le local et de la personne à qui cela appartient. Sans lui, un local avec personnel devient un goulot d'étranglement, parce que le retrait avance à la vitesse d'une seule personne qui cherche sur les étagères.
Le libre-service dépend encore plus du registre. Si l'emplacement indiqué dans la notification est faux, le résident se retrouve devant la mauvaise étagère sans personne à qui demander. Des emplacements exacts sont ce qui rend le retrait en libre-service possible.
Les consignes sont une façon d'organiser le libre-service, mais elles coûtent cher et leur taille est figée. Des étagères et des travées avec des emplacements enregistrés coûtent bien moins et absorbent mieux les livraisons irrégulières. Là où des consignes existent déjà, elles sont simplement un jeu d'emplacements supplémentaire dans le système.
Empêcher le local de déborder
Ce sont les colis non retirés qui remplissent un local à colis. Voici les chiffres mesurés, et ce que le logiciel fait pour les réduire.
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62 % encore là au bout de quatre heures
Mesuré sur 224 604 colis : quatre heures après l'arrivée, la plupart des colis attendent encore sur l'étagère.
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98,4 % finissent par être retirés
Sur le même échantillon, publié dans le Parcel Data Report (en anglais). Les colis sont rarement abandonnés, donc les relances fonctionnent.
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Les relances accélèrent le retrait
Des rappels automatiques partent vers tous ceux qui n'ont pas encore retiré leur colis, ce qui raccourcit les temps d'attente.
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Rotation plus rapide, moins d'étagères
Un local qui se vide vite a besoin de bien moins de place qu'un local où les colis restent plusieurs jours.
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Les colis en attente restent visibles
Les rapports montrent ce qui attend depuis le plus longtemps, si bien qu'un débordement se voit venir.
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Les emplacements se libèrent au retrait
Le retrait marque l'étagère ou la travée comme de nouveau disponible, pour une capacité toujours exacte.
De combien de place avez-vous besoin
Les locaux à colis sont souvent dimensionnés sur le volume moyen, puis débordent à chaque pic. Le chiffre qui compte est le volume de pointe multiplié par la durée de stockage, parce que c'est cela qui se trouve physiquement dans le local au moment le plus chargé.
Ajouter des étagères n'est pas la seule réponse. Diviser par deux la durée de stockage libère autant de place que doubler les étagères, et des relances coûtent bien moins cher que des mètres carrés. Pour un local déjà à l'étroit, relancer les retraits est la solution la plus rapide.
Les horaires d'arrivée comptent aussi, parce que les livraisons ne se répartissent pas uniformément sur la journée : elles arrivent par vagues. Dimensionnez donc la surface pour la pointe, pas pour la moyenne.
Où s'arrête le local à colis
Le logiciel de local à colis couvre la garde et le retrait des colis. Trois tâches voisines sont couvertes ailleurs.
Les colis qui repartent au lieu d'être retirés. Quand un colis quitte le local vers un autre étage, un autre bâtiment ou un autre site, chaque passage de main doit être enregistré. C'est le rôle du suivi interne des colis de Traizr.
Toutes les livraisons du bâtiment, pas seulement le local. Si la question porte sur chaque livraison qui entre sur le site plutôt que sur le contenu d'un seul espace, la page à lire est la salle du courrier numérique.
Le courrier des personnes qui ne sont pas dans le bâtiment. Un local à colis suppose que quelqu'un viendra chercher le colis. Quand ce n'est pas le cas, le destinataire décide à distance de ce qu'il en advient : c'est le rôle du logiciel de bureau virtuel.
Pour les bâtiments qui utilisent le plus souvent ce type de local, avec une conciergerie ou un accueil, voir la gestion des colis en résidence et la gestion des colis en résidence étudiante. Pour les équipes de conciergerie et d'accueil, il existe aussi un logiciel de gestion des colis pour conciergerie (en anglais).
Questions fréquentes
Tout ce qu'il faut savoir avant de nous contacter.
Qu'est-ce qu'un logiciel de local à colis ?
Un logiciel de local à colis tient le registre de ce qui se trouve dans le local et de la personne à qui chaque colis appartient. Chaque colis est enregistré à son arrivée avec son emplacement d'étagère, le destinataire est prévenu, et une signature ou une photo est enregistrée au moment du retrait.
Fonctionne-t-il pour un local en libre-service comme pour un local avec du personnel ?
Oui. Les deux modèles reposent sur un registre exact des colis et de leurs emplacements. Dans un local en libre-service, l'emplacement enregistré est ce qui indique au résident vers quelle étagère se diriger.
Faut-il installer des consignes à colis ?
Non. Des étagères et des travées avec des emplacements enregistrés font le même travail pour une fraction du coût, et absorbent mieux les livraisons irrégulières. Là où des consignes existent déjà, elles sont simplement un jeu d'emplacements supplémentaire dans le système.
Comment le logiciel empêche-t-il le local de se remplir ?
En relançant automatiquement les colis non retirés. Sur 224 604 colis mesurés, 62 % sont encore dans le local quatre heures après leur arrivée, et 98,4 % finissent par être retirés. Ces chiffres viennent du Traizr Parcel Data Report (en anglais). Les relances raccourcissent le temps d'attente, et un local qui se vide vite a besoin de beaucoup moins de place.
Qu'est-ce que la durée de stockage et pourquoi compte-t-elle ?
La durée de stockage est le temps qu'un colis attend entre son arrivée et son retrait. Elle compte parce qu'elle détermine la quantité d'étagères nécessaire : un local qui garde deux jours de livraisons a besoin de deux fois plus de place qu'un local qui n'en garde qu'un, pour le même volume.
De quelle surface avons-nous réellement besoin ?
Dimensionnez le local sur le volume de pointe multiplié par la durée de stockage, pas sur une journée moyenne. Les livraisons arrivent par vagues, et au moment le plus chargé, tout cela se trouve dans le local en même temps.
Que se passe-t-il quand le local est plein ?
Les rapports montrent ce qui attend depuis longtemps et ce qui doit être retiré, si bien qu'un local plein se voit venir. Utiliser une zone de débordement ou relancer plus fermement les retraits reste votre décision, mais le logiciel vous prévient tôt.
Les résidents ou le personnel peuvent-ils retirer un colis en dehors des heures d'ouverture ?
Cela dépend des accès de votre bâtiment, pas du logiciel. Là où le retrait en dehors des heures est autorisé, il est quand même enregistré au moment où il a lieu.
Comment savoir qui a retiré un colis, et quand ?
Une signature ou une photo est enregistrée au moment du retrait et conservée dans le dossier du colis. Le registre montre donc qui l'a emporté et à quel moment.
Un seul système peut-il couvrir plusieurs locaux à colis ?
Oui. Plusieurs locaux répartis dans plusieurs bâtiments sont suivis ensemble, chaque colis étant enregistré avec le local et l'emplacement où il se trouve réellement.
Et les colis qui quittent le local pour aller ailleurs ?
Si un colis est transmis plus loin au lieu d'être retiré, chaque passage de main doit être enregistré. C'est le rôle du suivi interne des colis de Traizr.
Quel équipement faut-il dans le local ?
Un téléphone ou une tablette. Les colis sont enregistrés avec l'appareil photo, il n'y a donc aucun terminal fixe à installer. Certains sites ajoutent une imprimante d'étiquettes pour marquer les emplacements, mais ce n'est pas obligatoire.
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