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Demande d'enlèvement de colis

Demandes d'enlèvement de colis et de livraison interne

Les occupants de votre bâtiment demandent un enlèvement de colis ou une livraison interne via un simple formulaire web. Aucun identifiant Traizr n'est nécessaire, et chaque demande reçoit un numéro de référence.

Le formulaire est aux couleurs de votre organisation, et chaque demande arrive directement au service courrier par e-mail.

  • Formulaire web simple
  • Aucun identifiant
  • Une référence par demande
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Une employée de l'accueil remet un colis à un coursier par-dessus le comptoir, devant des étagères de cartons étiquetés Outgoing et Scans

Ce que fait le formulaire de demande

Dans la plupart des bâtiments, les enlèvements et les livraisons internes s'organisent par téléphone, par un message à l'accueil ou par un e-mail à une boîte partagée. Des demandes se perdent, et personne ne peut dire ensuite qui a demandé quoi.

Le formulaire de demande de Traizr réunit ces demandes dans un seul canal. Toute personne du bâtiment peut demander un enlèvement de colis ou une livraison interne via un formulaire web, sans compte Traizr.

Le service courrier reçoit la demande par e-mail, à l'adresse définie dans les paramètres, et le demandeur reçoit un numéro de référence.

Les transporteurs à l'accueil sont un autre sujet. Ce formulaire sert aux demandes des personnes présentes dans votre bâtiment. Pour les transporteurs qui livrent, voir la gestion des transporteurs (en anglais) et la gestion des livraisons (en anglais).

Comment ça marche

De la demande au colis suivi

Le formulaire recueille la demande. Traizr enregistre le colis dès que l'équipe l'a en main.

  1. Quelqu'un remplit le formulaire

    Il choisit un enlèvement ou une livraison interne et ajoute les détails. Le formulaire est aux couleurs de votre organisation.

  2. Le service courrier reçoit un e-mail

    La demande arrive à l'adresse du service courrier définie dans les paramètres du tableau de bord d'administration.

  3. Le demandeur reçoit une référence

    Un numéro de référence confirme la demande, que le demandeur peut citer s'il relance.

  4. L'équipe enregistre le colis comme d'habitude

    Quand le service courrier prend le colis, il l'enregistre dans Traizr comme d'habitude, et le colis bénéficie de la piste d'audit complète à partir de ce moment.

L'écran des colis sortants dans le tableau de bord d'administration Traizr, avec le code-barres, l'expéditeur, le destinataire, le transporteur, l'heure de création et le statut de chaque colis

Le formulaire ne crée pas de fiche colis à lui seul. Un colis entre dans Traizr quand l'équipe l'enregistre, la fiche reste donc toujours liée à l'objet réel.

Conçu pour les équipes des services généraux

Moins de demandes perdues entre téléphone et boîtes mail, sans donner un compte à chacun.

Un seul canal au lieu d'appels et d'e-mails épars

Chaque demande d'enlèvement ou de livraison interne arrive de la même façon, avec les mêmes informations, dans la même boîte du service courrier.

L'équipe n'a plus à reconstituer une demande à partir d'un message téléphonique et de deux e-mails.

Aucun compte à gérer

Personne n'a besoin d'un identifiant Traizr pour utiliser le formulaire. Vous n'avez donc pas à créer un compte pour chaque occupant afin d'accepter ses demandes.

Une référence par demande

Le demandeur reçoit un numéro de référence. Une relance renvoie ainsi à une seule demande plutôt qu'au « colis dont je vous ai parlé mardi ».

Le colis garde sa piste d'audit complète

Une fois enregistré par l'équipe, le colis est suivi comme tous les autres : scans, remises, preuve de livraison et rapports. Le fonctionnement de cette fiche est expliqué sur la page du suivi interne des colis (en anglais).

Partageable sans risque dans tout le bâtiment

Conçu pour pouvoir figurer sur l'intranet ou un panneau d'affichage sans inviter les abus.

  • Protection anti-spam

    Le formulaire est protégé contre les envois automatisés.

  • Réseau du bureau uniquement, au choix

    Le formulaire peut être limité pour ne fonctionner que depuis le réseau de votre bureau.

  • Activé par organisation

    Chaque organisation décide de proposer ou non le formulaire.

  • Aux couleurs de votre organisation

    Les demandeurs voient l'identité de votre organisation, pas une page générique.

  • Envoyé au service courrier

    Les demandes arrivent à l'adresse définie dans les paramètres du tableau de bord.

  • Un numéro de référence

    Chaque demande reçoit une référence que le demandeur peut citer.

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Là où il est utile

Dans les bâtiments où beaucoup de personnes font enlever ou déplacer des colis et où le service courrier ne peut pas tout prendre par téléphone.

Questions fréquentes

L'essentiel à savoir avant de nous contacter.

Qu'est-ce que le formulaire de demande d'enlèvement et de livraison ?

Un formulaire web aux couleurs de votre organisation, qui permet à toute personne du bâtiment de demander un enlèvement de colis ou une livraison interne. La demande est envoyée par e-mail au service courrier, et le demandeur reçoit un numéro de référence.

Faut-il un compte Traizr pour l'utiliser ?

Non. Le formulaire fonctionne sans identifiant, vous n'avez donc pas à créer un compte pour chaque occupant.

Où arrivent les demandes ?

Au service courrier, par e-mail. L'adresse est définie dans les paramètres du tableau de bord d'administration Traizr.

Une demande crée-t-elle un colis dans Traizr ?

Non. L'équipe enregistre le colis dans Traizr comme d'habitude quand elle le prend en charge, et il bénéficie de la piste d'audit complète à partir de là.

Peut-on empêcher l'utilisation depuis l'extérieur du bâtiment ?

Oui. Le formulaire peut être limité au réseau de votre bureau, et il comprend une protection anti-spam.

Le formulaire est-il disponible pour tous les clients ?

Il est activé par organisation : vous décidez de le proposer ou non.

Les autres fonctions de la plateforme

Le même système, une autre fonction.

Prêt à simplifier la gestion de votre bâtiment ?

Nous vous montrons le formulaire, l'e-mail reçu par le service courrier et l'enregistrement du colis ensuite. Environ 20 minutes.

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