Gemeente Postregistratie Software: Pakketbeheer voor Overheidsinstellingen
Traizr registreert elke zending die bij een gemeente of overheidsdienst binnenkomt, volgt deze over afdelingen en legt een volledige chain of custody vast. Een systeem voor elk overheidsgebouw.
Gerrit Rietveld Academie
Software voor interne postverzending, vertrouwd door universiteiten, studentenhuisvesting, kantoren, zorginstellingen, woongebouwen en meer…
Hoe Traizr werkt
Van koerier-barcode tot ophaling in vier stappen. Geen spreadsheets, geen handmatige opvolging, geen vermiste pakketten.
Inscannen
Registreer elke levering met de Traizr-app. Scan de koerier-barcode, koppel een ontvanger, klaar in seconden.
Melden
De ontvanger krijgt direct een e-mail met pakketdetails, ophaallocatie en een unieke QR-code. Geen handmatige berichten.
Ophalen
QR-code getoond bij de receptie. Zending vrijgegeven. De overdracht wordt digitaal vastgelegd met tijd, datum en bevestiging van de ontvanger.
Audittrail
Volledig overzicht van elk pakket: wie het heeft opgehaald, wanneer en waar. Doorzoekbaar, exporteerbaar, AVG-conform.
Waarom overheidsteams kiezen voor Traizr
Volledig overzicht en een schone audittrail voor elke zending die door een overheidsgebouw gaat.
Elke zending vastleggen vanaf het moment van binnenkomst
Postkamermedewerkers scannen elk pakket en elke brief met een smartphone en wijzen het toe aan de juiste afdeling, team of behandelaar. Ontvangers worden per e-mail gemeld, zodat niets onopgehaald in de postkamer blijft liggen.
Rapporteren over volumes bij elke overheidsdienst
Gebouwd voor complexe afdelingsstructuren
Interne post en gevoelige overdrachten bijhouden
Ontworpen voor de eisen van overheidspostkamers
Smartphone zendingsregistratie
Postkamermedewerkers scannen elke zending met de Traizr-app op een standaard smartphone.
Volledige chain of custody
Handtekening, foto en tijdstempel vastgelegd bij elke ophaling en interne overdracht.
Afdelings- en teamtoewijzing
Wijs elke zending in seconden toe aan een afdeling, team, behandelaar of gedeelde inbox.
Dashboard voor meerdere locaties
Beheer elk gemeentekantoor en overheidsgebouw vanuit een enkele login.
Volledige audittrail en rapportage
Exporteer volledige zendingshistories voor audits, Wob-verzoeken en compliance-reviews.
AVG-conform. Traizr is volledig AVG-conform. Alle ontvangersgegevens worden veilig opgeslagen in de EU, met toegangscontrole en automatische verwijdering volgens schema. Alleen geautoriseerd personeel kan leveringsrecords bekijken of exporteren.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt Traizr voor overheidsgebouwen?
Postkamermedewerkers scannen elke binnenkomende zending met een smartphone via de Traizr-app. Het systeem koppelt het aan de juiste afdeling, team of behandelaar en stuurt een e-mailmelding met ophaalgegevens. Bij het ophalen tekent de ontvanger digitaal, wat een volledige audittrail bij het record achterlaat.
Wij verwerken gevoelige en vertrouwelijke post. Is Traizr veilig genoeg voor een overheidspostkamer?
Ja. Traizr legt een volledige chain of custody vast voor elke zending, met handtekening, foto en tijdstempel bij elke overdracht. Traizr is volledig AVG-conform en data wordt veilig opgeslagen. Voor specifieke beveiligingseisen van uw organisatie, neem contact op.
Hoe bewijzen we dat een specifieke brief of pakket de juiste medewerker heeft bereikt?
Elke scan, overdracht en ophaling wordt met tijdstempel en digitale handtekening vastgelegd in het zendingsrecord. Als een zending wordt opgevraagd bij een audit of Wob-verzoek, kan de volledige historie in seconden worden opgeroepen. Dit ontlast postkamermedewerkers en beschermt de organisatie tegen aansprakelijkheid.
Kan Traizr meerdere gemeentekantoren of overheidsdiensten dekken?
Ja. Traizr ondersteunt onbeperkte locaties vanuit een account, met aparte dashboards per gebouw en een groepsoverzicht voor centrale teams. Medewerkers zien alleen zendingen van hun eigen locatie, terwijl facilitair managers alle diensten kunnen vergelijken.
Heeft ons postkamerteam een lang trainingsprogramma nodig?
Nee. Het scanproces bestaat uit een paar tikken op een smartphone en de meeste medewerkers zijn na een korte uitleg zelfverzekerd. Locaties zijn doorgaans binnen een dag operationeel, inclusief import van afdelingen en teams.
Klaar om uw postkamer te vereenvoudigen beveiligen versnellen optimaliseren ?
Praat met ons team en ontdek hoe Traizr de pakketverwerking in uw overheidsgebouw kan stroomlijnen.