Logiciel de bureau virtuel pour le traitement des adresses et du courrier de vos clients

Un logiciel de bureau virtuel gère le courrier que vous traitez pour les clients qui utilisent votre adresse professionnelle. Chaque pli entrant est photographié et enregistré, le client est notifié, et il choisit si le pli doit être numérisé, réexpédié, détruit ou recyclé. Chaque instruction et chaque action restent enregistrées sur son compte.

Oui. L'enveloppe est photographiée au moment de l'enregistrement, donc le client voit l'expéditeur et le type de pli avant de décider de la suite. Cela évite souvent un appel ou un e-mail.

Le client peut demander la numérisation, la réexpédition, la destruction, le recyclage ou le retrait sur place. Chaque demande est enregistrée avec l'action réalisée, le membre de l'équipe qui l'a effectuée et l'heure à laquelle elle a été terminée.

Traizr enregistre les informations habituellement utilisées pour facturer un bureau virtuel : plis reçus, numérisations, réexpéditions et frais d'affranchissement. Des rapports par client et par période sont disponibles. Traizr n'émet pas de factures lui-même, mais il fournit les données d'utilisation nécessaires pour les établir.

Le logiciel ne fixe aucune limite. Un client est une fiche dans Traizr, pas une installation séparée. Plusieurs adresses peuvent aussi fonctionner sur la même plateforme, et des organisations distinctes peuvent au besoin être gérées séparément, avec leurs propres listes de clients et leurs propres accès.

Oui. Les centres d'affaires traitent souvent à la fois le courrier des occupants du bâtiment et celui des clients de bureau virtuel. La même plateforme Traizr et la même application mobile couvrent les deux circuits : la fiche du destinataire détermine ce qui se passe une fois le pli enregistré.

Les comptes clôturés sont signalés dès qu'un nouveau pli arrive, au lieu d'être traités normalement. Votre équipe voit immédiatement que le destinataire n'est plus actif et que le pli demande un traitement à part.

Le logiciel n'impose aucune limite fixe. L'historique des plis et les numérisations associées peuvent rester disponibles aussi longtemps que votre organisation en a besoin, dans le cadre de vos propres règles de conservation.

Non. Les clients peuvent recevoir les notifications par e-mail ou par SMS aussi bien que par l'application. L'application est utile pour les notifications push et le retrait sur place, mais elle n'est pas obligatoire pour chaque client.

Oui. L'adresse figure sur la fiche client, donc la modifier ne supprime ni le courrier précédent, ni les numérisations, ni les instructions. Pour les organisations qui exploitent plusieurs adresses, la page gestion d'adresse professionnelle décrit l'organisation d'ensemble.

L'accès est basé sur les rôles. Un client ne voit que son propre compte, et les autorisations de l'équipe peuvent être limitées selon le rôle de chacun. La personne qui enregistre le courrier entrant n'a donc pas forcément accès aux contenus numérisés ni aux rapports.

Le pli reste visible comme « en attente d'instruction » et des rappels peuvent continuer d'être envoyés. Traizr ne clôture jamais automatiquement un pli resté sans réponse. La durée de conservation du courrier non réclamé relève de votre propre règle, et le guide de gestion couvre ce volet du fonctionnement.

Oui. Traizr est le logiciel avec lequel une société de domiciliation gère le courrier de ses clients domiciliés : chaque pli est photographié et enregistré à l'arrivée, le client choisit la suite, et chaque action reste tracée avec son auteur et son heure. Traizr ne fournit pas lui-même de domiciliation et ne donne aucun conseil juridique : il tient le registre du courrier traité pour chaque client.

Traizr prend en charge des connexions avec plusieurs systèmes d'annuaire, de gestion immobilière et de gestion d'entreprise, pour que les informations des destinataires n'aient pas à être maintenues à la main à plusieurs endroits.