Pubblica Amministrazione Gestione Corrispondenza: Software per Comuni e Uffici Pubblici
Traizr registra ogni invio che entra in un comune o ente pubblico, lo traccia tra i dipartimenti e documenta una catena di custodia completa. Un unico sistema per ogni edificio pubblico.
Gerrit Rietveld Academie
Software di tracciamento della posta interna, utilizzato da universita, residenze studentesche, uffici, strutture sanitarie, edifici residenziali e altro…
Come funziona Traizr
Dal codice a barre del corriere al ritiro in quattro passaggi. Niente fogli di calcolo, niente solleciti manuali, niente pacchi smarriti.
Scansionare
Registrate ogni consegna con l’app Traizr. Scansionate il codice a barre del corriere, associate un destinatario, fatto in pochi secondi.
Notificare
Il destinatario riceve un’email istantanea con i dettagli del pacco, il luogo di ritiro e un QR code univoco. Nessun messaggio manuale.
Ritirare
QR code presentato alla reception. Pacco rilasciato. La consegna viene registrata digitalmente con ora, data e conferma del destinatario.
Audit Trail
Registro completo di ogni pacco: chi lo ha ritirato, quando e dove. Ricercabile, esportabile, conforme al GDPR.
Perche i team del settore pubblico scelgono Traizr
Visibilita completa e un audit trail pulito per ogni invio che transita in un edificio pubblico.
Registrare ogni invio dal momento dell'arrivo
Il personale dell’ufficio protocollo scansiona ogni pacco e lettera con uno smartphone e lo assegna al dipartimento, team o funzionario corretto. I destinatari vengono avvisati via email cosi nulla resta in attesa all’ufficio protocollo.
Reportistica sui volumi di ogni sede pubblica
Progettato per strutture dipartimentali complesse
Tracciare la posta interna e le consegne sensibili
Progettato per le esigenze degli uffici protocollo pubblici
Scansione invii da smartphone
Il personale dell'ufficio protocollo scansiona ogni invio con l'app Traizr su uno smartphone standard.
Catena di custodia completa
Firma, foto e timestamp acquisiti ad ogni ritiro e trasferimento interno.
Assegnazione per dipartimento e team
Assegnate ogni invio a un dipartimento, team, funzionario o casella condivisa in pochi secondi.
Dashboard multi-sede
Gestite ogni sede comunale e edificio pubblico da un unico login.
Audit trail completo e reportistica
Esportate lo storico completo degli invii per audit, richieste di accesso agli atti e revisioni di conformita.
Conforme al GDPR. Traizr e pienamente conforme al GDPR. Tutti i dati dei destinatari sono archiviati in modo sicuro nell’UE, con controllo degli accessi e cancellazione automatica programmata. Solo il personale autorizzato puo consultare o esportare i registri di consegna.
Domande frequenti
Come funziona Traizr per gli edifici pubblici?
Il personale dell’ufficio protocollo scansiona ogni invio in arrivo con uno smartphone tramite l’app Traizr. Il sistema lo associa al dipartimento, team o funzionario corretto e invia una notifica email con i dettagli del ritiro. Al momento del ritiro, il destinatario firma digitalmente, lasciando un audit trail completo nel record.
Gestiamo posta sensibile e riservata. Traizr e sufficientemente sicuro per un ufficio protocollo pubblico?
Si. Traizr documenta una catena di custodia completa per ogni invio, con firma, foto e timestamp ad ogni consegna. Traizr e pienamente conforme al GDPR e i dati sono archiviati in modo sicuro. Per requisiti di sicurezza specifici della vostra organizzazione, contattateci.
Come dimostriamo che una lettera o un pacco ha raggiunto il funzionario corretto?
Ogni scansione, trasferimento e ritiro viene registrato nel record dell’invio con timestamp e firma digitale. Se un invio viene contestato durante un audit o una richiesta di accesso agli atti, lo storico completo puo essere recuperato in pochi secondi. Questo alleggerisce il personale dell’ufficio protocollo e protegge l’organizzazione da qualsiasi responsabilita.
Traizr puo coprire piu sedi comunali o dipartimenti pubblici?
Si. Traizr supporta sedi illimitate da un unico account, con dashboard separati per edificio e una vista di gruppo per i team centrali. Il personale vede solo gli invii della propria sede, mentre i responsabili degli immobili possono confrontare ogni dipartimento.
Il nostro team dell'ufficio protocollo ha bisogno di una lunga formazione?
No. Il processo di scansione consiste in pochi tocchi sullo smartphone e la maggior parte del personale e operativo dopo una breve presentazione. Le sedi sono generalmente attive entro un giorno, inclusa l’importazione di dipartimenti e team.
Quanto costa Traizr?
Traizr parte da 49,99 al mese con destinatari illimitati e consegne illimitate. Nessun costo per scansione. Piani enterprise sono disponibili per organizzazioni piu grandi che necessitano di integrazioni personalizzate, branding o un SLA.
Pronti a semplificare proteggere velocizzare ottimizzare il vostro ufficio protocollo?
Parlate con il nostro team e scoprite come Traizr semplifica la gestione della corrispondenza nella vostra amministrazione pubblica.