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Apertura e scansione su richiesta

Posta in smart working: far aprire e scansionare un invio su richiesta

Chi lavora da casa o è in viaggio riceve comunque la sua posta. Un clic nell'e-mail di arrivo chiede all'ufficio posta di aprire l'invio e di mandargli una scansione via e-mail.

L'originale resta all'ufficio posta per il ritiro, e Traizr non conserva alcuna copia della scansione.

  • Richiesta dall'e-mail di arrivo
  • Nessuna copia in Traizr
  • Originale conservato per il ritiro
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Un addetto dell'ufficio posta scansiona un documento su uno scanner piano, davanti a scaffali con scatole di posta

Cosa fa questa funzione

Con il lavoro ibrido, la posta arriva spesso per persone che non sono nell'edificio. Senza un modo per chiederla, le lettere restano su uno scaffale fino al prossimo giorno in ufficio, oppure qualcuno telefona all'ufficio posta e chiede a un collega di aprirle.

Questa funzione dà alla richiesta un percorso preciso. Quando è attiva, l'e-mail di arrivo contiene un pulsante per chiedere l'apertura e la scansione. Il destinatario conferma su una semplice pagina web e l'invio viene segnalato all'ufficio posta.

Il team apre l'invio, scansiona il contenuto e invia la scansione al destinatario dalla propria e-mail. Poi segna l'invio come scansionato e inviato. L'originale resta disponibile per il ritiro.

Gestisce un ufficio virtuale? Se gestisce la posta di clienti che le affittano un indirizzo, veda la pagina sul software per la scansione della posta. Lì la scansione è un servizio al cliente e viene conservata nel record dell'invio. Questa funzione è per il personale dell'organizzazione stessa, e la scansione viene inviata via e-mail invece di essere conservata.

Come funziona

Tre passaggi dalla busta alla casella di posta

Nulla viene aperto finché il destinatario non lo chiede, e ogni passaggio viene registrato sull'invio.

  1. Il destinatario lo chiede

    Tocca il pulsante di apertura e scansione nell'e-mail di arrivo e conferma su una semplice pagina web. Non serve alcun login.

  2. L'ufficio posta apre e scansiona

    La richiesta viene segnalata in Traizr. Una persona del team apre l'invio e ne scansiona il contenuto.

  3. La scansione arriva via e-mail

    Il team invia la scansione al destinatario dalla propria e-mail e segna l'invio come scansionato e inviato. L'originale resta disponibile per il ritiro.

La dashboard di Traizr con l'elenco dei pacchi: destinatario, corriere, ufficio posta attuale, data e ora e stato di ogni pacco

La richiesta del destinatario viene registrata sull'invio prima che qualcosa venga aperto, così lo storico mostra chi l'ha chiesta e quando.

Riservatezza e controllo

Aprire la posta di qualcun altro richiede regole chiare. Queste sono già incluse.

Traizr non conserva copia della scansione

La scansione va dall'ufficio posta al destinatario via e-mail. Non viene caricata in Traizr, e lì non ne resta alcuna copia.

Il contenuto della posta personale e riservata resta fuori dal sistema di gestione dei pacchi.

Disattivata finché non la attiva

La funzione è disattivata per impostazione predefinita. Ogni organizzazione decide se offrirla.

Quando è attiva, funziona per qualsiasi destinatario, non solo per i clienti degli uffici virtuali.

Ogni richiesta è registrata

La richiesta, la scansione e lo stato scansionato e inviato vengono registrati nello storico dell'invio, con l'ora di ogni passaggio.

Se più avanti qualcuno chiede che fine abbia fatto una lettera, la risposta è sull'invio.

L'originale viene conservato

La scansione non sostituisce la carta. L'originale resta all'ufficio posta, pronto per il ritiro, cosa importante per i documenti firmati e per tutto ciò che va presentato in originale.

Cosa le offre questa funzione

Fa parte della dashboard di amministrazione e dell'e-mail di arrivo che i suoi destinatari già ricevono.

  • Un clic dall'e-mail di arrivo

    La richiesta parte dall'e-mail che avvisa il destinatario dell'arrivo dell'invio.

  • Pagina di conferma semplice

    Il destinatario conferma su una pagina web. Non servono account né login.

  • Richieste segnalate al team

    L'ufficio posta vede quali invii aspettano apertura e scansione.

  • Nessuna copia in Traizr

    Il team invia la scansione via e-mail. Non viene mai conservata in Traizr.

  • Stato scansionato e inviato

    Il team segna l'invio quando la scansione è partita, così si vede che la richiesta è evasa.

  • Originale conservato per il ritiro

    L'invio resta all'ufficio posta dopo la scansione.

  • Ogni passaggio registrato

    La richiesta e la sua chiusura vengono aggiunte allo storico dell'invio.

  • Attivabile per organizzazione

    Disattivata per impostazione predefinita, così decide lei se offrirla.

  • Per qualsiasi destinatario

    Per personale, studenti e residenti, non solo per i clienti degli uffici virtuali.

Vedi tutte le funzionalità

Chi la usa

Qualsiasi organizzazione il cui personale è spesso lontano dall'edificio in cui arriva la sua posta.

Domande frequenti

Tutto quello che serve sapere prima di contattarci.

In cosa consiste l'apertura e scansione su richiesta?

È una funzione di Traizr che permette a un destinatario di chiedere all'ufficio posta di aprire un invio e di mandargli una scansione via e-mail. La richiesta parte dall'e-mail di arrivo, e l'originale resta disponibile per il ritiro.

Traizr conserva la scansione?

No. Il team invia la scansione al destinatario dalla propria e-mail, e Traizr non ne conserva copia. Lo storico dell'invio indica che è stato scansionato e inviato.

Il destinatario ha bisogno di un login Traizr?

No. Tocca il pulsante nella sua e-mail di arrivo e conferma su una semplice pagina web.

La funzione è attiva per tutti?

No. È disattivata per impostazione predefinita, e ogni organizzazione la attiva se vuole offrirla.

Cosa succede all'originale?

Resta all'ufficio posta ed è segnato come scansionato e inviato. Il destinatario lo ritira la prossima volta che è in sede.

Qual è la differenza con la scansione della posta per gli uffici virtuali?

Chi gestisce uffici virtuali scansiona la posta come servizio per clienti che affittano un indirizzo, e la scansione viene conservata nel record dell'invio. Veda il software per la scansione della posta. Questa funzione è per il personale dell'organizzazione stessa, e la scansione viene inviata via e-mail, non conservata.

Le altre funzioni della piattaforma

Lo stesso sistema, un'altra funzione.

Pronti a semplificare il vostro edificio?

Le mostriamo una richiesta dall'e-mail di arrivo fino allo stato scansionato e inviato. Circa 20 minuti.

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