Logiciel de gestion du courrier pour collectivités
Traizr enregistre chaque envoi entrant dans une collectivite ou un service public, le suit entre les services et conserve une chaine de traitement complete. Un seul systeme pour chaque batiment public.
Logiciel de suivi du courrier interne, utilise par des universites, des residences etudiantes, des bureaux, des etablissements de sante, des immeubles residentiels et plus encore…
Comment fonctionne Traizr
Du code-barres du transporteur au retrait en quatre etapes. Pas de tableurs, pas de relances manuelles, pas de colis perdus.
Scanner
Enregistrez chaque livraison avec l’application Traizr. Scannez le code-barres du transporteur, associez un destinataire, termine en quelques secondes.
Notifier
Le destinataire recoit un email instantane avec les details du colis, le lieu de retrait et un QR code unique. Aucun message manuel.
Recuperer
QR code presente a la reception. Colis libere. La remise est enregistree numeriquement avec l’heure, la date et la confirmation du destinataire.
Audit Trail
Historique complet de chaque colis: qui l’a recupere, quand et ou. Consultable, exportable, conforme au RGPD.
Pourquoi les equipes du secteur public choisissent Traizr
Visibilite totale et un audit trail propre pour chaque envoi transitant par un batiment public.
Enregistrer chaque envoi des son arrivee
Les agents de la salle du courrier scannent chaque colis et chaque lettre sur un smartphone et l’attribuent au bon service, equipe ou agent. Les destinataires sont prevenus par email pour que rien ne reste en attente a la salle du courrier.
Rapporter sur les volumes de chaque service public
Concu pour les structures departementales complexes
Suivre le courrier interne et les remises sensibles
Concu pour les exigences des salles du courrier publiques
Scan des envois sur smartphone
Les agents de la salle du courrier scannent chaque envoi avec l'app Traizr sur un smartphone standard.
Chaine de traitement complete
Signature, photo et horodatage captures a chaque retrait et transfert interne.
Affectation par service et equipe
Attribuez chaque envoi a un service, une equipe, un agent ou une boite partagee en quelques secondes.
Tableau de bord multi-sites
Gerez chaque mairie et batiment public depuis une seule connexion.
Audit trail complet et reporting
Exportez l'historique complet des envois pour les audits, les demandes d'acces et les revues de conformite.
Conforme au RGPD. Traizr est entierement conforme au RGPD. Toutes les donnees des destinataires sont stockees de maniere securisee dans l’UE, avec controle d’acces et suppression automatique programmee. Seul le personnel autorise peut consulter ou exporter les registres de livraison.
Questions frequentes
Comment fonctionne Traizr pour les batiments publics?
Les agents de la salle du courrier scannent chaque envoi entrant avec un smartphone via l’application Traizr. Le systeme l’associe au bon service, equipe ou agent et envoie une notification par email avec les details de retrait. Lors du retrait, le destinataire signe numeriquement, ce qui laisse un audit trail complet dans le dossier.
Nous traitons du courrier sensible et confidentiel. Traizr est-il suffisamment securise pour une salle du courrier publique?
Oui. Traizr enregistre une chaine de traitement complete pour chaque envoi, avec signature, photo et horodatage a chaque remise. Traizr est entierement conforme au RGPD et les donnees sont stockees de maniere securisee. Pour des exigences de securite specifiques a votre organisation, contactez-nous.
Comment prouver qu'une lettre ou un colis a bien ete remis au bon agent?
Chaque scan, transfert et retrait est enregistre dans le dossier de l’envoi avec un horodatage et une signature numerique. Si un envoi est questionne lors d’un audit ou d’une demande d’acces, l’historique complet peut etre recupere en quelques secondes. Cela soulage les agents de la salle du courrier et protege l’organisation contre toute responsabilite.
Traizr peut-il couvrir plusieurs mairies ou services publics?
Oui. Traizr prend en charge un nombre illimite de sites depuis un seul compte, avec des tableaux de bord separes par batiment et une vue d’ensemble pour les equipes centrales. Les agents ne voient que les envois de leur propre site, tandis que les responsables des locaux peuvent comparer chaque service.
Notre equipe de salle du courrier a-t-elle besoin d'une longue formation?
Non. Le processus de scan se fait en quelques tapotements sur un smartphone et la plupart des agents sont a l’aise apres une courte presentation. Les sites sont generalement operationnels en une journee, y compris l’import des services et equipes.
Pret a simplifier votre salle du courrier?
Echangez avec notre equipe et decouvrez comment Traizr peut simplifier la gestion du courrier dans votre collectivite.