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Ouverture et scan sur demande

Courrier en télétravail : faire ouvrir et scanner un envoi sur demande

Les personnes en télétravail ou en déplacement reçoivent quand même leur courrier. Un clic dans l'e-mail d'arrivée demande au service courrier d'ouvrir l'envoi et de leur envoyer un scan par e-mail.

L'original reste au service courrier pour être retiré, et Traizr ne garde aucune copie du scan.

  • Demandé depuis l'e-mail d'arrivée
  • Aucune copie dans Traizr
  • Original conservé pour retrait
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Un employé du service courrier scanne un document sur un scanner à plat, devant des étagères de cartons de courrier

Ce que fait cette fonction

Avec le travail hybride, le courrier arrive souvent pour des personnes qui ne sont pas dans le bâtiment. Faute de solution, les lettres attendent sur une étagère jusqu'au prochain jour au bureau, ou quelqu'un appelle le service courrier pour demander à un collègue de l'ouvrir.

Cette fonction donne un vrai circuit à la demande. Lorsqu'elle est activée, l'e-mail d'arrivée contient un bouton pour demander l'ouverture et le scan. Le destinataire confirme sur une page web simple, et l'envoi est signalé au service courrier.

L'équipe ouvre l'envoi, scanne le contenu et envoie le scan au destinataire depuis sa propre messagerie. Elle marque ensuite l'envoi comme scanné et envoyé. L'original reste disponible pour être retiré.

Vous gérez un bureau virtuel ? Si vous traitez le courrier de clients qui vous louent une adresse, consultez la page sur la numérisation du courrier. Le scan y est un service client et il est conservé sur la fiche de l'envoi. Cette fonction-ci s'adresse aux propres équipes d'une organisation, et le scan est envoyé par e-mail au lieu d'être conservé.

Comment ça marche

Trois étapes de l'enveloppe à la boîte de réception

Rien n'est ouvert tant que le destinataire ne l'a pas demandé, et chaque étape est enregistrée sur l'envoi.

  1. Le destinataire demande

    Il clique sur le bouton d'ouverture et de scan dans son e-mail d'arrivée et confirme sur une page web simple. Aucun identifiant n'est nécessaire.

  2. Le service courrier ouvre et scanne

    La demande est signalée dans Traizr. Un membre de l'équipe ouvre l'envoi et scanne le contenu.

  3. Le scan part par e-mail

    L'équipe envoie le scan au destinataire depuis sa propre messagerie et marque l'envoi comme scanné et envoyé. L'original reste disponible pour être retiré.

Le tableau de bord Traizr avec la liste des colis : destinataire, transporteur, service courrier actuel, horodatage et statut de chaque colis

La demande du destinataire est enregistrée sur l'envoi avant toute ouverture. L'historique montre donc qui a demandé, et quand.

Confidentialité et contrôle

Ouvrir le courrier de quelqu'un exige des règles claires. Elles sont intégrées.

Traizr ne garde aucune copie du scan

Le scan va du service courrier au destinataire par e-mail. Il n'est pas téléversé dans Traizr, et aucune copie n'y est conservée.

Le contenu du courrier personnel et confidentiel reste en dehors du système de suivi.

Désactivée tant que vous ne l'activez pas

La fonction est désactivée par défaut. Chaque organisation décide si elle la propose.

Une fois activée, elle fonctionne pour tout destinataire, pas seulement pour les clients de bureaux virtuels.

Chaque demande est tracée

La demande, le scan et le statut « scanné et envoyé » sont enregistrés dans l'historique de l'envoi, avec l'heure de chaque étape.

Si quelqu'un demande plus tard ce qu'est devenue une lettre, la réponse figure sur l'envoi.

L'original est conservé

Le scan ne remplace pas le papier. L'original reste au service courrier, prêt à être retiré, ce qui compte pour les documents signés et tout ce qui doit être présenté en original.

Ce que cette fonction vous apporte

Elle fait partie du tableau de bord d'administration et de l'e-mail d'arrivée que vos destinataires reçoivent déjà.

  • Un clic depuis l'e-mail d'arrivée

    La demande part de l'e-mail qui annonce au destinataire l'arrivée de son envoi.

  • Une page de confirmation simple

    Le destinataire confirme sur une page web. Aucun compte ni identifiant n'est nécessaire.

  • Demandes signalées à l'équipe

    Le service courrier voit quels envois attendent d'être ouverts et scannés.

  • Aucune copie dans Traizr

    L'équipe envoie le scan par e-mail. Il n'est jamais conservé dans Traizr.

  • Statut scanné et envoyé

    L'équipe marque l'envoi une fois le scan parti, pour que chacun voie que la demande est traitée.

  • Original conservé pour retrait

    L'envoi reste au service courrier après le scan.

  • Chaque étape enregistrée

    La demande et son traitement sont ajoutés à l'historique de l'envoi.

  • Activée par organisation

    Désactivée par défaut : vous décidez de la proposer ou non.

  • Pour tout destinataire

    Pour le personnel, les étudiants et les résidents, pas seulement les clients de bureaux virtuels.

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Qui l'utilise

Toute organisation dont les équipes sont souvent loin du bâtiment où arrive leur courrier.

Questions fréquentes

L'essentiel à savoir avant de nous contacter.

En quoi consiste l'ouverture et le scan sur demande ?

C'est une fonction de Traizr qui permet à un destinataire de demander au service courrier d'ouvrir un envoi et de lui en envoyer un scan par e-mail. La demande se fait depuis l'e-mail d'arrivée, et l'original reste disponible pour être retiré.

Traizr conserve-t-il le scan ?

Non. L'équipe envoie le scan au destinataire depuis sa propre messagerie, et Traizr n'en garde aucune copie. L'historique de l'envoi indique qu'il a été scanné et envoyé.

Le destinataire a-t-il besoin d'un identifiant Traizr ?

Non. Il clique sur le bouton de son e-mail d'arrivée et confirme sur une page web simple.

La fonction est-elle activée pour tout le monde ?

Non. Elle est désactivée par défaut, et chaque organisation l'active si elle souhaite la proposer.

Que devient l'original ?

Il reste au service courrier et il est marqué comme scanné et envoyé. Le destinataire le récupère lors de son prochain passage.

Quelle différence avec la numérisation du courrier pour les bureaux virtuels ?

Les exploitants de bureaux virtuels scannent le courrier comme un service pour des clients qui louent une adresse, et le scan est conservé sur la fiche de l'envoi. Voir la numérisation du courrier. Cette fonction s'adresse aux propres équipes d'une organisation, et le scan est envoyé par e-mail, pas conservé.

Les autres fonctions de la plateforme

Le même système, une autre fonction.

Prêt à simplifier la gestion de votre bâtiment ?

Nous vous montrons une demande, de l'e-mail d'arrivée jusqu'au statut scanné et envoyé. Environ 20 minutes.

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